CHEMET GLI garantiza una respuesta inmediata a las solicitudes de sus clientes

CUÉNTENOS UN POCO SOBRE LA EMPRESA Y SUS ACTIVIDADES…

GLI  es una empresa que existe desde hace mucho tiempo en el mercado francés. Contamos con dos unidades productivas, fábricas donde fabricamos tanques de GLP y una sucursal dedicada al servicio.

En cuanto a la actividad de servicios, que utiliza Praxedo desde 2007, se creó a principios de los 90.

Actualmente cubrimos toda Francia. Nuestras actividades consisten en la instalación, desmontaje y cambio de depósitos de gas GLP. También realizamos reparaciones de averías en los depósitos de GLP de nuestros clientes así como todo lo relativo al control de instalaciones.

En el área de servicios, tenemos centros y depósitos en toda Francia. GLI cuenta actualmente con más de 500 empleados, de los cuales 160 forman parte de este equipo. 

Contamos con 140 técnicos móviles que trabajan con nuestros clientes todos los días para instalar, solucionar problemas o reemplazar tanques GLP.

Los técnicos de GLI realizan cerca de 25.000 intervenciones al año en las instalaciones de nuestros clientes. 

Desde enero de 2020, la empresa GLI (Gaz Liquefiés Industrie) ha sido adquirida por un grupo polaco: CHEMET. Ahora somos CHEMET GLI SAS.

¿POR QUÉ HAN ELEGIDO PRAXEDO? ¿QUÉ NECESIDADES TENÍAN?

Fuimos relativamente pioneros en la digitalización nuestros procesos en Francia. Hay que decir que nos equipamos con Praxedo en 2007. Somos por tanto un usuario histórico.

Planificación de las órdenes de trabajo “a la antigua”

Antes de cambiar a Praxedo, planificábamos las órdenes de trabajo “a la antigua”. Teníamos mapas de carreteras pegados en nuestras paredes, donde marcábamos con cartulinas y alfileres nuestras intervenciones. Bastaba que alguien pasara demasiado cerca de la pared para hacer saltar por los aires toda la planificación… Era otra época.

Además, nuestros técnicos llevaban a sus servicios formularios A4 en papel, que eran simplemente hojas de cálculo de Excel impresas…

Necesidad de optimizar los procesos operativos

Inevitablemente, teníamos la necesidad de mejorar las cosas desde un punto de vista operativo. Nuestra idea era encontrar un software de gestión de servicios de campo que nos permitiera optimizar las rutas de nuestros técnicos y también llevar un control histórico de los contactos con los clientes: órdenes de trabajo, comentarios, etc.

Nuestros procesos en ese momento eran demasiado engorrosos y no facilitaban el desarrollo de la actividad. No teníamos visibilidad sobre nuestras operaciones a corto y medio plazo.

Lo que comenzó todo fue que dos de nuestros principales clientes querían que interactuáramos con sus soluciones informáticas. En la década de 2000, operábamos esencialmente con faxes, correos electrónicos y correo postal para comunicarnos con nuestros clientes y directores.

Necesitábamos una solución que se puediese conectar a nuestro ERP

Ya teníamos un ERP en ese momento, una versión anterior de Sage. Por ello, teníamos que encontrar la solución de gestión de servicios de campo que nos permitiera integrar la información de los técnicos y transmitirla a nuestro ERP.

Prospectamos las diferentes soluciones del mercado y la elección recayó en Praxedo, ya que ya en este momento era la solución más avanzada del mercado para empresas con técnicos.

Las razones para elegir el software Praxedo

El principal motivo para elegir Praxedo fue la agilidad y flexibilidad que nos ofrecía la solución. El hecho de poder personalizar al detalle nuestros formularios era muy importante para nosotros. En Praxedo, podemos crear fácilmente todos los campos que deseemos en función de la información que necesitemos.

Luego, nos terminó de convencer la facilidad a la hora de planificar las órdenes de trabajo  y monitorizar las actividades de los técnicos de un vistazo desde la interfaz de gestión de actividades.

