Cómo Novomatic logró incrementar su productividad un 25% con Praxedo

Háblenos un poco de la empresa Novomatic y de lo que hace…

Novomatic Services Fra fue fundada en 2016. Trabajamos en estrecha colaboración con Novomatic A.G. Group, con sede en Austria, un fabricante y diseñador internacional de máquinas recreativas y juegos para casinos.

La actividad de Novomatic Francia se centra, por lo tanto, en distribuir y garantizar el mantenimiento de las máquinas recreativas del grupo. Solo trabajamos en casinos. Nuestra actividad está sujeta a una normativa muy estricta. Nuestros técnicos deben tener la aprobación ministerial para trabajar en estas máquinas.

Actualmente, Novomatic Francia trabaja con la mayoría de los 200 casinos presentes en Francia y en sus territorios de ultramar, lo que representa una flota de casi 3500 máquinas que administrar y mantener.

Disponemos de 10 técnicos repartidos por toda Francia para garantizar su mantenimiento, ya sea preventivo o correctivo. Todos ellos están equipados con Praxedo.

Novomatic es una empresa de rápido crecimiento, que aumenta sus resultados significativamente cada año.

¿Por qué han elegido la solución Praxedo? ¿Qué necesidades tenían?

Cuando se creó, Novomatic Francia, recuperó un parque de máquinas existente con cerca de 2.500 máquinas ya instaladas en los casinos. Inicialmente tuvimos que confiar el mantenimiento de nuestro equipo en Francia a un proveedor de servicios externo.

En ese momento, éramos esencialmente el enlace entre los casinos de nuestros clientes y los técnicos del proveedor de servicios a cargo del mantenimiento.

Nos contentábamos con hacer la facturación en base a la información proporcionada por nuestro subcontratista.

Posteriormente, tras el fuerte crecimiento de nuestra actividad, decidimos internalizar a los técnicos de mantenimiento. Esto se hizo a partir del 1 de enero de 2019. Desde entonces, ya no pasamos por un proveedor de servicios. A partir de ese momento, tuvimos que administrar a nuestros técnicos, organizar sus horarios y dar seguimiento a las solicitudes de los clientes. En este contexto decidimos optar por un completo software de gestión de intervenciones.

Nos inclinamos por Praxedo, después de evaluar comparativamente a varios proveedores en el mercado de gestión de servicios de camp. Era la solución que nos ofrecía la mayor flexibilidad operativa y capacidad para adaptarse a la evolución de nuestras necesidades. Aunque inicialmente teníamos una serie de necesidades primarias, pronto se fueron añadiendo otras más complejas y Praxedo nos demostró que es una solución capaz de evolucionar a nuestro ritmo.

Esta gran capacidad funcional nos convenció

Habiendo internalizado a nuestros técnicos de mantenimiento, necesitábamos una herramienta para interactuar entre la sede central de Novomatic y los equipos de campo. Debíamos optimizar el reporte de la información necesaria para la facturación y al mismo tiempo poder monitorear, con total transparencia, la actividad de los técnicos de campo.

Además, necesitábamos un software de gestión de intervenciones que nos permitiera generar informes limpios y eficientes para nuestros clientes, para entregarlos directamente en la bandeja de entrada de su correo electrónico. En cuanto a la comunicación con el cliente, Praxedo permite hacerlo de una manera muy profesional.

Finalmente, queríamos una solución que nos proporcionase cifras de forma regular para ayudarnos a facturar y establecer nuestras estadísticas comerciales.

¿Quién utiliza la solución Praxedo en su empresa y con qué finalidad?

Hoy usamos Praxedo como “stand-alone”, como un sistema independiente. 

La aplicación móvil es utilizada por los técnicos de mantenimiento a través de su smartphone o tablet. La aplicación permite la comunicación bidireccional con el técnico y asegura la trazabilidad de sus actividades.

Desde la oficina se utiliza para enviar una solicitud de intervención al técnico con toda la información necesaria para el cumplimiento de su misión: dirección del sitio del cliente, naturaleza de la intervención a realizar, tipo de máquina en cuestión. También nos permite comprobar si el técnico ha visto la solicitud, y si la está gestionando gracias al envío automático de notificaciones. 

Una vez terminada la intervención los técnicos utilizan Praxedo para elaborar su informe de intervención de forma muy sencilla y muy rápida, a través de formularios pre configurados según el tipo de intervención.

Tenemos dos categorías de informes en Novomatic:

• Los solicitados por los clientes, que contienen toda la información necesaria para la facturación. Incluyen toda la información sobre la solicitud emitida por el cliente y, además, todo lo que es facturable (tiempo de intervención, distancia y tiempo de viaje, gastos de aparcamiento o peaje, etc.), la descripción de los trabajos realizados en obra y las piezas suministradas al cliente para la intervención (tarjetas electrónicas, motores, fusibles, etc.).

• Los destinados a uso interno, con un resumen de los viajes del técnico para las necesidades logísticas de la actividad, incluso lo no facturable. Así como los tiempos de viaje, los kilómetros recorridos, las horas de inicio y la finalización de las intervenciones. Todo ello nos permite calcular de forma precisa el tiempo de trabajo de nuestros técnicos itinerantes.

Además, el departamento administrativo y de planificación de Novomatic utiliza el módulo web de la solución de gestión de intervenciones de Praxedo para organizar las rutas de los técnicos, recopilar los informes y gestionar la facturación de los clientes. El departamento administrativo también gestiona las horas de trabajo de los técnicos remotos. Las solicitudes de los clientes se realizan directamente por teléfono o correo electrónico y se incluyen y organizan en Praxedo en un cronograma, técnico por técnico.

