Sybord mejora la calidad de su servicio

Háblenos un poco de Sybord y de lo que hace…

La empresa SYBORD fue creada en 1946 y siempre ha estado vinculada a las telecomunicaciones. De 1946 a 2000 fuimos instaladores telefónicos para empresas. Desde el año 2000, nuestra actividad ha evolucionado y nos hemos convertido en operadores de telecomunicaciones y redes.

Intervenimos en los tres aspectos de la red corporativa de telecomunicaciones: la LAN, la WAN y la MAN. Desplegamos aparatos telefónicos o softphones, y también nos encargamos de la instalación de fibra, ADSL, SDSL e incluso la telefonía GSM de la empresa.

Aseguramos la instalación, facturación y mantenimiento de los equipos en las empresas. 

En términos de área de actividad, operamos mayoritariamente en la región de Lyon en Francia, pero también tenemos capacidad para operar en todo el país gracias al Grupo Resadia, una red compuesta por una treintena de empresas (mitad telefonía, mitad IT) de la que formamos parte. 

Recientemente adquirimos otra empresa de telecomunicaciones, ETG. En total, SYBORD cuenta con 35 empleados, incluidos 16 técnicos equipados con Praxedo. 

De media, nuestros técnicos realizan más de 8.000 órdenes de trabajo al año con nuestros clientes, ya sea de instalación o de mantenimiento.

SYBORD es una empresa dinámica que alcanza una facturación de alrededor de 6 millones de euros al año, con un crecimiento anual del 10% de media en los últimos 15 años.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Llevábamos mucho tiempo equipados con el ERP Everwin GX. Es un buen ERP, pero la gestión de la movilidad no es su uso principal. Hasta entonces usábamos el módulo de planificación integrado en Everwin GX, pero el sistema era bastante rígido. Nos faltaba flexibilidad, y sobre todo el módulo llegó a su límite cuando compramos nuestra filial ETG.

Teníamos una necesidad evidente de contar con un software de gestión de servicios de campo para gestionar a distancia a nuestros técnicos

De hecho, el módulo Everwin GX no permite gestionar correctamente los técnicos remotos. ETG se encuentra a 180 kilómetros de la sede de SYBORD. Inevitablemente, los técnicos nunca acuden a nosotros para realizar los partes de trabajo o recoger sus órdenes de trabajo nuevas. Por lo tanto, no teníamos medios para gestionar sus órdenes de trabajo de forma remota. 

Es por eso que decidimos buscar un software de gestión de servicios de campo para solucionar este problema.

Estudiamos las diferentes posibilidades, y nuestra elección recayó en Praxedo, principalmente por tres grandes razones:

Planificación de técnicos

Primero, como acabo de decir, necesitábamos poder administrar los horarios de la empresa ETG que acabábamos de adquirir, y Praxedo lo hacía fácil. 

Una necesidad de aumentar la productividad

En segundo lugar, en SYBORD buscábamos mejorar la productividad, en particular en el procesamiento administrativo de las órdenes de trabajo de nuestros técnicos. Muchas cosas todavía eran manuales para nosotros: las propuestas estaban en papel, escritos a mano y había que escanearlos. Las horas de los técnicos también se informaban en papel y luego eran volcadas en el ERP a mano. Los técnicos no tenían acceso a su horario de forma remota y tenían que viajar a la oficina para obtenerlo, lo que generaba muchos viajes improductivos. En total, calculamos que perdíamos 1h30 de trabajo al día en trámites administrativos. Al final del año, esto se convertía en muchas horas…

Necesidad de optimizar la notificación de las actividades

La tercera razón principal que nos llevó a equiparnos con el software de gestión de servicios de campo Praxedo era que al gestionar todo en papel, teníamos demasiados riesgos de perder información sobre las órdenes de trabajo. Los informes de los técnicos no siempre estaban completos y frecuentemente eran difíciles de leer. También había casos en los que ciertos partes de trabajo simplemente no aparecían… Esto suponía problemas a la hora de facturar el servicio.

Así que necesitábamos una solución que nos permitiera asegurar la entrada de informes, para garantizar informes completos, y también que nos permitiera rastrear correctamente cada orden de trabajo y poder encontrarla fácilmente si fuera necesario.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO EN SU EMPRESA Y CON QUÉ FINALIDAD?

Gestión de horarios a través de la interfaz web

La interfaz web de Praxedo está disponible para todos en la empresa. La utilizamos para garantizar la correcta planificación de nuestros técnicos en SYBORD y ETG. Este trabajo de planificación lo realizamos principalmente mi asistente y yo. El gerente de nuestra línea directa también debe planificar las órdenes de trabajo.

Un flujo fluido de datos entre Praxedo y el ERP Everwin GX

Con la ayuda de un integrador, gracias a los servicios web que ofrece Praxedo, hemos creado una conexión fluida y bidireccional entre nuestro ERP Everwin GX y la plataforma Praxedo.

Por un lado, recuperamos datos de Everwin GX, como órdenes de trabajo, información del cliente (dirección, datos de contacto, contacto en el sitio, etc.), tipos de trabajo, números de referencia, etc. Luego, planificamos las órdenes de trabajo para nuestros técnicos en la interfaz de planificación de Praxedo.

Partes de trabajo en la aplicación móvil para técnicos

Por otro lado, tenemos a nuestros técnicos que realizan el servicio en campo y rellenan sus partes de trabajo en su aplicación móvil. Hemos creado un formulario para ellos con toda la información esencial para completar.