Con Praxedo recibimos las solicitudes de nuestros clientes en nuestro ERP Sage y luego se envían a Praxedo para su planificación.

¿QUIÉN UTILIZA PRAXEDO EN SU EMPRESA Y CON QUÉ FINALIDAD?

En CHEMET GLI contamos con 3 categorías de usuarios de Praxedo.

La interfaz web para diseñar los agendas de los técnicos

Nuestros  planificadores utilizan la plataforma web para diseñar las agendas de los técnicos. Inicialmente, las órdenes de trabajo se crean en nuestro ERP Sage X3, luego se pasan automáticamente a Praxedo para hacer la planificación. Para ello, nuestros planificadores utilizan principalmente la cartografía. De un vistazo, ven dónde están posicionadas las solicitudes de servicio y pueden diseñar rutas coherentes para los técnicos. Con Praxedo se ahorra un valioso tiempo de planificación.

La aplicación móvil para hacer más fiables los partes de trabajo de los técnicos

En segundo lugar, tenemos a los técnicos que actualizan sus órdenes de trabajo sobre el terreno desde la aplicación móvil.

La operación es bastante simple. Les enviamos órdenes a su aplicación móvil Praxedo, así que tienen acceso a toda la información necesaria para llevar a cabo su misión: dirección, datos de contacto y nombre del contacto en el lugar, historial de órdenes de trabajo ya realizadas en el tanque, etc.

Luego, una vez en el sitio del cliente, completan su informe directamente en la aplicación. Los formularios están preconfigurados. Son guiados. Solo tienen que seguir el proceso.

Hemos hecho que algunos campos sean obligatorios, como agregar fotos, por ejemplo. Es muy útil.  Se les pide que pongan entre 5 y 10 fotos por formulario. Es una gran victoria para nosotros. Se realiza así un informe antes/después del servicio. Esto permite proporcionar al cliente una prueba fáctica de lo que se ha hecho en su tanque de GLP.

Una vez validado el formulario, automáticamente vuelve a nuestro ERP Sage X3. Cierta información se transfiere automáticamente de un campo a otro, como casillas de verificación, números de tanque, fotos, etc. Todo esto se realiza mediante los Web Services que ofrece Praxedo. Queremos profundizar y ampliar el alcance de esta transmisión de datos instalando el conector que Praxedo ha desarrollado especialmente para Sage X3. Pero hablaré de eso más tarde.

Carga de informes en Sage X3 gracias a los Web Services de Praxedo

Hoy en día, las órdenes de trabajo van de nuestro Sage X3 a Praxedo cada hora y los informes de los técnicos regresan de Praxedo a Sage X3 casi en tiempo real.

Tratamiento de datos por nuestro departamento de facturación

Y para terminar, nuestra última categoría de usuarios de Praxedo es nuestro equipo de facturación que recoge los datos de los partes de trabajo, mira los comentarios de los técnicos y factura en nuestro ERP Sage X3. Nuevamente, cuando pasemos al conector, automatizaremos toda esta parte.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS QUE HA APORTADO LA SOLUCIÓN PRAXEDO?

Obtenemos varios beneficios al usar Praxedo en GLI.

Mejor capacidad de respuesta a los clientes.

En primer lugar, Praxedo claramente nos permite ser más receptivos a las solicitudes de nuestros clientes.  Todos los datos de clientes y actividades son accesibles en la plataforma. Esto nos permite responder en tiempo real a cualquier solicitud de servicio de un cliente. Esta capacidad de respuesta la valoran mucho nuestros clientes.

Trazabilidad óptima de las operaciones en campo

Luego, en términos de trazabilidad de las actividades Praxedo nos permite centralizar toda la información en un único lugar.  Sabemos exactamente e inmediatamente qué se hizo en qué tanque, en qué momento y por quién. Y tenemos las fotos. Toda la información sobre las intervenciones se encuentra fácilmente.

