Gestiona órdenes de trabajo y equipos técnicos con el mejor software SAT

Un software SAT es un programa que gestiona, planifica y automatiza todas las tareas de gestión relacionadas con el servicio técnico de una empresa, tanto en oficina como en campo. O dicho de forma sencilla: es el sistema que digitaliza el día a día de cualquier empresa que ofrece servicios técnicos.

Estos programas de gestión son utilizados por empresas SAT (Servicio de Asistencia Técnica) de todos los sectores: telecomunicaciones, climatización, seguridad, electricidad, fontanería, energía, ascensores, alquiler de maquinaria o facility management, entre muchos otros. 

En todos los casos, ayudan a la automatización de órdenes de trabajo,  coordinación de equipos técnicos y a ofrecer un servicio más rápido y profesional a los clientes.

Los software SAT están diseñados tanto para el equipo de oficina como para los técnicos desplazados. Desde la oficina, permiten asignar órdenes de trabajo mediante IA, planificar agendas, hacer seguimiento de las asistencias en tiempo real y tener toda la información a golpe de clic. 

Para los técnicos, la app móvil del programa de gestión sat les da acceso “en la palma de su mano” a su agenda, historiales de clientes, documentación técnica, OTs digitales, y funcionalidades como la firma digital del cliente o el envío automático de partes.

Una de las mayores ventajas de los software sat es que digitalizan todo el ciclo del servicio técnico: desde que entra una solicitud del cliente, hasta el cierre del parte y la facturación. 

También permiten programar mantenimientos preventivos y correctivos de forma integrada. Y algo muy importante: mejorar la comunicación entre equipo de oficina, técnicos y clientes.  

En resumen, un software SAT sirve para ganar control, ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la calidad del servicio. Es el “comodín digital” que permite a las empresas de Asistencia Técnica atender a más clientes, con menos trabajo.

La diferencia principal entre un software SAT en la nube y un programa de gestión tradicional está en cómo se accede a la información, cómo se actualiza y cómo se trabaja con ella en el día a día.

Un programa de gestión SAT tradicional suele estar instalado en un ordenador o servidor local. Esto significa que solo se puede acceder desde el dispositivo donde está instalado y que cualquier actualización, copia de seguridad o cambio de configuración depende del equipo informático de la empresa. 

Además, los datos no se sincronizan automáticamente, lo que suele provocar retrasos, duplicidades o errores si varios departamentos trabajan sobre la misma información.

En cambio, un software SAT en la nube está siempre disponible desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet. Esto quiere decir que no necesitas “estar en tu ordenador” para acceder al programa, si no que accedes conectándote al programa online, mediante tu usuario y clave.

Además, toda la información se registra en tiempo real, lo que permite que técnicos, backoffice y supervisores trabajen sobre la misma información sin silos, duplicidades o los clásicos datos que no coinciden.  

Otra ventaja clave es la escalabilidad. Un software en la nube no requiere instalaciones complejas, ni grandes inversiones iniciales. Se paga una licencia mensual por usuario, así que cuando la empresa crece, solo hay que añadir un usuario nuevo a la suscripción, y listo. 

En resumen, un software SAT tradicional es como una agenda de papel: útil, pero limitada. Un software gestión SAT en la nube es como tener toda esa agenda digitalizada, online y colaborativa.

Un software de gestión SAT debe cubrir todo el ciclo del servicio técnico: desde la asignación del técnico a la OT, hasta el envío del parte de trabajo al sistema de facturación. Y cada paso intermedio. 

Pero lo más importante es que debe hacerlo adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa SAT, sin añadir más complejidad.

Una de las funcionalidades estrella del software SAT de Praxedo es la creación y planificación de órdenes de trabajo. Esto incluye asignarlas automáticamente mediante un algoritmo de IA, que tiene en cuenta la disponibilidad, la ubicación y la especialización de cada técnico.

Gracias a la IA, el software SAT de Praxedo crea agendas optimizadas en segundos, analizando las limitaciones operativas, la carga de trabajo y los tiempos de viaje entre las diferentes asistencias para diseñar la ruta más rentable. 

