¿Qué es una API y para qué sirve en Field Services?

Las APIs han supuesto un verdadero cambio de juego en la digitalización de los negocios, permitiendo que los software empresariales se comuniquen entre sí de forma no solo extremadamente segura, sino también flexible y fácil.

En el caso del sector de los Field Services, las API permiten eliminar tareas administrativas y conectar los sistemas de información de los diferentes departamentos, consiguiendo que toda la empresa trabaje con los mismos datos.

Es por ello que la API es una palabra de moda hoy en día, pero la realidad es que fuera del ámbito de la programación no se sabe muy bien lo que significa realmente.

Si este es tu caso, sigue leyendo este artículo para descubrir sin tecnicismos qué es una API, cómo funciona, cuáles son sus aplicaciones y ejemplos de funcionalidades prácticas para Field Services.

Software de nicho “Best of breed” vs una solución integral ERP: Análisis de las ventajas para una empresa de servicios

Descargar Guía Ahora

¿Qué es una API?

API es la abreviación de las siglas Application Programming Interface (en español, Interfaz de Programación de Aplicaciones) y consiste en conjunto de protocolos de programación que permiten integrar dos aplicaciones de software.

Las APIs son útiles cuando en una empresa existen aplicaciones diferentes que necesitan interactuar entre sí para ser realmente eficaces. Consiguen que software diversos hablen entre sí e intercambien información, sin tener que preocuparse de los detalles técnicos de cómo hacerlo. 

Por ejemplo, en e-commerce puede emplear una API para conectar su página web con su software de gestión de almacén, logrando que cada pedido online recibido se descuente del stock de forma automática.

Cómo funciona una API

Una API funciona como un puente que permite que dos aplicaciones de software intercambien datos de forma recíproca, sin importar el lenguaje de programación con el que han sido creadas.

Gracias a las API los programadores ya no necesitan conocer los detalles del programa que quieren integrar, la API simplemente actúa como enlace de entrada a un software que no es de su propiedad.

La función de una API es intercambiar datos entre diferentes sistemas, pero el objetivo final es automatizar procesos manuales para ahorrar tiempo y evitar errores empresariales.

Por ejemplo, cuando un software de marketing recibe datos de un nuevo cliente potencial, una API puede enviar esta información automáticamente al CRM que lo califica y disparar el envío de un email de bienvenida. De esta forma se mejora la atención al cliente mientras se eliminan tareas administrativas de bajo valor. 

Para qué sirve una API

La transformación digital ha permitido que las empresas tengan acceso a cientos de herramientas de software diseñadas para simplificar tareas rutinarias.

En el caso de una empresa de servicios de campo, es habitual que cuente con:

• ERP (Enterprise Resource Planning), que sirve como que sirve como sistema central de gestión de la compañía.
• CRM (Customer Relationship Management), para gestionar la relación con los clientes. 
• FSM (Field Service Management), para digitalizar el ciclo completo de sus operaciones de campo. 
• WMS (Warehouse Management System), para gestión de almacén y cadena de suministro.

Una variedad de software desarrollados por terceros y construidos con tecnologías diversas que no conversan entre ellas.

Tradicionalmente, esto se traducía en una falta de eficiencia palpable en las tareas más cotidianas. Por ejemplo, si se modificaba un teléfono de contacto de un cliente en el FSM, este no se actualizaba de forma automática en el ERP y CRM. 

El resultado es que con el paso del tiempo, la empresa acababa trabajando con datos inconexos, llegando un momento en el que ni siquiera se tenía la certeza de cuál era la fuente de información fiable.

La solución pasaba por dos opciones. O el área de Sistemas programaba desarrollos a mano que permitieran integrar las diferentes aplicaciones, o la información se exportaba a archivos planos (csv, txt, xls, xml) con un formato neutral que permitiera cargarlo en otro sistema. 

Pero la realidad es que ninguno de las dos opciones era realmente fiable, rápida y sencilla. Y esa es la razón por la que nacieron las API.

¿Qué aporta la API? La razón de ser y beneficio central de una API es integrar dos software utilizando la mínima cantidad de recursos posibles gracias al uso de un código que ya está creado, probado y funcionando. 

API’s para Field Services

En el contexto de los servicios de campo, las empresas utilizan las API para conectar sus herramientas y sistemas con el fin de automatizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia.

Se pueden emplear API para interconectar el ERP con herramientas de ticketing, gestión de almacén, emailing o atención al cliente, pero sin duda, una de las integraciones más eficientes es con un software FSM.

Integrar un FSM como Praxedo con su ERP mediante API, consigue automatizar las siguientes tareas: 

• Transferencia automática de órdenes de trabajo creadas en el ERP a Praxedo para su planificación técnica.
• Importación y sincronización de todas sus bases de datos de forma automática, para trabajar con información unificada, eliminando cualquier intervención manual.
• Envío de los partes de trabajo completados y validados al ERP, adjuntándose de forma automática a la orden de trabajo generada inicialmente.
• Gestión de inventario de las piezas empleadas en el servicio para u facturación integral de las prestaciones y consumibles asociados.
• Activación del envío automático de facturas, reduciendo el plazo de cobro y ayudando a garantizar un flujo de caja positivo.

Y mucho más, ya que gracias a la API un software FSM como Praxedo puede interconectarse con ERP, CRM, terminales de pago, software de facturación, herramientas de ticketing o helpdesk.

Conclusión: APIs para Field Service, el futuro ya está aquí

Las API han llegado para quedarse. Permiten a las empresas de servicios de campo interconectar los software de sus diferentes departamentos reduciendo al mínimo los costes de desarrollo.

En Praxedo hemos desarrollado diversas API que ponemos a su disposición para establecer una conexión segura entre nuestro software y los diversos sistemas de su negocio.

Póngase en contacto con nuestros especialistas y descubra como el uso de una API puede multiplica la productividad de su empresa Field Service.