Estandarización de nuestros procesos y tramitación administrativa

Con Praxedo, todos trabajan en la misma herramienta . Ya no hay transmisión de papeles y todo el mundo sabe lo que está pasando. Todos trabajan de la misma manera. Hemos estandarizado nuestros procesos internos y la tramitación administrativa.  La información circula de forma fluida y esto también nos permite optimizar la comunicación con nuestros clientes. Antes cada depósito tenía su forma, no había coherencia. Ahora todo está armonizado, coherente y accesible. 

Fiabilidad de campo incluso en condiciones extremas

La transición a lo digital también nos ha ayudado operativamente en campo. De hecho, nuestros técnicos realizan actuaciones en depósitos de gas y son llamados regularmente para intervenir en condiciones extremas: bajo la lluvia, en el fondo de una zanja, en el barro, etc. Con el papel era muy difícil que se las arreglaran. Así que entre eso y los papeles mojados, sucios y rasgados, Praxedo nos permitió ganar considerablemente la fiabilidad y claridad de la información contenida en los partes de trabajo. 

Reducción de la doble carga de datos gracias a los Web Services

Otro beneficio de Praxedo es evitamos la duplicidad en la carga de datos  gracias a la sincronización automática de la información a través de los Web Services. Y de nuevo, cuando hayamos instalado el conector Sage X3 de Praxedo, no quedará ninguno.

Rutas optimizadas y tiempos de viaje reducidos para los técnicos

Desde un punto de vista operativo, Praxedo nos permite optimizar las rutas de nuestros técnicos a los clientes.  Así podemos ver todas las órdenes de trabajo de un vistazo. Con la planificación desde el módulo cartográfico, puedes verlo todo de forma muy sencilla. Ante un imprevisto, con la geolocalización de los técnicos es posible identificar quién está más cerca de la ubicación del cliente. Se optimizan las rutas, se reducen los tiempos de viaje de los técnicos. Es muy fácil.

Una ganancia en términos de calidad de servicio para nuestros clientes y contratistas

Finalmente, terminaré con el gran beneficio que Praxedo ha brindado a nuestros clientes y contratistas. Los partes de trabajo son más completos, con fotos, y se envían muy rápido a nuestros clientes.  Ya no esperamos a que el técnico venga al centro, ni a su fax. Nada se olvida, nada se pierde. Todo está ahí, en su totalidad, de inmediato: porcentajes de gas recuperado, números de tanques, fotos de antes y después, visitas preliminares al sitio, etc. En cuanto a la satisfacción del cliente es muy bueno.

Para algunos clientes y contratistas principales, podemos tener compromisos contractuales muy estrictos, en particular sobre las garantías de los tiempos de resolución. Praxedo nos da una visión detallada de todas nuestras actividades de campo y por lo tanto podemos realizar intervenciones mucho más rápido.

¿CÓMO VE EL FUTURO DE SU COLABORACIÓN CON PRAXEDO?

Praxedo es claramente parte del futuro de GLI. Fuimos comprados a principios de año por el grupo polaco CHEMET. Se está reflexionando con la nueva dirección para extender Praxedo a otras actividades.

Próximo objetivo: desplegar el conector Sage X3 de Praxedo

Otro objetivo para nosotros es instalar el conector Sage X3/Praxedo en los próximos meses.  No podíamos hacerlo antes debido al proceso de compra en el que estábamos. Sabemos que este conector que ofrece Praxedo nos hará ganar aún más productividad en la tramitación de las órdenes de trabajo. Esta es una de nuestras prioridades para el próximo año.

SI TIENE QUE RESUMIR LA SOLUCIÓN DE PRAXEDO EN 2 PALABRAS CLAVE, ¿CUÁLES SERÍAN?

Disponibilidad: Para nosotros es muy importante contar con una herramienta que garantice su disponibilidad y que siempre sea accesible para nuestro equipo, esto es algo que destacaría de Praxedo. 

Rapidez: Praxedo nos ofrece rapidez a la hora de gestionar los trabajos, somos más eficientes gracias a la digitalización de todos nuestros procesos. Praxedo nos ha permitido evitar viajes innecesarios para entregar o recoger partes.