NeoFluid mejora la productividad de sus equipos gracias a una planificación más efectiva

HÁBLENOS UN POCO DE NEOFLUID Y DE LO QUE HACE…

NeoFluid fue fundada en 1985, nos dedicamos a la distribución y suministros industriales. 

En Neofluid ofrecemos productos y servicios al sector industrial en el ámbito de la neumática, la hidráulica y la estanqueidad. Nuestra actividad se centra en 3 bloques, venta de material industrial y recambios, de compresores y equipos de aire comprimido y por último, el servicio técnico de los equipos que vendemos. Neofluid es servicio técnico autorizado de ATLAS COPCO, pero también reparamos compresores de aire, secadores y otros equipos de aire comprimido de otras marcas.

En NeoFluid somos actualmente 17 trabajadores de los cuales son 5 operarios de servicio técnico. Nuestra actividad es fundamentalmente local, estamos ubicados en Manresa.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Cuando me incorporé a la empresa hace 6 años, comencé a detectar posibles mejoras, entre ellas, la necesidad de optimizar el servicio técnico. Todo se hacía en hojas de papel y lo que ocurría es que estas hojas se perdían, se olvidaban en los coches de los técnicos, de repente aparecía una hoja de hace dos meses…Era una forma de trabajar poco eficiente y precisa y esto tenía varios impactos en el negocio, por un lado en la calidad del servicio que ofrecíamos al cliente y por otro lado la facturación, ya que perdíamos muchas horas en desplazamientos debido a la falta de control sobre los trabajos realizados. 

Además del uso de papel teníamos un problema de planificación, no teníamos ninguna herramienta, utilizábamos Outlook o hojas de Excel y, la verdad, planificábamos casi al día.

Una vez detectada la necesidad, empecé a buscar herramientas que nos ayudasen a ser más eficientes. Inicialmente implementamos una herramienta de planificación exclusivamente, lo que nos resolvió algunas de las necesidades que teníamos pero todavía teníamos muchas ineficiencias. 

Entonces comenzó la búsqueda de un programa SAT, fue difícil encontrar una solución que encajase con nuestras necesidades, tras un tiempo encontré Praxedo. Lo que me gustó más de Praxedo fue que era una solución de muy rápida implementación y con un coste relativamente bajo y además era fácilmente escalable, lo que nos aportaba flexibilidad en la gestión de nuestras licencias. Además, su capacidad de personalización fue clave para tomar nuestra decisión.

Vimos otras soluciones en el mercado que implicaban demasiada configuración, para nosotros era fundamental contar con los campos adecuados y necesarios en cada hoja de trabajo para que el proceso fuese limpio. Tenía claro que necesitábamos una solución para los operarios de mantenimiento, que fuese suficientemente práctica para que ellos la quisieran utilizarla. 

¿QUIÉN UTILIZA LA SOLUCIÓN PRAXEDO Y CON QUÉ FINES?

Praxedo es una herramienta que utilizamos desde diferentes equipos. Por un lado, tenemos a una administrativa que se encarga de la planificación de los trabajos, ella gestiona los mantenimientos preventivos, los cuales llegada la fecha los planifica y asigna a los técnicos. 

Por otro lado el jefe de taller habitualmente es quién carga los artículos en Praxedo para que estén disponibles para los operarios dentro de la solución. 

También lo utilizamos desde gerencia para entender la carga de trabajo de los trabajadores y analizar nuestros propios indicadores.  

Los técnicos lo utilizan desde la aplicación móvil en su teléfono, ellos gestionan sus actividades, actualizando las fases del servicio conforme van avanzando, dándonos visibilidad del estado de cada trabajo. Una vez finalizado el servicio, ellos crean el informe, con notas, imágenes y todos los detalles del trabajo realizado. 

Una vez el informe está finalizado, administración lo revisa y hace las correcciones y revisiones necesarias antes de enviarlo al cliente y procesarla en el ERP para emitir la factura. 

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE HA APORTADO PRAXEDO?

En primer lugar, Praxedo es fácil de usar y fácil de implementar y esto es una característica diferenciadora frente al resto de herramientas que evaluamos. La personalización de las hojas de trabajo e informes es también fundamental para nosotros, poder escoger los campos exactos que necesitamos y personalizar nuestros informes es algo muy importante para facilitar el trabajo de los operarios.

Aproximadamente hemos mejorado la productividad de los equipos entre un 30 y un 40%.  Tanto desde gerencia como desde el equipo técnico nos hemos dado cuenta de la importancia de la planificación en el rendimiento. 

También Praxedo nos ha ayudado a identificar las tareas que no quedaban registradas, y que no se facturaban pero que sin embargo sí que tenían un coste para la empresa. Esto nos ha permitido optimizar nuestros procesos de trabajo para evitar estas ineficiencias, por ejemplo, que los operarios se aseguren de dedicar el tiempo necesario a cada servicio, antes de tener que volver en unos días. La planificación es fundamental para nuestra productividad.

Por último, nosotros damos servicio al sector industrial, y utilizar Praxedo nos ha permitido ofrecer una imagen más profesional a nuestros clientes. Enviar los partes de forma digital, no tiene nada que ver con utilizar las hojas de trabajo en papel, en las que la información se escribía de aquella manera, sin precisión ni orden. Los clientes tenían que hacer un esfuerzo real en entenderlas e interpretarlas y a veces faltaba información. Praxedo nos obliga a completar la información de forma más ordenada y clara, lo que es positivo para nosotros y el cliente lo agradece. Nuestros clientes también tienen que justificar los gastos, y para ellos también es positivo tener informes digitales, estructurados y completos.

CÓMO VE EL FUTURO DE SU COLABORACIÓN CON PRAXEDO

Nosotros estamos muy contentos en general con Praxedo, y el futuro pasa por integrar Praxedo con nuestra herramienta de ERP. 

Inicialmente, buscábamos una solución SAT que funcionase de forma independiente, que nos permitiese digitalizar y centralizar las hojas de trabajo y deshacernos de los papeles. Para mi esto ya era una gran ganancia. En ese momento la integración con nuestro ERP no era estratégica. Tras 2 años trabajando con Praxedo probablemente este sea un siguiente paso, estamos en un proceso de implementación de un nuevo ERP y cuando pongamos el proyecto en marcha la idea sería gestionar la integración con Praxedo. 

Por el momento, al no existir la integración, la información de servicio la volcamos manualmente en nuestro ERP y esto supone un cuello de botella, ya que invertimos alrededor del 30% del trabajo administrativo en esta tarea, cuando debería ser un 10% porque siempre tendremos que contar con la etapa de revisión.

SI TIENE QUE RESUMIR PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Yo preferiría escoger 3: Simple, customizable y eficiente

Praxedo es una solución simple, como dije anteriormente porque es fácil de utilizar, esto nos permitió una implementación y adopción por parte del equipo técnico realmente rápida. 

Customizable, porque nos permite adaptar las hojas de trabajo e informes a nuestros procesos de negocio, utilizando solo los campos estrictamente necesarios, lo que nos permite generar informes limpios. 

Y eficiente, porque responde a la perfección a las necesidades que teníamos en la gestión del servicio técnico de la compañía.