Un buen software SAT también debe permitir la gestión de mantenimientos programados y preventivos, de forma integrada para que los contratos de mantenimiento nunca se pasen de plazo.

Existen muchas más funcionalidades importantes: envío de comunicaciones automáticas a los clientes, generación de informes, creación de rutas inteligentes, portal web de autocita, gestión de inventario de piezas o planificación cartográfica.

Pero si hay una funcionalidad que realmente marca la diferencia, es el seguimiento en tiempo real del trabajo de los técnicos. Gracias a la geolocalización, el software SAT de Praxedo permite visualizar dónde está cada técnico, qué está haciendo, desde cuándo, y con qué nivel de carga. 

Todo en una única vista. 

Además, se pueden configurar indicadores de rendimiento personalizados, para que el planificador pueda detectar desviaciones sobre la planificación del día y tomar decisiones rápidas antes de que se conviertan en un problema.

También es clave que el software sat agilice la facturación. En este sentido, Praxedo permite recoger la firma digital del cliente y enviar el parte a facturación ipso facto. Gracias a esta funcionalidad, nuestro cliente Grupo LT ha reducido en 20 días su plazo de facturación. 

Además, un software de gestión SAT eficiente debe generar automáticamente informes de servicio en PDF, con fotos, firmas, referencias geolocalizadas y todo lo necesario para dejar constancia clara del trabajo realizado. 

Estos documentos se envían al cliente al instante, mejorando la imagen de marca y reduciendo el riesgo de discrepancias posteriores. ¿Otro ejemplo? La empresa SAT Cepitelli ha reducido en un 50% las disputas con los clientes desde que empezó a trabajar con Praxedo

En resumen, un buen software SAT no solo organiza tareas. También ayuda a anticiparse a los problemas, ahorrar tiempo, reducir errores y ofrecer un mejor servicio a los clientes. 

Vamos a verlo con un ejemplo práctico. Imaginemos que un cliente llama con una asistencia urgente. Con un sistema de gestión de órdenes de trabajo tradicional, empieza la cadena de llamadas, los partes en papel, la falta de visibilidad y los retrasos. 

Con un software SAT como Praxedo, todo fluye como la seda.

• El planificador recibe la solicitud y, desde el cuadro de mando, ve en tiempo real dónde están los técnicos, qué están haciendo y cuál tiene disponibilidad. 
• En un par de clics, asigna la orden de trabajo al técnico más cercano. 
• Al instante, el técnico recibe en su app móvil una notificación con todos los detalles: ubicación, tipo de asistencia, historial del cliente y documentación técnica.
• Cuando el técnico sale de camino, el cliente recibe automáticamente un SMS con la hora estimada de llegada. 
• Al llegar, el técnico sabe exactamente lo que tiene que hacer. Y si surgen dudas, puede usar la funcionalidad de videoasistencia para consultar a un compañero o supervisor sin perder tiempo.
• Una vez completado el trabajo, el técnico recoge la firma del cliente directamente desde el móvil, añade fotos, completa el parte y lo envía.
• Automáticamente, la información llega al departamento de facturación, al cliente por email y se integra en el ERP de la empresa. El técnico no tiene que volver a la oficina ni entregar nada en papel.
• Mientras tanto, el sistema ha reorganizado el resto de asistencias del día del técnico, teniendo en cuenta los SLA acordados con otros clientes. Así, la urgencia no genera caos.

En resumen, con Praxedo cada orden de trabajo nueva se integra en el ciclo de asistencias de forma controlada. Porque un buen software SAT no solo organiza el día a día, también apaga fuegos… antes de que quemen al equipo.

Sí…. pero no. Aunque a menudo se utilizan como sinónimos, un ERP SAT, un CRM SAT y un software SAT exactamente no son lo mismo.  Y entender sus diferencias es clave para elegir bien qué necesita tu empresa.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que permite gestionar procesos administrativos y financieros: facturación, contabilidad, compras, recursos humanos, etc. Son el núcleo de la gestión interna. Y algunos ejemplos conocidos son SAP, Sage o Microsoft Dynamics Business Central.

