¿Qué es un Maintenance Management System (CMMS) y cómo funciona?

La gestión de mantenimientos ha dado un salto cuántico en los últimos años. Ya no basta con solucionar las averías con profesionalidad, llegar a tiempo o anotar la próxima revisión en una agenda. 

Hoy en día, se exige hacer todo más rápido, utilizando menos recursos y sin margen de error. Y aquí es donde un Maintenance Management System (CMMS) se convierte en el mejor aliado para cualquier empresa de servicios técnicos.

Porque las nuevas generaciones de estos software CMMS permiten controlar al dedillo la planificación de mantenimientos con el mínimo esfuerzo administrativo. 

Pero, ¿qué es exactamente un CMMS, cómo funciona en la práctica y qué resultados esperar tras su implantación? Hemos preparado una guía fácil con todo lo que siempre quiso saber de los Maintenance Management System y nunca le habían contado. 

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¿Qué es un Maintenance Management System (CMMS)?

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System) es un software diseñado para automatizar y optimizar todas las tareas relacionadas con la gestión de mantenimientos de una empresa. Cuando hablamos de Field Service Software muchas veces nos referimos al mismo tipo de herramienta ya que las funcionalidades de un CMMS han evolucionado para convertirse en una gestión integral no sólo del mantenimiento sino también del equipo en campo o Field Service.

Desde crear órdenes de trabajo hasta planificar revisiones preventivas, un Maintenance Management System centraliza todas las tareas en una plataforma digital, permitiendo a los equipos técnicos trabajar de forma más eficiente con menos esfuerzo.

¿Cómo funciona un CMMS en la práctica?

Un CMMS o más bien un Software de Field Service como Praxedo transforma el día a día de una empresa de servicios de mantenimiento al centralizar y automatizar cada etapa del proceso. Pero…. ¿Qué quiere decir esto bajado a tierra?

Veamos cómo funciona un Maintenance Management System de forma 100% práctica:

1. Asignación de órdenes de trabajo: Cuando surge una avería, el CMMS asigna automáticamente la OT al técnico adecuado, teniendo en cuenta su especialización, ubicación y disponibilidad. Este proceso asegura que cada tarea se asigne a la persona más adecuada para su resolución.
2. Optimización de rutas: El Maintenance Management System utiliza la ubicación de los clientes y las tareas programadas para optimizar las rutas diarias de los técnicos. Esto reduce tiempos de desplazamiento, permitiendo realizar más asistencias en menos tiempo.
3. App para técnicos: Los técnicos acceden a todas las órdenes de trabajo desde su propia App móvil, donde encuentran detalles del cliente, el historial de mantenimiento, y los manuales técnicos necesarios. Así, siempre tienen a mano toda la información que necesitan, incluso en ubicaciones dónde no haya cobertura. 
4. Historial de mantenimiento: Todos los mantenimientos quedan registrados en el historial online del equipo. Este seguimiento detallado del ciclo de vida de cada activo permite mejorar tasa de resolución en la primera asistencia (First Time Fix Rate).
5. Documentación en la nube: Los partes de trabajo se pueden firmar digitalmente en la pantalla del teléfono móvil o tablet de cada técnico. Inmediatamente, el Maintenance Management System vuelca la información al ERP y desencadena el proceso de facturación. Quedando toda la información disponible y asegurada en la nube. 
6. Monitorización en tiempo real: El equipo de oficina puede hacer un seguimiento en tiempo real del progreso de los técnicos en campo, viendo su ubicación, el estado de cada tarea y la duración de las asistencias. Esto permite hacer ajustes y priorizar mantenimientos en función de la urgencia.
7. Calendarios de mantenimiento: El CMMS permite establecer planes de mantenimiento preventivo, con recurrencias periódicas en función de, las condiciones del equipo o el historial de intervenciones. Los mantenimientos preventivos se integran de forma automática con las asistencias urgentes, garantizando el cumplimiento estricto de los SLAs.
8. Un CMMS también genera informes automáticos que analizan indicadores clave de rendimiento (KPIs) como el tiempo de primera respuesta, el tiempo medio de resolución, órdenes de trabajo por técnico o coste por avería.

