Cómo ICONIX ha modernizado y ha hecho más eficiente la gestión de sus órdenes de trabajo

HÁBLENOS UN POCO DE ICONIX Y DE LO QUE HACE…

La empresa ICONIX fue fundada en 1990 por Albert Biagoli, mi hermano, y yo. Nuestro negocio principal es la instalación, asistencia técnica y mantenimiento en cuatro áreas diferentes:

• Cerramientos y sistemas de seguridad
• Ingeniería eléctrica
• Tratamiento de aire
• Cerrajeros y carpinteros

Durante años, estas actividades fueron realizadas indiscriminadamente por Iconix. Posteriormente, para simplificar nuestra organización, creamos un holding llamado Hestium Group, que reúne 4 estructuras, cada una con responsabilidad sobre un dominio:

• Iconix para cierres y sistemas de seguridad
• Entasi para ingeniería eléctrica
• Sybatech para tratamiento de aire
• Serriance para cerrajeros y carpinteros

Hoy, cubrimos un territorio de actividad que incluye las zonas geográficas de Var y el de Alpes-Maritimes en Francia. A lo largo de los años, hemos podido construir una relación de confianza con una clientela cada vez más numerosa. Actualmente empleamos a 30 personas y nuestra facturación se acerca a los 3 millones de euros.

Me gustaría señalar que utilizamos Praxedo en nuestras cuatro entidades para asegurar la correcta gestión de las órdenes de trabajo de nuestros técnicos.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Somos usuarios de Praxedo desde hace poco más de 2 años. Previamente, estábamos equipados con otro software pero teníamos varias necesidades:

Modernizar la gestión de las operaciones de campo

Teníamos un software “on premise”, es decir, que estaba alojado físicamente con nosotros. Este software había sido diseñado principalmente para la gestión de los servicios de campo. Se suponía que debía planificar cada orden de trabajo teniendo en cuenta las habilidades y ubicación del técnico. El problema es que no funcionaba bien. La optimización no era muy efectiva, debido a problemas con la sincronización de los datos GPS de los vehículos de los técnicos.

Así que no lo usábamos para la optimización, solo para la planificación. Pero su usabilidad no era la adecuada. Llegado el momento sentimos que teníamos que buscar una solución real para ayudarnos.

Trabajábamos con este software ineficiente y nuestros técnicos seguían trabajando con órdenes de trabajo en papel, todo esto se podía mejorar mucho, especialmente en un contexto donde nuestro negocio estaba creciendo. Teníamos que encontrar una forma sencilla, fiable y eficaz de gestionar cada vez más órdenes de trabajo.

Por lo tanto, exploramos el mercado de soluciones de gestión de servicios de campo. Terminamos estableciendo una lista corta de 2 software, incluido Praxedo.

Nuestros criterios de selección fueron muy pragmáticos: configuración, simplicidad y eficiencia. Queríamos una solución totalmente configurable, fácil de usar y, sobre todo, eficaz en el día a día. Después de algunas pruebas, decidimos elegir Praxedo, porque cumplía completamente con todos nuestros criterios de evaluación.

Acabar con el mantenimiento informático gracias a SaaS

Otra cosa que realmente nos interesó fue que fuese una solución SaaS. Todo está en la nube, es seguro y la gran ventaja es que no hay costes de mantenimiento. Lo que nos libera de los problemas asociados con IT y de los constantes desarrollos, nos permite tener una solución cada vez más eficiente a un coste controlado.

Calidad del soporte

Por último, diría que el soporte de configuración que ofrece Praxedo también nos convenció. Un consultor vino a formarnos, para ayudarnos a crear nuestro Praxedo, configurado de acuerdo con nuestras necesidades. Esto nos permitió gestionar la personalización de nuestra plataforma nosotros mismos y sin ningún problema, con nuestras entidades, nuestros tipos de órdenes de trabajo, etc. La flexibilidad de Praxedo ha demostrado ser una verdadera ventaja a nivel operativo.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO Y CON QUÉ FINALIDAD?

Previamente a la puesta en marcha de Praxedo, llevamos a cabo una reflexión real sobre nuestros procesos, actividades, productos, órdenes de trabajo…

Así, hemos creado y preconfigurado todos nuestros partes de trabajo, creamos una especie de biblioteca de formularios predefinidos por tipo de servicio.

Un proceso de gestión bien pensado

Ahora nuestro proceso es el siguiente: El departamento administrativo atiende el teléfono y toma las solicitudes de atención al cliente. Luego, planifica la orden de trabajo en la plataforma Praxedo, especificando el tipo para adjuntar el formulario para la generación del parte de trabajo correcto.

