Software CMMS: gestión inteligente de datos para optimizar los procesos de negocio 

Hace años, la información de cualquier empresa se almacenaba en miles o en cientos de miles de documentos en papel. Sobre empleados, clientes, proveedores, costes, ingresos… Había muchos datos disponibles, pero la realidad es que eran poco prácticos y, desde luego, de difícil y lenta consulta. Con el tiempo, el método mejoró gracias a las hojas de cálculo pero, aunque la información estaba informatizada, estaba esparcida en distintos archivos, por lo que seguía existiendo cierta dificultad para la extracción y uso de la información que contenían. Ahora, existe una opción mucho más práctica y que ayudará a tomar decisiones de negocio que realmente ayuden a mejorar la relación con los clientes y la cuenta de resultados: utilizar un software CMMS.

Guía Definitiva para deshacerse de las órdenes de trabajo en papel en 5 pasos

Descargar Guía Ahora

¿Qué es un software CMMS?

Un CMMS (Computerized Maintenance Management Software o software de gestión de mantenimiento computarizado), también llamado GMAO, tiene la función de centralizar la información relativa al mantenimiento, facilitando así los procesos.  Es una herramienta tecnológica que ayuda a una empresa en la gestión de sus labores de mantenimiento, como la gestión de sus activos, seguir las órdenes de trabajo o programar las tareas de mantenimiento. 

Su uso no es exclusivo de un sector concreto, sino que se puede utilizar desde para la gestión de fábricas, como de plantas de generación de energía, construcción o servicios de campo.  

El eje sobre el que se basa el CMMS es la base de datos, que contiene información organizada sobre los activos a mantener, el equipo humano destinado a ello y los recursos necesarios para llevar a cabo esta labor. 

¿Para qué sirve un software CMMS?

Utilizar un CMMS ayuda a automatizar gran parte de la gestión de mantenimiento en múltiples sectores. En concreto, ayuda en tareas como:

• Gestión del equipo humano: Entre otros, permite diseñar los equipos de trabajo, asignarles las tareas que les corresponde a cada uno y organizar los turnos. 
• Gestión de los activos, equipos y stock: En el sector de los servicios de campo es fundamental saber dónde están los equipos de los clientes de los que hay que realizar el mantenimiento, por ejemplo, las infraestructuras de las instalaciones de energías renovables o la flota de maquinaria industrial. La información que se puede extraer de un CMMS engloba datos como la ubicación de los activos, el fabricante del mismo, estadísticas e histórico de averías, entre otros. 
• Gestión de las órdenes de trabajo: El CMMS incluye información sobre la descripción de la orden de trabajo, si se trata de mantenimiento preventivo o correctivo, su nivel de urgencia y los técnicos y materiales necesarios para realizarlo. Gracias a estos datos, y a la gestión mediante el software, es posible automatizar las órdenes de trabajo, asignar determinados materiales necesarios para llevarlas a cabo y hacer el seguimiento. 
• Gestión del inventario: Realizar un correcto mantenimiento preventivo o una reparación depende, muchas veces, de la disponibilidad de los materiales para realizarlo, así como de determinadas piezas en stock. Es más, muchas veces no depende de la disponibilidad propiamente dicha, sino de conocer esta de forma actualizada y ágil. A ello puede ayudar el CMMS, así como a realizar un seguimiento del estado de almacenamiento, de la gestión de los proveedores y de los costes que supone.
• Creación de informes: Las decisiones estratégicas de cualquier negocio han de ser decisiones inteligentes, basadas en datos. Para ello, en el sector de los servicios de campo es importante contar con una visión general del negocio, con datos sobre el equipo humano disponible y sus costes asociados, información de los proveedores y del stock, así como de los activos.

¿Qué ventajas aporta un software CMMS a las empresas de servicios?

Como hemos visto, el CMMS puede ayudar a automatizar determinadas tareas. Pero, ¿qué aporta a la empresa? A continuación vemos 7 beneficios de utilizar este software:

• Visibilidad de las infraestructuras y activos: Poder acceder a información sobre los activos es fundamental para una gestión adecuada de las labores de mantenimiento y la previsión de las tareas encomendadas a los técnicos. 
• Seguimiento del trabajo en tiempo real: Es posible evaluar el progreso de un trabajo de campo, dónde está un técnico o qué activo necesita una reparación.
  
• Ahorro de tiempo: La capacidad de automatizar tareas como la solicitud de piezas de recambio o la calendarización de los turnos ayuda a ahorrar gran parte de la dedicación -en tiempo- que se necesitaría en caso de hacer estas labores de forma manual. Además, conlleva una agilización de los procesos, que repercute, entre otros, en la calidad que percibe el cliente.
  
• Reducción de errores y de costes: Contar con procesos automatizados es sinónimo de una disminución de los errores humanos que se pueden producir. Además, se mejora la productividad de los empleados (desde el técnico de campo hasta el responsable de organizar los turnos), con lo cual, se produce un ahorro de costes.
  
• Focalizarse en el servicio: Si la gestión de las tareas está automatizada, al igual que muchas labores administrativas, el empleado solo tiene que ocuparse de realizar lo que es el centro de su cometido: la parte técnica, olvidándose de tareas burocráticas que le restan tiempo de productividad. La capacidad de consultar datos de forma remota le evitan, además, desplazamientos a su oficina, lo que garantiza total movilidad.
  
• Proactividad: Adelantarse a las necesidades de los clientes es clave para una percepción positiva por parte de estos sobre la calidad de los servicios de campo. Si se cuenta con información actualizada y automatizada es posible ofrecer un enfoque proactivo en el que además, estén perfectamente coordinadas las necesidades en cuanto al equipo humano y a los materiales necesarios.
  
• Aumento de la seguridad en el trabajo: La improvisación lleva, a menudo, a cometer errores que, en ocasiones, van en contra de la seguridad de los trabajadores. La capacidad de previsión y de organizador lleva, de forma indirecta, a una mejora de las condiciones en las que los empleados realizan su actividad.

La soluciones de Field Service Management como Praxedo, son mucho más que un software CMMS, un FSM no solo se enfoca en las operaciones de mantenimiento y la longevidad de los activos, sino que también brinda características y beneficios que automatizan las operaciones diarias de los empleados y mejoran la comunicación con los clientes. 

Por ello, las empresas que estén buscando un CMMS deben analizar bien sus necesidades y entender las oportunidades de una solución que abarque la gestión de sus operaciones de principio a fin.