Pueden ingresar la información en dictado de voz, el resto son casillas de verificación, respuestas a elegir en menús desplegables. Es fácil y rápido y también es muy fácil para nosotros hacer el seguimiento de las órdenes de trabajo y la facturación. Todo es legible. Todo está completo. Todo está operativo.

Una vez que el técnico ha realizado su parte de trabajo en su aplicación Praxedo en su terminal móvil, gracias al conector con Everwin GX, toda la información vuelve al ERP: el parte de trabajo con todos los datos, el informe en formato PDF, la ficha de las horas dedicadas por el técnico, los detalles de las piezas adicionales utilizadas durante el servicio, el progreso de la orden de trabajo (finalizada o no).

Gracias a los servicios web de Praxedo, todos estos datos vuelven a nuestro ERP, de forma coherente y organizada.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DE PRAXEDO PARA SU EMPRESA?

Diría que con Praxedo encontramos beneficios en varios niveles.

Gestión fácil y remota de nuestros técnicos, filial incluida

En primer lugar, ahora podemos gestionar de forma fácil y remota las órdenes de trabajo de los técnicos de nuestra filial ETG. Esta empresa se encuentra a 180 km de nosotros y antes, con nuestro antiguo sistema, esto no era posible. Entonces ya es una gran ventaja operativa que responde a nuestra primera necesidad relacionada con la contratación de Praxedo.

Una ganancia real de productividad en la tramitación administrativa de las actividades

Praxedo nos permitió ganar en productividad, y en particular en la tramitación administrativa de las actividades. La conexión con nuestro ERP Everwin GX y el flujo fluido y estructurado de información de cada orden de trabajo entre ambas plataformas nos ayuda mucho en el día a día.

Partes de trabajo completos y disponibles de inmediato

Además, la entrada de informes es 100% segura gracias a la aplicación móvil para técnicos. Los informes están completos, son legibles y están disponibles de inmediato para el procesamiento administrativo. No hay más documentos perdidos o incompletos.

Antes de Praxedo, no necesariamente teníamos el control exacto de lo que se había usado y eso podía causar problemas para la facturación. Con Praxedo tenemos todos los detalles y nada se olvida. 

Mejor trazabilidad de las órdenes de trabajo

Praxedo también nos ha hecho avanzar en cuanto a la trazabilidad de las órdenes de trabajo. Todo está conectado y almacenado digitalmente. En unos pocos clics, podemos encontrar fácilmente una orden de trabajo anterior. Y también podemos transmitir los registros a los técnicos en su aplicación móvil. Es muy útil.

Mejor capacidad de respuesta gracias a la geolocalización

La geolocalización también es un beneficio real cuando se trata de la planificación. Sabemos dónde están nuestros técnicos, en qué cliente y dónde se encuentran en el desarrollo de su misión. Esto nos permite organizarnos, especialmente cuando tenemos que gestionar una emergencia en un cliente y tenemos que enviarle rápidamente al técnico más cercano a su sitio.

Una plataforma SaaS escalable, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento

Otra ventaja es el modelo SaaS. No tenemos nada instalado en nuestros servidores. No tenemos mantenimiento que hacer, ni actualizaciones de software que gestionar. Todo está en la nube. Todo está gestionado por Praxedo. La solución es escalable. Es estable y funciona continuamente. Es seguro y se puede acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Esto también es muy práctico, especialmente en tiempos de crisis sanitaria, como los actuales, donde el contacto físico debe limitarse al máximo. Puedo gestionar muy bien mi trabajo de forma remota y mis técnicos no tienen que volver a la oficina con demasiada frecuencia. En este sentido, Praxedo es una herramienta relevante que cobra sentido en el período actual.

Mejora de la imagen de marca y mejora de la satisfacción del cliente

Por último, diría que con Praxedo hemos avanzado en todos los aspectos relacionados con la imagen de marca. La solución nos ha permitido modernizar nuestra imagen a los ojos de nuestros clientes, pero también mejorar la calidad del servicio, en particular con partes de trabajo impecables y que el cliente recibe con toda la información necesaria.

Una de las razones por las que elegimos Praxedo fue la promesa de contar con una herramienta que nos ayudara a mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes. Y tengo que decir que Praxedo está a la altura de esa promesa.

¿CÓMO VE EL FUTURO DE SU COLABORACIÓN CON PRAXEDO?

SYBORD seguirá creciendo. Tras la exitosa adquisición de nuestra subsidiaria ETG, estamos considerando nuevas adquisiciones comerciales en el futuro para impulsar nuestro crecimiento. 

Con la conexión entre Praxedo y Everwin GX hemos podido diseñar un sistema de gestión de nuestra actividad que nos permite “escalar” nuestro modo de organización con total tranquilidad.

La base técnica de la que disponemos nos permitirá en el futuro integrar sin problemas a técnicos de nuevas filiales y gestionar volúmenes cada vez mayores.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Productividad

Como primera palabra clave, elijo “Productividad”. Porque Praxedo realmente nos ha hecho más productivos en la gestión de nuestras operaciones, ya sea en el lado administrativo o en el lado técnico.

Informes

Y como segunda palabra clave, diría “Informes”. También en este aspecto, Praxedo nos ha hecho progresar, ya sea internamente, donde el seguimiento y la trazabilidad de las órdenes de trabajo ha mejorado significativamente, o externamente de cara a nuestros clientes, con partes de trabajo más completos, más cualitativos y que ahora enviamos en el momento, lo que ha mejorado significativamente nuestra comunicación y nuestra imagen de marca.