De esta forma, un Computerized Maintenance Management System como Praxedo no solo organiza el trabajo diario, sino que también permite un control completo del ciclo de vida de los activos, minimizando fallos y permitiendo evolucionar de los mantenimientos correctivos hacia un enfoque más centrado en la prevención.

Beneficios de implementar un Maintenance Management System 

La implementación de un CMMS de última generación supone un cambio radical en la forma de gestionar el mantenimiento. Estas son algunas de las principales ventajas:

1. Mayor eficiencia operativa: El CMMS centraliza y automatiza las órdenes de trabajo, lo que permite una mejor coordinación entre el equipo técnico y la oficina. Además, al reducir el tiempo de gestión administrativa, los equipos pueden enfocarse en realizar más tareas en menos tiempo.
2. Optimización de recursos: La capacidad de un CMMS para asignar órdenes de trabajo según la disponibilidad y cercanía de los técnicos mejora la asignación de recursos, optimizando el tiempo y reduciendo costes operativos.
3. Toma de decisiones basadas en datos: Con los informes y KPIs generados por el sistema, los responsables pueden tomar decisiones estratégicas basadas en información real. Esto permite identificar áreas de mejora y optimizar los procesos de negocio a largo plazo.
4. Mejora de la experiencia del cliente: Permite realizar los mantenimientos más rápido, de forma más eficaz, además de mejorar la comunicación entre clientes, técnicos y personal de oficina. ¿El resultado? Clientes muy satisfechos.
5. Motiva a los empleados: Contratar y fidelizar a técnicos se está convirtiendo en un verdadero desafío para las empresas de mantenimiento. Ofrecerles herramientas de trabajo digitales de última generación es un factor clave para atraerles, motivarles y fidelizarles.

En resumen, implementar un CMMS como Praxedo no solo hace más fácil el día a día, si no fideliza a clientes y empleados mientras multiplica la rentabilidad de la empresa. 

6 claves para acertar con la elección de un Maintenance Management System

No existen métodos infalibles para acertar, pero siguiendo estos seis consejos, es muy difícil equivocarse con la elección de un Maintenance Management System. 

1# Definir las necesidades de la empresa: Antes de elegir, es esencial que el equipo identifique qué problemas deben resolverse y qué objetivos se quieren alcanzar con el CMMS. ¿Se necesita mejorar la planificación de recursos, mejorar el control de técnicos subcontratados o acelerar el proceso de facturación? Tener claras las prioridades es la clave del éxito.

2# Consultar a tu equipo: Los técnicos y el equipo de backoffice que usarán a diario el software son una fuente valiosa de información. Escuchar sus necesidades prácticas y sus recomendaciones es crucial para asegurarte de que el CMMS sea exactamente lo que el negocio necesita.

3# Evaluar la facilidad de uso: Un Maintenance Management System puede tener muchas funcionalidades, pero si no es intuitivo y fácil de usar, el resultado será un fracaso. Solicitar una demo gratuita del software es imprescindible.

4# Revisar la compatibilidad con otras herramientas: Es fundamental que la herramienta se integre con otros software que ya utilices para evitar silos de información y trabajos duplicados. Herramientas como Praxedo cuentan con conectores para los principales ERP y CRM (Sage, Salesforce, Ebp y más) 

5# Opciones de personalización: Es importante que el CMMS pueda personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa y que sea escalable, es decir, que pueda crecer junto con el negocio.

6# Opiniones independientes: Investigar lo que otros clientes dicen sobre el software, revisar sus reseñas en plataformas independientes y verificar si la herramienta cuenta con premios o reconocimientos del sector, dará una visión de la calidad del CMMS.

Praxedo, un Maintenance Management System en el que confiar

Si está buscando un Maintenance Management System en el que poder confiar, Praxedo es la respuesta. Con 20 años de experiencia liderando el sector de software para equipos técnicos, Praxedo ha sido diseñado específicamente para optimizar el trabajo de las empresas de mantenimiento. 

Lo que diferencia a Praxedo, que de otros CMMS similares es su capacidad para adaptarse a las necesidades reales del sector, con funcionalidades creadas a medida por nuestro equipo de desarrolladores, para resolver los desafíos diarios.

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