En segundo lugar, los responsables técnicos, que gestionan los equipos de campo, asignan y planifican las órdenes de trabajo de sus respectivos técnicos. La interfaz de planificación también les permite seguir, gracias a los estados activados por los técnicos, el progreso del día de cada técnico en tiempo real. Para las reparaciones, nuestros tiempos de respuesta son muy rápidos, alrededor de 5 horas como máximo. La solicitud se nos hace por la mañana, y la orden de trabajo se realiza a más tardar por la tarde.

Una vez planificada y asignada la actividad, el técnico realiza la orden de trabajo en el sitio del cliente. Gracias a su aplicación móvil, el técnico dispone de toda la información útil y del formulario preconfigurado según el tipo de servicio solicitado por el cliente. Con Praxedo es imposible que se equivoque. Dependiendo de las órdenes de trabajo, no tiene acceso a los mismos formularios. Además, el formulario orienta a los técnicos directamente sobre lo que debe hacer, con un sistema de pasos a validar antes de avanzar a la siguiente fase, casillas de verificación, etc. Este sistema de formulario vinculante es muy práctico para el técnico, especialmente cuando es una persona joven, sin experiencia. Y para nosotros también es muy práctico para la tramitación administrativa que hay detrás, porque estamos seguros de que no falta nada. Para finalizar la orden de trabajo, el técnico solicita la firma del cliente directamente en su aplicación con la función de firma electrónica.

En el siguiente paso de nuestro proceso, una vez cerrada por el técnico, la orden de trabajo vuelve a pasar a manos de su responsable técnico. Al final de cada jornada, este último hace balance de las órdenes de trabajo realizadas por sus técnicos durante la jornada. En ese momento, los revisa y los cambia a estado de “facturación” con un sistema de banderas, directamente en la interfaz de Praxedo.

Una vez realizado este trabajo, la responsabilidad pasa al departamento de facturación que recibe los partes de trabajo a facturar cada día y crea la factura correspondiente en nuestro software de facturación Sage 100c. A continuación, la orden de trabajo se valida y desaparece de su filtro de facturación. Luego se envía la facturación al cliente con el parte incluido, si el cliente lo solicita.

El conector Praxedo/Sage 100c

Para agilizar la tramitación administrativa de nuestras órdenes de trabajo, utilizamos el conector existente entre Praxedo y nuestro software ERP Sage 100c. Aquí también hemos optado por ir por etapas. Hoy el conector Praxedo/Sage nos permite actualizar continuamente nuestra base de clientes. Creamos un cliente en Sage y eso lo actualiza en Praxedo.

Pero iremos más allá a finales de año para alimentar la información generada en los formularios de Praxedo directamente en Sage 100c, lo que nos permitirá editar automáticamente las facturas. Solo tendremos que hacer una adaptación rápida de las partes de texto ingresadas por los técnicos.

Módulos Cockpit y Analytics para monitorizar nuestros indicadores de negocio

Finalmente, para terminar con los usos de Praxedo, agregaría que utilizamos los módulos Cockpit y Analytics para monitorizar los indicadores de productividad y desempeño de nuestros equipos, técnico por técnico. Así es posible seguir la evolución del número de órdenes de trabajo por técnico, saber dónde intervino, el número de órdenes facturadas, el número de órdenes “gratuitas” (apoyadas en el marco de nuestros contratos de mantenimiento), etc.

Gestión de recurrencias para nuestras 3000 órdenes de trabajo de mantenimiento

En Praxedo también utilizamos las recurrencias para todo lo relacionado con nuestras órdenes de trabajo de mantenimiento, las que están previstas en nuestros contratos de mantenimiento con nuestros clientes. Para nosotros es muy importante poder utilizar Praxedo como software de seguimiento de mantenimiento. Tenemos 1.500 contratos de mantenimiento todos programados de forma recurrente, lo que representa un volumen de 3.000 órdenes de trabajo al año.

Con Praxedo es muy práctico. Para cada contrato de mantenimiento existe una recurrencia que se crea en Praxedo, con un formulario específico según el tipo de mantenimiento del que se trate.

La labor de reflexión y definición fue un poco larga al principio. Tuvimos que pensar en todos nuestros procesos, nuestros tipos de órdenes de trabajo, los productos en cuestión: puertas correderas o no, las etapas de control para el mantenimiento, las piezas a revisar/cambiar cada vez. Esto representa muchas casillas de verificación en los formularios de los partes de trabajo, pero una vez más, permite no olvidarse de nada. Y por nuestra parte, nos permite generar fácilmente el parte de trabajo de control para enviarlo directamente al cliente.

¿CUÁLES DIRÍA QUE SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE APORTA PRAXEDO?

Elimina el papel y ahorra tiempo

Para Iconix, Praxedo nos permitió eliminar el papel. Esta es una gran ventaja. Los partes de trabajo son mucho más claros, mucho más completos lo que permite una facturación más ágil. Hemos eliminado la fase de reingreso, y para nuestro departamento administrativo es un ahorro de tiempo considerable.

