Software para empresas de alquiler de maquinaria: Garantice la entrega de máquinas en el sitio, fecha y hora solicitada

Uno de los principales retos de las empresas de alquiler de maquinaria es ser capaces de satisfacer las expectativas de sus clientes. Hacer cuadrar diferentes trabajos en diferentes ubicaciones con una flota limitada puede llegar a ser una labor realmente complicada. La maquinaria debe ser entregada a tiempo y garantizando su seguridad, es por ello que su revisión después de cada trabajo es fundamental. Para los gestores de actividades de alquiler y mantenimiento de maquinaria, supone una gran ventaja ser capaces de entender dónde se encuentra cada máquina y cuando están planificadas las entregas y recogidas, además de otras actividades como puede ser el mantenimiento. Todo esto puede ser muy sencillo con un software para empresas de alquiler de maquinaria. 

Una planificación eficiente de todo el servicio podrá permitir a la empresa asumir un volumen mayor de negocio sin poner en riesgo la calidad del servicio.

Guía Práctica para empresas de alquiler de maquinaria y equipos.

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Planificación y gestión de los servicios de campo en una empresa de alquiler de maquinaria

Las características particulares del negocio del alquiler hacen que las empresas del sector necesiten soluciones tecnológicas flexibles y capaces de responder a las particularidades de su negocio. Con muchas variables a tener en cuenta, la gestión del alquiler puede volverse realmente compleja sin el apoyo de la solución tecnológica adecuada. 

La optimización de los procesos de negocio pasa por su estandarización y digitalización a través de un software para empresas de alquiler de maquinaria que permita organizar y planificar las actividades clave del negocio. 

Software para empresas de alquiler de maquinaria

Cuando hace unos años se comenzaba a hablar de digitalización las empresas se embarcaron en la compra y contratación de soluciones que les ayudasen a gestionar su back office, es decir, finanzas y administración. Es cierto, que se trataban de las áreas más ineficientes debido al volumen de documentos que gestionaban. 

Hoy en día, la mayoría de las empresas ya cuentan con estos sistemas, que les han permitido ver los beneficios de la tecnología en la optimización de los procesos, eliminando el papel y mejorando las operaciones. 

Una solución de gestión de servicios de campo, permite a las empresas con trabajadores sobre terreno, fuera de oficina, gestionar y planificar su servicio de forma eficiente, obteniendo grandes ganancias en productividad y calidad del servicio. 

Para las empresas de alquiler de maquinaria sus trabajos de campo implican la gestión de máquinas y equipos para garantizar entregas, recogidas y el correcto funcionamiento de todos sus activos. 

¿Cómo ayuda un software para empresas de alquiler de maquinaria en las áreas mencionadas? A continuación detallamos algunas de las oportunidades que ofrece una solución de gestión de servicios de campo para el sector: 

Gestión de entregas 

Un cliente llama, solicita un servicio y la empresa debe reservar la máquina y además garantizar su entrega en el sitio definido. 

Este proceso es realmente sencillo con la tecnología adecuada. Los equipos de oficina solo tendrán que identificar la máquina, asignar una actividad de entrega en el calendario y vincularla a la persona encargada de llevarla hasta la localización del cliente. 

Además, podrá acceder a las diferentes localizaciones del cliente o bien vinculando los datos con el software CRM o bien cargando esta información en la solución de gestión de servicios de campo. 

Gracias a la centralización de toda la información, es sencillo entender la planificación de los trabajos y mejorar la trazabilidad de las actividades.

Gestión de recogidas

Tras haber estado en la localización del cliente realizando el trabajo, llega el momento de recoger la máquina, no sin antes, comprobar su estado. A través de formularios digitales predefinidos, los operarios pueden hacer la revisión de forma rápida desde su móvil, completando casillas de verificación e incluso añadiendo fotografías al informe. 

Esta información, es validada por el cliente, y llega de forma instantánea al equipo de administración, quien rápidamente puede facturar el trabajo. 

Planificación de mantenimiento y reparaciones

Gracias a la visibilidad que ofrece una software para empresas de alquiler de maquinaria como puede ser una solución de gestión de servicios de campo, los equipos de administración pueden responder a las incidencias rápidamente. Cuando un cliente llama, solamente tienen que comprobar la agenda, ver dónde está la máquina, cómo fue entregada y asignar un técnico en base a su disponibilidad y habilidades. 

Esto supone una gran ganancia para el negocio. Los equipos ofrecen una imagen más profesional a los clientes, quienes gracias a una respuesta rápida estarán satisfechos con el servicio. 

Seguridad Operadores

Muchas máquinas para su uso requieren que se cumplan protocolos de seguridad estrictos. El cumplimiento de los mismos debe ser registrado en los informes de trabajo y eso manualmente puede sufrir muchas imprecisiones. 

Gracias a las soluciones de gestión de servicios de campo, pueden crearse fácilmente formularios accesibles desde el smartphone que permitan verificar las normas de seguridad y además que se reflejen dentro de la actividad, para que en caso de que surja alguna complicación quede reflejado el cumplimiento de la normativa. 

Agilidad en la facturación

La facturación de los servicios de alquiler conlleva frecuentemente muchas idas y venidas con los clientes. A veces, debido a la falta de control, hay malentendidos, falta de información e incluso litigios que no sólo complican el trabajo a los equipos de administración sino que suponen un gran desgaste para el negocio. 

Una de las mayores ventajas de una solución de gestión de servicios de campo es la centralización de la información. Gracias a los procesos digitales todos los datos del trabajo son accesibles y pueden ser comprobados, incluso a través de fotografías como indicamos anteriormente. 

Las soluciones de gestión de servicios de campo para el sector de alquiler de maquinaria ofrecen grandes ventajas a las empresas, facilitando enormemente la gestión de sus procesos y aportando mayor control y eficiencia.