¿Qué es el Field Service Automation? La tendencia imprescindible en SAT

Field Service Automation, automatización de servicios de campo, soluciones FSM, gestión FSA… ¡Vaya lio! Todos suenan similares y se mencionan constantemente, pero la realidad es que muchos aún no tienen claro qué es exactamente Field Service Automation y cómo ayuda a los servicios técnicos.

Ante todo: mucha calma. Aunque parezca un concepto sacado de una película futurista, esta tecnología es mucho más cercana y práctica de lo que parece. De hecho, ya es una realidad en el día a día de empresas de todos los tamaños. Pero, ¿en qué consiste exactamente? ¿Cómo puede aplicarse en un SAT?

En este artículo vamos a explicarlo de manera sencilla, clara y, sobre todo, útil. Hablaremos sobre qué es el Field Service Automation, sus ventajas, aplicaciones prácticas y por qué se ha convertido en la tendencia imprescindible para gestionar equipos técnicos de forma más eficaz.

Lo contaremos desde una óptica muy especial, la de ser el software de Field Service Automation líder del mercado. Así que de esto, sabemos un rato. ¡Empezamos!

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¿Qué es exactamente el Field Service Automation?

El Field Service Automation (FSA) es un conjunto de herramientas y tecnologías diseñadas para automatizar la gestión de los servicios de campo. En términos sencillos, un FSA digitaliza el ciclo de asistencia técnica, transformando tareas manuales en procesos rápidos, precisos y eficaces.

En lugar de trabajar con métodos tradicionales, como llamadas telefónicas, emails y órdenes de trabajo en papel, el Field Service Automation integra todas estas tareas en un solo sistema digital para hacerlo todo más fácil.

¿Cuál es el objetivo del Field Service Automation?

El propósito del Field Service Automation es eliminar el trabajo repetitivo y administrativo  que consume mucho tiempo, para permitir que los equipos se concentren en lo realmente importante. 

• El equipo técnico: puede asumir más órdenes de trabajo al día al liberarse de la carga administrativa del papeleo, email y llamadas. Todo lo que necesita lo tiene disponible al instante, en la palma de su mano.
• El equipo de backoffice: puede atender a más clientes con mayor calidad de servicio, ya que tiene el control en tiempo real de todos los técnicos y muchas de sus tareas se reducen a un clic.

Así, la gestión de los servicios técnicos se convierte en una máquina bien engrasada, donde cada tarea se realiza de manera automatizada. Cada miembro del equipo sabe qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo, con solo consultar la pantalla de su dispositivo.

Del método de trabajo tradicional al Field Service Automation

En el sector del servicio técnico, tradicionalmente se ha trabajado de forma muy manual y fragmentada. Desde que un cliente solicita un servicio hasta que se emite la factura final, los equipos técnicos y backoffice tienen que gestionar una serie de pasos manuales con mucho margen para el error o la ineficiencia.

¿Lo vemos con un ejemplo? El proceso típico de un ciclo de asistencia SAT suele ser así: 

1. Comienza con una llamada telefónica de un cliente solicitando asistencia. 
2. A continuación, el coordinador tiene que buscar un técnico disponible, llamarlo, enviarle un email con la información y confirmar la cita al cliente.
3. Una vez realizado el trabajo, el técnico firma un parte de trabajo en papel, que luego se entrega en la oficina. 
4. Posteriormente, se transcribe toda esa información al sistema ERP para generar la factura, que se envía por email al cliente.

Este proceso no solo es lento, sino que también es propenso a errores y pérdidas de tiempo, especialmente cuando la información no fluye de manera coordinada entre el cliente, el técnico y sus compañeros en la oficina. 

En medio de esta confusión solo hay una cosa clara: en la era de la Inteligencia Artificial y la digitalización de procesos, este sistema de trabajo ya no tiene sentido.

¿Qué tareas que automatiza el Field Service Automation?

Aquí es donde un software Field Service Automation como Praxedo entra en juego, ofreciendo una solución eficaz para todas esas tareas manuales. Entre las principales funciones que automatiza un FSA se incluyen:

• Asignación automática de tareas a los técnicos, basándose en criterios como la ubicación, disponibilidad y competencias. De este modo, se eliminan las tareas manuales de planificación de tareas, ahorrando tiempo y evitando errores.
• Programación de asistencias según los SLA acordados o los plazos de planes de mantenimiento recurrentes, garantizando cumplir siempre con las obligaciones contractuales sin despistes.
• Localización de los técnicos en tiempo real gracias al GPS de sus teléfonos móviles, desde la oficina se puede saber de un vistazo dónde está cada técnico en cualquier momento del día.
• Creación de rutas inteligentes en segundos, para que los técnicos pasen menos tiempo en carretera, minimizando los gastos en combustible y aumentando el número de asistencias por día.
• Replanificación automática: Si surge algún imprevisto, el FSA reasigna la tarea a otro técnico de la zona con solo unos clics o la planifica para días próximos si la asistencia puede esperar y hay huecos disponibles.
• Gracias a la sincronización en tiempo real: los coordinadores pueden controlar el avance del trabajo de los técnicos, con gran número de indicadores actualizados instantáneamente y códigos de color para un uso súper intuitivo.
• Permite enviar SMS o emails automáticos a los clientes, en cuanto el técnico sale de camino hacia el lugar de la asistencia. Una comunicación automatizada con clientes que eleva la calidad del servicio sin mover un dedo.
• El proceso de facturación también se automatiza. El cliente ve al técnico, firma digitalmente la orden de trabajo en la aplicación móvil y al día siguiente recibe la factura con el parte de trabajo completo. Todo ello de forma automática gracias a la interconexión del FSA con el ERP/CRM o software de facturación
• Desde las órdenes de trabajo hasta los informes de asistencia, toda la información generada en el ciclo de asistencia se sincroniza automáticamente con el resto de herramientas software de la empresa (ERP, CRM, ticketing, facturación) de la empresa. Esto elimina la necesidad de transcribir manualmente la información, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores.

En resumen, el Field Service Automation transforma la gestión de los servicios técnicos, eliminando gran parte de los procesos manuales y optimizando todas las tareas, desde la asignación del trabajo hasta la facturación al cliente. 

Praxedo, el software de Field Service Automation líder del mercado

Y así llegamos al final de esta guía sobre Field Service Automation. Ahora, seguro que tiene una idea mucho más clara de lo que implica esta tecnología y cómo transforma la gestión de los equipos técnicos. En un sector en constante evolución, contar con las herramientas adecuadas es una ventaja competitiva.

En este contexto, Praxedo es el aliado ideal para cualquier empresa que quiera optimizar la gestión de sus servicios técnicos. Con más de 15 años de experiencia y miles de usuarios diarios en empresas de todos los tamaños y sectores, Praxedo es el software de Field Service Automation líder del mercado.

Nuestro software ofrece una solución completa que integra un software para el equipo de oficina y una app móvil para los técnicos sobre el terreno. Y lo mejor de todo es que estamos aquí para acompañarle en cada paso del camino, asegurando que aproveche el máximo las capacidades de automatización. 

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