Software Gestión de Reparaciones: Qué es y cómo dar en el clavo
La gestión de reparaciones en una empresa de servicio técnico va mucho más allá de arreglar averías. Desde que se atiende la solicitud del cliente hasta que se factura el trabajo realizado, existen muchas pequeñas tareas que deben hacerse bien para que el negocio sea rentable. Atrás quedaron los días en que alguien de la oficina se agobiaba recibiendo un montón de peticiones de clientes, y después llamaba a los técnicos de cada zona para que se pusieran en marcha con la reparación.
También forman parte del pasado los partes de trabajo en papel, que había que completar, entregar en oficina, transcribir y archivar. Hoy en día, la gestión de las reparaciones ya es un proceso 100% digital, gracias a los modernos software de gestión que ahorran un montón de tiempo y dinero a las empresas SAT.
Pero, ¿qué es esto de digitalizar la gestión de reparaciones? Siga leyendo este artículo para descubrir qué son los software de gestión de reparaciones, cuáles son sus funcionalidades imprescindibles y algunos consejos para dar en el clavo con la elección.
¿Qué es un software de gestión de reparaciones?
Un software de gestión de reparaciones es una herramienta digital diseñada para optimizar la planificación, seguimiento y ejecución de las tareas diarias del equipo técnico.
Este tipo de software permite gestionar:
- Mantenimientos correctivos: averías con urgencia de distinto grado.
- Mantenimientos planificados: como revisiones periódicas dentro de planes de mantenimiento o instalaciones de equipos.
Pero, ¿quién usa realmente este software dentro de una empresa de servicio técnico? La respuesta es: todos.
- El equipo de backoffice lo utiliza para asignar y planificar las órdenes de trabajo, asegurándose de que cada técnico tenga una agenda clara y bien organizada.
- Los técnicos, consultan y completan sus partes de trabajo de forma digital en su smartphone, ahorrando muchísimo tiempo.
- Y los responsables de área utilizan el software para supervisar el trabajo de campo, generar informes y validar la facturación.
En resumen, un software de gestión de reparaciones es como la navaja suiza de un departamento técnico: útil en cualquier ocasión, fácil de utilizar por todos y simplemente indispensable una vez que la llevas en el bolsillo.
9 funcionalidades clave para la gestión de reparaciones
Existen muchos software de gestión de reparaciones en el mercado, pero nosotros vamos a hablar del líder y del que mejor conocemos: Praxedo.
Estas son las funcionalidades del programa más valoradas por los equipos de servicio técnico:
- Asignación de reparaciones: El software selecciona al técnico ideal para cada orden de trabajo, basándose en sus habilidades, ubicación y carga de trabajo.
- Programación de agendas: Planifica de forma inteligente las tareas de los técnicos, combinando mantenimientos correctivos y programados, para respetar SLAs, evitar tiempos muertos y reducir desplazamientos.
- Órdenes de trabajo digitales: El equipo de backoffice puede crear órdenes de trabajo personalizadas por tipo de reparación, equipos o clientes. Sin necesidad de conocimientos técnicos, se pueden diseñar plantillas, incluir campos multimedia y asociarlas a cada tarea.
- App para técnicos: Los técnicos reciben toda la información que necesitan en su smartphone: rutas, órdenes de trabajo, historial de asistencias y ubicación de clientes, eliminando la necesidad de utilizar cualquier otra herramienta para sus tareas de gestión.
- Geolocalización Gracias al GPS de la app móvil, es posible saber la ubicación de cada técnico en tiempo real. Esto permite una mejor coordinación y gestión de reparaciones urgentes, ya que desde oficina se puede detectar el técnico más cercano a cualquier cliente, de un vistazo.
- Recogida digital de la firma de cliente: Es imprescindible que un software de gestión de reparaciones permita que los clientes validen el trabajo al instante, firmando directamente sobre smartphone del técnico y acelerando el ciclo de facturación.
- Notificaciones automatizadas: El técnico ya va de camino? El cliente recibe un SMS automático. ¿Hay que gestionar una reparación urgente? El técnico asignado recibe una notificación push en su móvil. Adiós a los WhatsApp, llamadas y malentendidos.
- Gestión de inventarios: Los técnicos pueden controlar el inventario de repuestos, asegurando que siempre tengan lo necesario para realizar su trabajo. Al finalizar, registran los materiales utilizados directamente en su app, permitiendo un control de inventario preciso.
- Cuadros de mando: Uno de los talones de Aquiles en la gestión de reparaciones es medir los indicadores de negocio. Por eso, es crucial que el software proporcione KPIs como el tiempo medio de reparación, la tasa de cumplimiento del servicio y la productividad por técnico.
Estas funcionalidades son solo el principio. Los software de gestión de reparaciones modernos, como Praxedo, incluyen además videoasistencia, portal web para clientes, visualización cartográfica, programaciones recurrentes, gestión de máquinas y más, para que el trabajo diario sea coser y cantar.
3 secretos para acertar con la elección de un software de reparaciones
Ahora que ya tenemos claras las funcionalidades que debemos esperar de un software de gestión de reparaciones, viene la siguiente pregunta: ¿qué más criterios debemos tener en cuenta para dar en el clavo con la elección?
Aquí van tres claves infalibles para tomar la mejor decisión.
1. Programa SaaS en la nube
Un programa SaaS (Software as a Service) en la nube es similar a servicios como Netflix o Spotify. Este tipo de software no se instala en el dispositivo del usuario, sino que se accede a él a través de la nube. Esto elimina la necesidad de instalaciones en el dispositivo y garantiza que siempre se esté utilizando la última versión del software sin necesidad de actualizaciones manuales.
Además, si un nuevo técnico se une al equipo, solo hay que dar de alta un nuevo usuario para comenzar a trabajar de inmediato.
¡Consejo! Es importante asegurarse de que el software también funcione sin conexión a internet, ya que muchas reparaciones se realizan en zonas con mala cobertura. Por ejemplo, Praxedo permite que su software siga operativo offline, sincronizando los datos cuando la conexión se restablezca.
2. Integración con sistemas ERP y CRM
Es fundamental que el software de gestión de reparaciones se integre bien con otros programas ERP, CRM o sistemas de ticketing de la empresa. Esta integración evita los silos de datos entre departamentos, permitiendo que todo el mundo trabaje con información coherente y actualizada, para reducir los errores.
Además, conectar el software de reparaciones con el ERP elimina la necesidad de transcribir los partes de trabajo, ahorrando muchas horas de trabajo manual y permitiendo iniciar automáticamente la facturación a los clientes.
Soluciones como Praxedo destacan en este aspecto al ofrecer integraciones fluidas con una amplia gama de conectores API para sistemas ERP y CRM.
3. Solución específica para equipos técnicos
Nuestro último consejo es evitar programas generalistas y apostar por software diseñados específicamente para la gestión de reparaciones.
Así se evita pagar por funcionalidades de más, que realmente no se necesitan para equipos de servicio técnico. Y a la vez, se garantiza contar con un programa que va como anillo al dedo a las necesidades de la empresa.
Praxedo, por ejemplo, es reconocida como una de las mejores soluciones de software SAT del mundo por Gartner, una firma independiente que destaca su rápida implementación, bajo coste y fácil integración con otras herramientas. Además, cuenta con excelentes valoraciones y reseñas de usuarios en Capterra, donde se destaca su atención al cliente y facilidad de uso.
Contáctenos ahora para obtener más información y beneficiarse de nuestras dos décadas de experiencia ayudando a empresas de gestión de reparaciones a digitalizar sus procesos.