Seguimiento en tiempo real de las actividades de nuestros técnicos

La interfaz de planificación vinculada a la aplicación móvil de cada técnico también nos permite tener un seguimiento en tiempo real de la actividad de nuestros técnicos, gracias a la actualización del estado de la orden de trabajo por el técnico en cada etapa del servicio. Esta visibilidad es muy conveniente para hacer frente a emergencias. Sabemos de inmediato quién está en posición de intervenir más rápido. Es muy importante para los clientes. Y con las funcionalidades de Cockpit y Analytics, podemos seguir nuestros indicadores de rendimiento con precisión. Sabemos dónde estamos en términos de productividad.

Fiabilidad de los partes de trabajo

La digitalización de los partes de trabaj en la aplicación móvil del técnico también es una gran ventaja. En digital, no solo tienen toda la información para tener éxito en la gestión de cada orden de trabajo, sino que también pueden ser guiados en la realización de la propia orden. Con formularios preconfigurados, tienen que rellenar un campo tras otro, para responder a las distintas preguntas en el orden establecido. No pueden saltarse un paso ni olvidar información. Antes, cuando utilizábamos el formulario en papel, era complicado. Cuando el técnico se olvidaba información en su informe, teníamos que llamarle, perdíamos mucho tiempo. Ahora esto se acabó.

El fin de las disputas de los clientes con fotos obligatorias

Además, los técnicos están obligados a tomar fotos antes/después de cada trabajo e insertarlas en el parte de trabajo dentro del formulario de la aplicación. Si no lo hacen, no puede cerrar su orden de trabajo, la aplicación móvil se lo impide. Puede que no parezca mucho, pero con estas fotos presentadas en cada parte de trabajo enviado al cliente hemos reducido considerablemente nuestras disputas. El cliente no puede rebatir. Tiene la prueba delante de él.

Ya teníamos una buena reputación en el Var y los Alpes Marítimos donde operamos, pero todas estas aportaciones de Praxedo nos han ayudado a reforzar aún más nuestra imagen profesional frente a nuestros clientes.

Praxedo, una herramienta imprescindible para desarrollar la actividad de la empresa

Claramente, si eres un profesional de servicios como nosotros y quieres desarrollar tu negocio, no puedes ignorar un software de gestión de servicios de campo como Praxedo. El papel crea un techo de cristal. Tenemos que volvernos digitales.

El papel es un freno para el desarrollo de la actividad. Si quieres aumentar la productividad, automatizar tus procesos, no puedes quedarte en papel. En Iconix, si no hubiéramos dado el paso, no podríamos crecer como lo hacemos hoy.

Aquí estoy hablando de Iconix, pero como dije al principio, hemos organizado nuestras actividades en cuatro empresas diferentes. Con Praxedo, a nivel de supervisión general, fue muy fácil de hacer. Podemos seleccionar horarios empresa por empresa y entrar en el detalle de cada orden de trabajo a través de la agenda. Es rápido. Está claro. Es efectivo.

Praxedo es útil incluso para 5 o 6 técnicos

Esto es válido para nosotros, con nuestras cuatro empresas, pero en mi opinión, es válido para cualquier empresa de servicios en cuanto tengas 5 o 6 técnicos para administrar. Es una buena idea implementar Praxedo, independientemente del tamaño de la empresa. Te ahorra tiempo, profesionaliza tu actividad y te da una base técnica sólida para desarrollar tu negocio e integrar nuevos clientes, nuevos técnicos, nuevas órdenes de trabajo.

Una vez más, en nuestro negocio, dejar de utilizar papel ya no es una opción, es una obligación.

¿CÓMO VE EL FUTURO DE LA COLABORACIÓN CON PRAXEDO?

Somos clientes desde hace más de 2 años y, francamente, estamos satisfechos con la solución de Praxedo. Estamos aumentando la cantidad de suscripciones en función de los cambios en nuestra fuerza laboral técnica.

Queremos ir más allá en el uso del conector Praxedo/Sage 100c. Para conseguirlo, estamos haciendo un estudio para ver qué queremos conseguir de Praxedo en nuestro Sage 100c. El objetivo es crear facturas directamente en Sage 100c a partir de los datos de Praxedo.

Debería estar operativo para nosotros a finales de este año. Esto nos permitirá no perder el tiempo creando facturas con la integración automática de toda la información necesaria, y en especial la información recurrente como el identificador Praxedo del cliente, el nombre del técnico implicado, etc.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Diría que la sencillez de Praxedo fue lo que nos sedujo al principio, y su eficacia lo que nos convenció desde nuestros primeros usos.

Sencillez, por facilidad de uso, ergonomía, rapidez de manejo, flexibilidad de configuración.

Eficiencia, porque Praxedo nos permitió prescindir del papel, agilizar todo el ciclo de gestión de las órdenes de trabajo con una única herramienta conectada con nuestro Sage 100c. Todo está consolidado. Es perfectamente efectivo.