Un CRM (Customer Relationship Management), está enfocado en la gestión de la relación comercial con los clientes: seguimiento de oportunidades, acciones de marketing, atención al cliente, histórico de interacciones… Herramientas como Salesforce, HubSpot o Zoho CRM son grandes ejemplos en esta categoría.

¿Y el software SAT? A diferencia de los anteriores, un software SAT como Praxedo está 100% centrado en la gestión operativa del servicio técnico. Es decir: planificación de órdenes de trabajo, asignación de técnicos, partes digitales, mantenimientos programados, trazabilidad, geolocalización, firma digital… Todo lo necesario para que el servicio técnico funcione como un reloj. 

Y si nos ponemos técnicos, podríamos decir que un software SAT entra dentro de la categoría FSM (Field Service Management), es decir, programas diseñados para gestionar servicios técnicos desplazados sobre el terreno.

La confusión viene porque muchas veces, al hablar de software, no se controla mucho y se meten todas las siglas en el mismo saco. Así que cuando una empresa dice que busca un “ERP SAT” o un “CRM SAT”, lo que realmente quiere es una solución para que su servicio técnico funcione mejor. Y ahí es donde entra Praxedo.

Claro que sí. Y no solo es posible: es una de las grandes ventajas de trabajar con un software SAT como Praxedo. La integración con el ERP o CRM de la empresa permite que toda la información fluya entre áreas sin silos de información, duplicidades, ni errores.​

Praxedo ofrece conectores listos para usar con los principales ERPs y CRMs del mercado: SAP, Sage X3, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Salesforce, entre otros. 

Además, ofrece una API abierta para poder integrarlo con cualquier otro sistema o desarrollo a medida que utilice la empresa. Todo pensado para que el nuevo software SAT se integre en el flujo de trabajo y herramientas anteriores, y no al revés.

¿Y qué significa esto en la práctica? Que cuando se crea una orden de trabajo en el ERP, esta se vuelca automáticamente en Praxedo. Una tarea eliminada.

Y cuando el técnico cierra el parte de trabajo, los datos recogidos vuelven a volcarse en el ERP sin que nadie tenga que transcribir nada a mano. Se acabó la aburridísima tarea de gestionar los partes de trabajo en papel.  

Estas integraciones entre el CRM, el ERP y el Software SAT no solo eliminan tareas manuales, sino que evitan errores, y aceleran plazos. 

¿Un ejemplo real? La empresa SAT Kbane ha incrementado su productividad en un 40% gracias a las integraciones de sus programas de gestión con Praxedo.

No es que sea facilísima, es que la van a adorar. La app SAT móvil de Praxedo está diseñada pensada para ser fácil de usar por los equipos técnicos con o sin experiencia previa en el uso de herramientas digitales.  Su interfaz es muy intuitiva y centrada en facilitar el trabajo, no en añadir pasos innecesarios.

Desde su smartphone, el técnico accede a su agenda, consulta la información de cada asistencia, recibe notificaciones push si hay cambios, y puede completar el parte directamente desde la app SAT. 

Añadir fotos, recoger la firma del cliente o cerrar la orden de trabajo es cuestión de segundos.

La app funciona incluso sin conexión a internet, lo que permite seguir trabajando en zonas sin cobertura y sincronizar los datos más tarde. 

Además, es compatible con la mayoría de dispositivos del mercado: Android a partir de la versión 4.2 e iOS desde la versión 10.0.

El proceso de instalación también es facilísimo: cuando un nuevo técnico entra en el equipo, solo tiene que descargar la app desde Google Play o App Store, introducir las claves de acceso y empezar a trabajar. 

Esto aplica tanto a técnicos en plantilla como a subcontratistas externos que necesiten estar conectados y coordinados con la empresa SAT.

Los técnicos adoran la experiencia de usuario de Praxedo. Y prueba de ello es su valoración en plataformas independientes como Capterra, donde la aplicación alcanza una puntuación de 4,6 sobre 5, basada en opiniones reales de usuarios.