Software FM: 8 preguntas frecuentes con respuesta

El Software FM es la clave para que las empresas de Facility Management afronten con éxito un sector en plena transformación digital. Con clientes cada vez más exigentes y la presión por mantener la rentabilidad, contar con una herramienta que simplifique la gestión y optimice recursos en las empresas de Facility Management se ha vuelto imprescindible.

Pero, ¿qué son exactamente los Software FM? ¿Qué funcionalidades ofrecen? ¿Cómo impactan en los costes y la fidelización de clientes? ¿Y qué papel juega la inteligencia artificial en todo esto?

Si alguna de estas preguntas le resulta familiar, está en el lugar correcto. 

Siga leyendo para encontrar respuesta a las 8 dudas más comunes sobre el software FM.

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1. ¿Qué es el Software FM?

El Software FM es una herramienta diseñada para optimizar la gestión de todas las tareas relacionadas con el Facility Management. Desde la planificación y programación de actividades como mantenimientos, limpiezas o reparaciones, hasta la supervisión del trabajo de técnicos y subcontratistas, este tipo de software permite gestionar cada tarea desde un único lugar.

En esencia, el Software FM digitaliza, automatiza y centraliza las tareas del día a día, tanto del equipo de oficina, como del técnico.

2. ¿Qué funcionalidades son indispensables en un Software FM?

Un buen Software FM debe ser mucho más que una herramienta de organización. Las funcionalidades clave de estas soluciones están diseñadas para digitalizar por completo los procesos de gestión, desde la recepción de solicitudes de servicio hasta la facturación.

Entre las características indispensables destacan:

• Creación ágil de órdenes de trabajo: en solo un minuto, puede generar órdenes digitales personalizadas.
• Planificación automática: contratos de mantenimiento organizados de forma inteligente.
• Rutas optimizadas: recorridos más eficientes que ahorran tiempo y costes de desplazamiento.
• Gestión de urgencias en tiempo real: asignación instantánea a la persona del equipo más adecuado según su especialidad, ubicación y disponibilidad.
• Localización GPS de técnicos en tiempo real. 
• Control de SLU para garantizar el cumplimiento contractual con clientes.
• App móvil integrada: información centralizada para los técnicos en una sola herramienta.
• Integración con otros sistemas: compatibilidad con CRM, ERP y plataformas de ticketing para una gestión sin interrupciones.

En definitiva, un Software FM convierte lo complejo en sencillo y lo manual en automático, haciendo que la gestión sea, literalmente, pan comido.

3. ¿Qué ventajas ofrece el Software FM para las empresas de Facility Management?

Un Software FM transforma la gestión diaria, optimizando el trabajo tanto en la oficina como sobre el terreno y mejorando los resultados del negocio.

• Para la oficina: Los Facility Managers pueden supervisar y organizar todas las tareas desde un único panel de control. Esto significa mayor visibilidad, automatización de procesos y ahorro de tiempo.
• Para los técnicos: Todo lo que necesitan está en una app móvil. Adiós a las interminables llamadas y correos, y hola a un trabajo más eficiente y ordenado.
• Para el negocio: Reduce costes operativos, acelera la facturación y mejora la experiencia del cliente, fidelizándolo con la empresa.

En definitiva, el Software FM ayuda a todos: negocio, trabajadores y clientes permitiendo que el día a día, simplemente fluya.

4. ¿Cómo impulsa el Software FM la rentabilidad del negocio?

La clave del Software FM está en su capacidad para optimizar cada proceso, desde la ejecución hasta la facturación.

• Facturación más rápida: Los partes de trabajo digitales permiten iniciar el ciclo de cobro inmediatamente, reduciendo los tiempos de espera y mejorando el flujo de caja.
• Decisiones basadas en datos: Acceso a indicadores clave de rendimiento (KPIs) como rentabilidad por cliente o tiempo empleado en cada tarea, lo que facilita la mejora continua.
• Mayor capacidad operativa: Automatizar tareas y planificar sin tiempos muertos permite atender a más clientes con los mismos recursos.

5. ¿Qué sectores pueden beneficiarse del Software FM?

Un Software de Facility Management multiservicio es una solución versátil que se adapta a las necesidades de múltiples sectores en el ámbito del Facility Management:

• Mantenimiento de edificios: oficinas, centros comerciales, complejos residenciales o sedes públicas.
• Servicios de limpieza profesional y gestión de residuos.
• Protección integral contra incendios
• Gestión multiservicios para empresas que combinan limpieza, seguridad, jardinería u otros servicios.
• Domótica y mantenimiento en edificios inteligentes
• Empresas de seguridad electrónica y alarmas
• Mantenimiento de accesos y movilidad: puertas, ascensores, escaleras mecánicas
• Servicios técnicos especializados: Climatización, electricidad, ascensores, etc.
• Mantenimiento industrial: Fábricas y plantas de producción.

Desde planificar agendas, a crear órdenes de trabajo digitales, permitir la facturación al cliente in-situ o calendarizar revisiones obligatorias. Los software FM de última generación dan respuesta a todas las áreas del Facility Management.

6. ¿Ha llegado la inteligencia artificial al Software FM?

¡Por supuesto! La inteligencia artificial está revolucionando el Software FM. Un ejemplo práctico es el módulo SmartScheduler de Praxedo, que utiliza algoritmos avanzados para asignar tareas en segundos, considerando factores como:

• Especialidad profesional.
• Plazos y acuerdos con clientes.
• Carga de trabajo y distancias entre ubicaciones.

Esto permite planificar de manera más eficiente, aumentar la productividad y garantizar que cada tarea se asigne a la persona adecuada en el momento oportuno.

La IA no solo agiliza el trabajo diario, también eleva los estándares de gestión en Facility Management, convirtiéndose en una herramienta indispensable.

7. ¿Qué ejemplos prácticos demuestran el impacto del Software FM?

Los resultados hablan por sí mismos. Empresas como MGC Limpieza lograron duplicar su facturación en un año, aumentar su productividad en un 50% y eliminar errores al 100% gracias al Software FM de Praxedo.

Por su parte, Aurion ha reducido un 40% el tiempo de facturación y ganado 15 minutos de productividad por técnico en cada servicio. Además, sus Facility Managers ahora disponen de 4 horas semanales extra gracias a la automatización de tareas.

Estos casos son una prueba clara de cómo el Software FM consigue resultados impactantes en la rentabilidad de las empresas.

8. ¿Cómo implantar un Software FM en mi empresa?

La implementación de un Software FM comienza con una decisión clave: elegir la herramienta adecuada. Para ello, recomendamos valorar estos aspectos:

• Necesidades específicas de su negocio: Identificar los desafíos principales a resolver, como la planificación de rutas, la gestión de subcontratistas o la digitalización de procesos administrativos.
• Facilidad de uso: Un buen Software FM debe ser intuitivo tanto para backoffice como para el equipo en el terreno.
• Capacidad de integración: Asegurarse de que el software puede conectarse con los sistemas actuales, como ERP o CRM, para un flujo de trabajo completamente integrado.
• Escalabilidad: Elegir una solución que pueda crecer con el negocio y adaptarse a sus futuras necesidades.

Praxedo es un software de Field Service Management que responde a las necesidades de gestión de las empresas de Facility Management siempre y cuando sus técnicos se desplacen a diferentes propiedades. 

Con más de 1.500 clientes y 65.000 usuarios en todo el mundo, Praxedo ha demostrado ser una herramienta clave para marcar la diferencia en eficiencia y competitividad.

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