Elco ahorra 20.000 euros al año

Háblenos un poco de la empresa Elco y de lo que hace…

ELCO Bélgica  es una empresa belga fundada en 1947. Hoy es una subsidiaria del Grupo Ariston Thermo. La facturación mundial del grupo es de 1.700 millones de euros.

En Bélgica, Elco cuenta con 50 técnicos de movilidad y 10 personas trabajando en el centro de supervisión.

Realizamos aproximadamente  más de 46.000 procedimientos al año . Se trata esencialmente de contratos con  propietarios sociales y particulares belgas para la reparación y el mantenimiento de toda una gama de calderas y quemadores. Este mercado representa el 70% de la facturación anual de servicios de ELCO Bélgica.

El 30% restante son contratos de mantenimiento de sistemas de calefacción en los sectores industrial y terciario.

¿Por qué han elegido la solución Praxedo? ¿Qué necesidades tenían?

Somos usuarios del software de gestión de servicios de campo Praxedo desde 2017. La adquisición de la solución nació de una necesidad de profesionalizar nuestras actividades , y en especial nuestro sistema de planificación de órdenes de trabajo que, hasta entonces, era bastante rudimentario. Principalmente trabajábamos en hojas de cálculo de Excel y Access, que se habían vuelto muy engorrosas de manejar dadas las decenas de miles de órdenes de trabajo que realizábamos cada año con nuestros clientes.

Además, se produjo la fusión del servicio postventa de Elco y Ariston Chaffoteaux, otra filial de Ariston Thermo Group. Por lo tanto, necesitábamos una solución que nos permitiera tener una planificación unificada y abierta para las dos entidades.

Por lo tanto, comparamos las soluciones en el mercado. Evaluamos seis proveedores de software para finalmente elegir Praxedo.  Esta es la solución que mejor cumplía con nuestras expectativas y sobre todo era totalmente configurable, lo que nos permitía adaptarla completamente a nuestra actividad y a las limitaciones de nuestro negocio.

Buscábamos un software de gestión de servicios de campo robusto, capaz de gestionar grandes volúmenes de actividades, fácil de usar, especialmente para todo lo relacionado con la gestión de las agendas, y sobre todo una solución que nos ofreciera la posibilidad de crear partes de trabajo digitalizados para las operaciones de mantenimiento.

Praxedo estaba completamente en sintonía con estas diferentes necesidades.

¿Quién utiliza Praxedo en su empresa y con qué finalidad?

Como decía antes, llevamos usando Praxedo desde 2017.

El departamento de planificacion

Tengo 10 personas en el departamento de planificación que están en la plataforma web todos los días para administrar las agendas de los técnicos,  optimizar las rutas para tener el mejor rendimiento y la mejor eficiencia posible para nuestros clientes.

Se utiliza  la planificación cartográfica . Es muy práctico, especialmente para  insertar emergencias  en los horarios de los técnicos. Inmediatamente vemos dónde están nuestros técnicos en el campo y dónde están ubicados los vehículos. Por lo tanto, es fácil elegir el que puede ir más rápido al sitio del cliente en caso de emergencia.

Consultores/Ventas

Además, todos nuestros asesores/comerciales, que visitan clientes, tienen acceso a visualizar la plataforma Praxedo y la información allí almacenada. De esta forma pueden saber directamente lo que se ha hecho en un determinado cliente en cuanto a instalación o mantenimiento de las calderas. Tienen todo el historial disponible, cliente por cliente, sitio por sitio, equipo por equipo. Es muy conveniente para ellos, porque no tienen que llamar al centro de servicio todo el tiempo. Tienen la información en directo a través de su terminal móvil.

Esta trazabilidad de los partes de trabajo es de gran utilidad para nosotros y permite que los consultores/vendedores sean aún más relevantes y receptivos con sus clientes.

Nuestros técnicos de movilidad

Además, en campo, tengo  50 técnicos que usan la aplicación en su tablet.  Así, tienen acceso directo a sus agendas, a la información para realizar cada orden de trabajo, no sólo a los datos de contacto del cliente, sino también al historial de trabajos realizados en los equipos en cuestión. Tener todos estos datos les facilita mucho la vida y también les permite ser más eficientes. Pueden resolver el problema del cliente en su primera visita. Tienen todo lo necesario para hacerlo realidad. El cliente no tiene que esperar a que regresen.