Tratamos de que los casinos realicen sus solicitudes a través de sus contactos en sede central, pero aún existen excepciones en las que los clientes están acostumbrados a tratar con un técnico habitual. En este caso, los técnicos son contactados directamente por los casinos en su teléfono o por correo electrónico y ellos mismos, crean su propia intervención y la insertan en su agenda. En la práctica, por tanto, no es sólo la sede central la que planifica las intervenciones a realizar, sino que permitimos la autoplanificación por parte de los técnicos, pero siempre con control desde la central.

Lo bueno de la solución de Praxedo es que el departamento administrativo puede, en la planificación, mezclar emergencias, intervenciones planificadas y controles recurrentes.

En nuestra actividad, tenemos 3 tipos principales de intervenciones:

• El Mix: Son modificaciones a realizar en las máquinas, las cuales deben ser declaradas a las autoridades. Este es el caso, por ejemplo, al agregar, eliminar o modificar la configuración de una máquina recreativa. Todas estas operaciones están sujetas a una declaración previa a las autoridades competentes.

• Mantenimiento correctivo: Estamos hablando aquí del clásico servicio postventa. Se trata de intervenir lo más rápido posible cuando una máquina se avería.

• Visita cuatrimestral: Cada 4 meses, la ley exige que el casino revise el correcto funcionamiento de cada máquina. Es el mismo principio que el control técnico para automóviles.

¿Cuáles son los principales beneficios que ha aportado la solución Praxedo?

Antes de Praxedo, teníamos un proveedor de servicios externo que gestionaba a los técnicos de campo. Recogíamos informes de intervención por correo electrónico, pero estos no se generaban en tiempo real. Trabajábamos con lotes de órdenes de trabajo para procesar y luego recibíamos grandes tandas de informes. Después, todavía teníamos que revisar todos los informes para establecer la facturación.

El problema es que tuvimos muchas discrepancias con el proveedor del servicio en cuanto a las intervenciones realizadas. Perdimos mucho tiempo buscando y analizando la información correcta. Nos faltaron detalles. No estaba completo. Muy a menudo necesitábamos volver al técnico para pedir aclaraciones, para obtener información más detallada sobre las intervenciones realizadas.

Como resultado, tardábamos al menos 1 mes en facturar, desde el momento en que el técnico procesaba la intervención y hasta el envío de la factura al cliente. Claramente esto era problemático para la correcta gestión de nuestro negocio.

Hoy en día, con Praxedo somos mucho más rápidos. Conseguimos reducir la demora al mínimo posible. Facturamos de media entre 24 y 48 horas después de que la intervención se da como finalizada. En términos de administración, es simplemente incomparable.

Para hablar de los beneficios en términos de uso por parte de los técnicos, debo decir que la adopción de la aplicación móvil de Praxedo se dio de forma natural, sin contratiempos. Esto se debe en particular al hecho de que hemos optado por involucrar completamente a cada técnico en la personalización de la solución, para ceñirnos lo máximo posible a sus necesidades operativas. El proceso duró 4 meses, de forma iterativa y empírica, hasta tener nuestro Praxedo totalmente personalizado para nuestras actividades y nuestros técnicos. Lo cual es rápido para tener una solución óptima.

Gracias a esto, y a su facilidad de manejo, Praxedo se convirtió rápidamente en un reflejo para nuestros técnicos. El uso de la aplicación móvil les aporta una innegable comodidad en la intervención.

Praxedo proporciona seguridad y fluidez en el uso de informes y el establecimiento de horarios. Esto les da un cierto grado de autonomía para poder auto planificar intervenciones e insertarlas en su agenda, manteniendo el control por parte del departamento administrativo quien las ve aparecer en el horario general y puede aceptarlas o rechazarlas.

Esto también es un beneficio real de Praxedo: Tenemos una visión global, clara y detallada de los horarios de nuestros técnicos, lo que nos permitió aumentar el volumen de intervenciones diarias en un 25%, gracias en particular a la anticipación de los tiempos de viaje. Como resultado, esto significa una ganancia de productividad del 25% por técnico.

Además, nos permitió, a su vez, mejorar considerablemente el nivel de satisfacción de nuestros clientes. Una mejor visualización de los horarios facilita agendar emergencias y así responder de una manera mucho más efectiva a las solicitudes de nuestros clientes.

Al final, podemos gestionar más intervenciones con el mismo número de técnicos, permaneciendo dentro del mismo horario de trabajo. Esta es una verdadera ventaja para nuestra organización.

¿Cómo ve el futuro de su colaboración con Praxedo?

Próximamente estaremos implementando un ERP y conectándolo a Praxedo para facilitar nuestra gestión de inventario de repuestos.

Así, el ERP nos permitirá conocer el stock de piezas de cada técnico, y se declararán en Praxedo las piezas consumidas en cada intervención. Luego se cargarán desde Praxedo al ERP para tener una gestión de inventario lo más cercana posible al tiempo real.

Si tiene que resumir la solución Praxedo en 2 palabras clave, ¿cuáles serían?

La primera palabra que me viene a la mente es escalable. Es realmente este aspecto el que nos llamó la atención en Praxedo. Es una solución que acompaña la evolución de nuestras necesidades, y que consigue evolucionar al mismo tiempo que nuestra actividad se vuelve más compleja.

La segunda palabra clave en la que pienso es intuitiva. Praxedo es realmente fácil de usar. Es agradable de usar. Fácil, claro. De hecho, cualquiera puede utilizarlo con una formación inicial mínima. Es una auténtica comodidad de trabajo, tanto para el departamento administrativo como para nuestros técnicos de campo.