Circet reduce un 75% el tiempo de planificación de las órdenes de trabajo

Háblenos un poco de Circet y de lo que hace…

CIRCET es el principal proveedor de servicios de infraestructura de telecomunicaciones en Europa.

Con sede cerca de Toulon (Francia), Circet tiene 105 oficinas en Francia y filiales en Alemania, Irlanda, Reino Unido, España y Marruecos.

Nuestros clientes son operadores de telecomunicaciones, fabricantes de equipos de telecomunicaciones, propietarios de infraestructuras, operadores de infraestructuras y autoridades locales.

En un contexto de despliegue masivo de la banda ancha fija y móvil, mientras las inversiones públicas y privadas van viento en popa, Circet ofrece a sus clientes servicios “llave en mano” que abarcan todas las actividades del sector: ingeniería, construcción, puesta en marcha, explotación y mantenimiento de redes de telecomunicaciones fijas y móviles, así como la venta de abonos y la conexión de abonados.

Para Orange y en el marco de la actividad de vida de la red, Circet realiza la producción y el mantenimiento de cable de cobre y fibra en las regiones de Pays de Loire, Centre Val de Loire, Ile de France, PACA, Córcega, Alsace Lorraine, Bourgogne Franche Comté y Réunion/Mayotte.

Sólo en este ámbito, contamos actualmente con 2.500 técnicos activos que trabajan en proyectos que duran desde 15 minutos hasta varios días y que ya han realizado: 

• 86.000 órdenes de trabajo de FTTH
• 144.000 órdenes de trabajo de puentes de fibra óptica Accelink  
• 227.000 órdenes de trabajo de cobre

Tuvimos casi 460.000 órdenes de trabajo solo en los seis primeros meses de 2019.

Nuestros volúmenes de actividades son enormes. En 2018, durante un año completo, nuestros técnicos realizaron más de 900.000 órdenes de trabajo.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

• Una herramienta independiente de nuestros clientes

En primer lugar, necesitábamos una herramienta independiente de los operadores de nuestros clientes, por razones de confidencialidad relacionadas con nuestra actividad, tanto en lo que respecta a los datos como a la organización del trabajo de nuestros técnicos.

• Una solución capaz de controlar los indicadores de rendimiento

En segundo lugar, buscábamos un software de gestión de las operaciones en campo integrado con una interfaz de control, o al menos una solución que pudiera conectar nuestras propias herramientas internas, en particular para facilitar el análisis del rendimiento individual de los técnicos y la gestión de los KPI contractuales.

Teníamos otras necesidades importantes, como mejorar la capacidad de respuesta del proveedor en términos de apoyo y la formación para nuestros equipos, y la calidad del apoyo operativo a lo largo del tiempo.

• Una sólida interfaz en modo SaaS

Por supuesto, la solución que buscábamos tenía que ser robusta y capaz de gestionar y programar un gran número de órdenes de trabajo para nuestros técnicos.

Queríamos utilizar una solución SaaS en lugar de una “On premise” para no tener que realizar nosotros mismos el mantenimiento y las actualizaciones. La ventaja de SaaS es que todo está en la nube, y eso nos elimina la carga informática. Las actualizaciones y el mantenimiento de la solución son realizados directamente por el proveedor. Es más fácil de gestionar.

• Necesidad de una herramienta que esté disponible permanentemente y pueda ser interconectada

Por último, a la vista de las cifras mencionadas, era necesario que Circet se dotará de una herramienta disponible desde cualquier lugar, que permitiera la transferencia de una orden de trabajo a un técnico y la devolución del parte de trabajo del técnico a nuestros planificadores, todo ello compartido en una única interfaz con nuestro cliente Orange pero también con otros clientes.

Tras un benchmark de las soluciones de gestión de servicios de campo disponibles en el mercado, elegimos Praxedo. Efectivamente, la solución cumplía la mayoría de nuestros criterios y, sobre todo, nos pareció que Praxedo estaba dispuesto a apoyarnos, los fundadores eran accesibles y tenían confianza en el proyecto Circet.

