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Software de gestión reparaciones: la herramienta para el desarrollo inteligente del servicio técnico
Cuando hablamos de éxito empresarial siempre destacan como elementos indispensables partir de una buena idea de negocio, disponer del capital necesario para emprender, encontrar a los mejores profesionales para crear un buen equipo humano y, también, contar con una dosis de suerte. Sin embargo, como decía Samuel Goldwyn, “la suerte es el sentido de reconocer una oportunidad y la capacidad de aprovecharla”. Goldwyn, cofundador de Metro-Goldwyn-Mayer, atribuía a la toma de decisiones inteligentes el gozar de una mayor fortuna algo, que, sin duda, han de tener en mente todos los gestores empresariales. Y esta capacidad de decidir de forma estratégica parte de contar con medios que ayuden a la gestión. Las empresas dedicadas a servicio técnico no son ajenas a ello; contar con un software de gestión de reparaciones que permita una gestión efectiva del servicio técnico les aportará agilidad y visibilidad para la toma de decisiones, algo vital para generar esa pizca de la llamada “suerte”.
¿Qué es un software de gestión de reparaciones y mantenimiento?
La introducción de la tecnología ya no es algo que se pueda obviar en la gestión de los negocios. Muchas PYMES y autónomos aún tienen cierta resistencia al cambio; sin embargo, han de contemplar las herramientas técnicas no como un elemento que les suponga un obstáculo sino como una ayuda para mejorar su forma de trabajar.
En primer lugar, ayuda a tomar decisiones, basándose en datos, más allá de meras intuiciones. Toda empresa cuenta con un número incontable de datos, desde los relativos a clientes como los de nuevos pedidos, facturación o asignación de tareas de los empleados. Sin embargo, si están desordenados y no se puede acceder a ellos de forma fácil, no sirven de mucho. Contar con herramientas de software que ayuden a convertir los datos en información de valor aporta una ventaja competitiva de toda empresa, sea del tamaño que sea, frente al mercado a la competencia.
Además, puede contribuir a la mejora de la satisfacción del cliente. Por ejemplo, en el sector de los servicios de campo, contar con un software de gestión de reparaciones es fundamental para conocer de forma concreta las necesidades de los clientes, ofrecer un servicio ágil y garantizar una comunicación fluida con ellos para, por ejemplo, darles a conocer el estado de su reparación o el proceso de facturación. Contar con herramientas tecnológicas aporta también una imagen de profesionalidad, de modernidad y vanguardia, algo que será apreciado muy positivamente por los clientes.
Por otro lado, toda empresa se debe enfocar en un objetivo: ser rentable. Y, para ello, ha de maximizar sus ingresos mientras reduce los gastos innecesarios. Introducir distintos tipos de software, adecuados para diferentes tareas, ayuda a mejorar los procesos de gestión, lo que conlleva ahorros de tiempo y de dinero.
Y, no menos importante, ayuda en la gestión de la base de clientes, con el fin de mejorar las relaciones con ellos.
¿Qué ventajas específicas aporta un software de gestión de reparaciones?
Las empresas o profesionales que se dediquen a los servicios de campo se enfrentan a múltiples retos diarios más allá de los comunes a toda empresa. Podrían destacarse dos fundamentales: por un lado, han de manejar clientes que, por un lado requieren servicios preventivos, pero, por otro plantean reparaciones que, a menudo son urgencias, lo que hace necesario una flexibilidad de las tareas y una respuesta rápida. Por otro, cuentan con un equipo humano que trabaja sobre el terreno y con los que hay que mantener una comunicación constante para asegurar que el trabajo diario, las reparaciones, salen adelante (y de la forma más eficiente posible). Por ello, es fundamental contar con herramientas que ayuden a los responsables de la compañía a gestionar sus activos de la forma más inteligente y rentable posible. Entre sus ventajas están:
- Mejora de la calidad del servicio: un software específico para servicios de campo, como el que ofrece Praxedo, ayuda a planificar las rutas de los técnicos, con lo que se consigue un aumento de su productividad y una respuesta al cliente más ágil, lo que redunda en una mayor satisfacción, ya que verán que la avería que ha reportado tiene una solución en el tiempo que espera.
- Desarrollo del negocio: optimizar el tiempo de los técnicos hace que estos puedan realizar su trabajo sin prisas, con lo cual, por un lado, logra la fidelidad del cliente, que aprecia el interés y la tarea bien hecha y, por otro, da al equipo un tiempo precioso para poder desarrollar su faceta comercial y proponer servicios adicionales a los clientes. Una simple reparación sencilla puede derivar en un contrato comercial para realizar una nueva instalación, por ejemplo.
- Ayudar a la facturación: la rentabilidad de una empresa pasa por el mantenimiento de clientes y la incorporación de otros nuevos a los que dar servicio. Sin embargo, hay un hecho muy evidente que hace que la tesorería de la compañía esté protegida: facturar y cobrar los servicios que ya se han prestado. Parece algo obvio pero, sin una herramienta que ayude a automatizar tareas, la facturación depende de partes escritos en papel tras finalizar la reparación, de escritura a mano y de viajes de los técnicos a la oficina con una recurrencia no fija. Consecuencia: los papeles se pueden perder, no entenderse, etc. lo que complica mucho una facturación fiel a la realidad.
- Motivar a los empleados: uno de los obstáculos que se dan de forma específica en el área del servicio técnico es la falta de profesionales cualificados. Por ello, cuando se cuenta con un equipo profesional y cuyos miembros cooperan es fundamental retenerlos. Ver que desarrollan mejor sus tareas, en menos tiempo y que evitan viajes en vano a la oficina, por ejemplo, para comprobar el stock de material de reparación es positivo para su visión del puesto de trabajo. Aportarles herramientas que les ayuden en su día a día es una forma de valorarlos y de hacer que perciban su trabajo como más confortable.
Si, como decía Samuel Goldwyn tener suerte se basa en el simple -y complicado- hecho de saber reconocer una oportunidad cuando esta se presenta, es realmente sencillo aprovechar las posibilidades que nuevas tecnologías, como un software de gestión de reparaciones, pueden aportar a las empresas que se dedican a los servicios de campo.