Los técnicos son muy aficionados a los informes digitales. Elimina la mecanografía en papel y los problemas debido a escrituras ilegibles. Tienen sus formularios preconfigurados para generar rápidamente sus informes. Solo tienen que desplazarse por ellos, marcar las casillas en los menús desplegables. Va rápido y es más fiable que cuando eran en papel.

Una herramienta de gestión del tiempo de trabajo.

Añadiría que utilizamos el software Praxedo  para gestionar las horas de trabajo de nuestros técnicos.  La plataforma de planificación se conecta directamente en tiempo real con la aplicación móvil de cada técnico.  Esto activa los estatutos dependiendo del progreso de su intervención. Por ejemplo, “en ruta” cuando va camino al sitio del cliente, “iniciado” cuando inicia su trabajo, “cerrado” cuando finaliza, y nuevamente “en camino” cuando regresa a otro sitio. También puede utilizar el botón de “atrás” para indicar que su ruta ha terminado y que se van a casa al final del día. Cada vez que el técnico cambia de estado, el departamento de planificación recibe una notificación directamente en la planificación. Con cada estado las órdenes de trabajo cambian de color en el panel de control de la interfaz web de Praxedo. Así, de un vistazo, es posible saber dónde está el técnico. Así es como podemos gestionar con mayor precisión el tiempo de trabajo de cada técnico.

¿Cuáles son los principales beneficios que ha aportado la solución Praxedo?

Ahorro de tiempo en la planificación

En primer lugar, existe un beneficio real para la planificación de las órdenes de trabajo. Con Praxedo ahorras un tiempo precioso. Como te dije, la interfaz de planificación está muy bien hecha, muy clara. Vemos todo lo que sucede en tiempo real con los estados de cada orden de trabajo activados por los técnicos. Podemos mezclar fácilmente emergencias y operaciones de mantenimiento.  El modo de planificación de mapas nos hace un gran servicio en este sentido. Y la optimización de los tiempos de viaje nos permite, en consecuencia, un importante ahorro en nuestros costes de combustible.

Flexibilidad de la solución

El segundo beneficio se refiere a los informes y partes de trabajo digitalizados.  En primer lugar, Praxedo es una solución muy flexible que le permite hacer lo que quiera en términos de tipos de informes. En ELCO Bélgica, hemos creado 9 informes diferentes  para técnicos según las regiones donde operan. Además,  Praxedo gestiona el multilingüismo, algo muy importante en Bélgica porque contamos con francófonos y flamencos entre nuestros técnicos, y especialmente entre nuestros clientes.

Una herramienta muy práctica para la gestión

Del lado de la gestión, Praxedo es una herramienta valiosa porque nos permite  tener una visión tanto global como detallada del campo gracias a los paneles de Cockpit y Analytics.  Puedes conectarte a distancia, sin estar en la oficina, y puedes ver toda la información de las actividades, su número, la actividad de los técnicos, etc. Esto es práctico para el seguimiento de las horas trabajadas técnico a técnico.

Trazabilidad mejorada

Cuando nos cambiamos a Praxedo, equipamos a todos nuestros técnicos con tablets. La aplicación ha cambiado sus vidas. ¡Y el de nuestro departamento administrativo también! Antes, con el papel, era muy complicado. Teníamos muchos errores tipográficos y omisiones. Los informes no eran claros. Teníamos que ser transcritos de nuevo por el equipo administrativo. Teníamos problemas con la trazabilidad y el archivo. Ahora que todo está digitalizado con Praxedo, nuestra situación ha cambiado completamente . Ahorramos mucho tiempo, tanto en la realización de las órdenes de trabajo como en la tramitación administrativa que hay detrás. Todo está archivado y rastreado en nuestro sistema informático.

Mejor comunicación interna y con el cliente

Otro beneficio es la fácil comunicación en torno a las órdenes de trabajo, ya sea internamente o frente a los clientes. Por ejemplo, al final del servicio, enviamos correos electrónicos directamente a través de Praxedo, que van a nuestro departamento de contabilidad, al instalador y al cliente final. Es mucho más simple, rápido y menos costoso que cuando usábamos el correo en papel.