También hay que señalar que en este mercado específico de Orange, los actores son cada vez más escasos porque nuestro cliente Orange requiere una interfaz particular que evoluciona constantemente con nuevos proyectos cada seis meses. Esto es muy exigente para los proveedores y no hay muchos que puedan ofrecer tal escalabilidad. Es también este aspecto de Praxedo el que nos permitió decidirnos rápidamente.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO EN SU EMPRESA Y CON QUÉ FINALIDAD?

Utilizamos el software de gestión de servicios de campo Praxedo para dirigirnos a varios clientes, pero con una fuerte presencia en el ámbito de Orange sobre la actividad de la vida en red.

Hasta la fecha, Praxedo nos permite gestionar un proceso de principio a fin:

• Recepción de la orden de trabajo del cliente
• La planificación de nuestras órdenes de trabajo con los plazos más precisos
• La ejecución de la orden de trabajo por parte del técnico con puntos de validación obligatorios
• El envío del parte de trabajo, incluyendo las fotos del antes y el después como archivos adjuntos
• Generación de la factura por orden de trabajo
• Facturación mensual

Podemos decir que Praxedo es nuestra contabilidad auxiliar para la justificación de la facturación porque hemos creado un vínculo con nuestras herramientas contables. Esto es muy práctico para la trazabilidad de las órdenes de trabajo.

Praxedo SmartScheduler para planificar miles de órdenes de trabajo en pocos clics

Además, en el contexto de la planificación, tenemos que gestionar diariamente enormes volúmenes de órdenes de trabajo. Para ello, utilizamos el módulo de optimización de rutas: Praxedo SmartScheduler (PSS). Se trata de un motor de planificación que incorpora una dosis de inteligencia artificial y nos proporciona un enorme servicio.

De hecho, tiene la capacidad de planificar las órdenes de trabajo de forma automática de miles de técnicos, con la mayor precisión posible, teniendo en cuenta la habilidad del técnico y las limitaciones de tiempo. Y su filosofía nos permite adaptarla a cada restricción local, porque nos permite realizar la dicotomía en la planificación.

Por ejemplo, nos ocupamos en primer lugar de una habilidad concreta (empresa). Se pide al PSS que planifique el número de órdenes de trabajo con el número de técnicos identificados en estricto cumplimiento de las citas.

A continuación, realizamos una planificación con la habilidad “carretilla”, por ejemplo, integrando la planificación ya realizada con anterioridad.

Y avanzamos hasta que todas las órdenes de trabajo hayan sido colocadas.

En la actualidad, el 85-90% de nuestras órdenes de trabajo se realizan con PSS. Les recuerdo que estamos hablando de cientos de miles de órdenes de trabajo al año.

Los requisitos previos son simplemente las competencias y la geolocalización de los técnicos en el mapa, con su punto de partida del recorrido, que no es necesariamente el lugar de residencia o el almacén.

Y ahí está el reto, porque hay que afinar la ubicación de los puntos de salida de los técnicos para que la herramienta PSS pueda optimizarlos en su propio radio de actividad.

Una vez afinada y optimizada la mecánica, es posible crear escenarios a partir de las vistas de la búsqueda avanzada, que permiten desarrollar un modo de funcionamiento secuencial sencillo.

Desde la implantación de este mecanismo, hemos reducido el tiempo de planificación diaria en un 75%. Planeamos unas 2.500 órdenes de trabajo al día. Antes de Praxedo, tardábamos 4 horas al día. Con Praxedo hemos bajado a sólo 1 hora al día.

3 horas menos al día es un gran ahorro de tiempo que permite a los responsables de la actividad concentrarse en tareas de mayor valor añadido, en particular en todo lo que se refiere a la mejora de la relación con los clientes.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Hay dos palabras clave que me vienen espontáneamente a la mente: capacidad de respuesta y productividad.

“Capacidad de respuesta”, porque Praxedo incorpora nuestras solicitudes de desarrollo para satisfacer los requisitos de Orange, y el soporte también es muy rápido para proponer soluciones cuando las necesitamos. También nos impresionó mucho la “productividad” de Praxedo SmartScheduler en términos de planificación. Una vez más, como he explicado, hemos conseguido un gran avance en este ámbito.