20.000 euros al año de ahorro en papel

A día de hoy, solo enviamos por correo convencional el 7% de nuestros partes de trabajo, para casos muy concretos. En total, cambiarnos a Praxedo nos ahorra unos 20.000 euros al año en costes de papel, costes relacionados con las impresoras y su mantenimiento, cartuchos de tinta…  Con 46.000 órdenes de trabajo al año, os podéis imaginar los volúmenes que consumíamos antes… Adoptar Praxedo representa un ahorro real para nuestra empresa.

Solo 14 minutos para editar una factura

También ahorramos mucho tiempo en la facturación. Ahora podemos editar una factura en 14 minutos en comparación con los 33 minutos anteriores. Esto es gracias a la información clara y completa disponible a través de los partes de trabajo digitales. No parece que se diga mucho así, pero en términos de productividad administrativa, es enorme. Por no hablar del ahorro de tiempo en archivar, almacenar informes, etc.

Comodidad de trabajo para nuestros técnicos

Finalmente, en el lado técnico, la adopción ha sido buena.  Fuimos allí gradualmente, primero dándoles acceso a sus agendas, luego poniendo a su disposición los formularios en su aplicación.

No hace falta decir que Praxedo realmente les ha hecho la vida más fácil. Han obtenido una comodidad de trabajo sin precedentes. Tienen su oficina en el bolsillo con todo lo necesario para llevar a cabo sus misiones: planificación, información del cliente y su equipo, formularios preconfigurados, etc. No necesitan venir a la oficina. Ahorran tiempo. Se sienten seguros en la gestión de datos con los partes digitales. Pueden incluir fotos de antes/después, hacer que el cliente firme directamente en la tablet con la firma electrónica para validar el final del trabajo. Va mucho más rápido, los técnicos hacen menos horas extras. Ganan en calidad de vida en el trabajo.

Una imagen más profesional frente a nuestros clientes

De cara al cliente, Praxedo nos ha ayudado a profesionalizar nuestra imagen. La comunicación es más fluida. Reciben los informes inmediatamente después de la intervención. Los datos son fiables y completos. Todo está claro.  Para los casos de garantía, se incluyen fotos de antes y después, lo que significa que hay muchas menos disputas con los clientes que antes. Tienen las evidencias de lo que se ha hecho en los partes de trabajo. Es perfecto. Los clientes están satisfechos.

¿Cómo ve el futuro de su colaboración con Praxedo?

Pronto conectaremos nuestra solución Praxedo con nuestro sistema SAP para acelerar aún más el procesamiento de facturas.  Nuestra ambición es lograr un tiempo de procesamiento de 5 a 7 minutos por factura. Os recuerdo que partimos de un tiempo medio de 33 minutos antes de Praxedo!

También continuaremos refinando nuestros informes, creando nuevos campos. Esto es lo que es práctico con una solución totalmente configurable como Praxedo:  podemos adaptarla constantemente a nuestras necesidades, nuestras limitaciones, nuestra retroalimentación del campo, para que se ajuste lo más posible a nuestras necesidades operativas.

Si tiene que resumir la solución Praxedo en 2 palabras clave, ¿cuáles serían?

Lo primero que viene a la mente es la velocidad de despliegue de Praxedo. En ELCO Bélgica nos llevó menos de 6 meses, desde la firma del contrato con Praxedo hasta la puesta en marcha operativa en nuestros equipos. Es muy rápido. Y los beneficios fueron inmediatos. Es una solución que funciona bien. Con Praxedo nos beneficiamos de un soporte real para la implementación y es un activo real para el éxito de la implementación y la adopción por parte de los equipos. Tenemos una relación cercana, amistosa y es muy apreciable.

En segundo lugar, y por último, diría que Praxedo es una solución muy flexible y muy profesional. Se adaptó perfectamente a nuestra actividad como ingeniero de calefacción. Por lo tanto, me parece que la flexibilidad  es la palabra final correcta para este testimonio.