Programa Mantenimiento aire acondicionado: Adiós al papel

Las empresas que gestionan los mantenimientos de aire acondicionado necesitan un cambio de aires. La competencia crece, hay más órdenes de trabajo que nunca y las normativas se vuelven cada vez más exigentes… pero hay algo que parece seguir anclado en el pasado: las montañas de papel. 

En un entorno tan competitivo, dar el salto digital ya no es cuestión de modernizarse, es cuestión de sobrevivir como negocio.

Las empresas de climatización están agotadas de perder tiempo con documentos  en papel, lidiar con datos incompletos y pelear con agendas llenas de tachones. ¿Le resulta familiar? Es esta falta de productividad diaria la que impulsa a empresas de mantenimiento de sistemas HVAC como la suya a buscar un cambio.

Siga leyendo para descubrir cómo digitalizar la gestión de mantenimientos de aire acondicionado y llenar de aire fresco el día a día de su equipo técnico.

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Retos comunes en la gestión tradicional del mantenimiento de aire acondicionado

Las empresas que aún gestionan los mantenimientos de aire acondicionado con papel y boli se enfrentan a un sinfín de desafíos diarios. ¿Uno de los más tediosos? Que los técnicos deban llevar consigo todos los partes de trabajo, y una vez a la semana, acudir a la oficina a entregarlos completados.

Ahí comienza otro dolor de cabeza: el personal de oficina debe transcribir estos partes de trabajo al ERP, un proceso que consume muchísimo tiempo y es propenso a errores, ralentizando directamente el ciclo de facturación de la empresa.

Y es que la mala calidad de los datos recogidos es un problemón. Los partes en papel se arrugan, se mojan, o simplemente no se completan correctamente, lo que complica aún más el trabajo de los técnicos y la oficina. 

Si a esto le sumamos la necesidad de personalizar los partes de trabajo, la situación se vuelve insostenible. Con infinidad modelos de sistemas HVAC y múltiples tipos de servicios (instalaciones, revisiones, reparaciones), el número partes necesarios se multiplica. La pregunta es: ¿Cuántos modelos puede llevar un técnico en su coche sin perder literalmente los papeles?

En la era digital, seguir trabajando así ya no es una opción.

La digitalización del mantenimiento de aire acondicionado: Adiós al papel

La buena noticia es que hoy en día, los partes de trabajo en papel ya pueden digitalizarse al 100% gracias a los software para climatización (HVAC) de última tecnología como Praxedo.

¿Cómo funciona este ciclo de servicio SAT digitalizado, explicado de forma práctica?

• A través de la aplicación web del software, el coordinador técnico crea una nueva orden de trabajo digital, la asigna al técnico correspondiente y la calendariza.
• El técnico recibe al instante una notificación con la OT en la interfaz móvil de la herramienta.
• El software permite crear tantos modelos de OTs personalizadas como se necesiten, sin depender de programadores, según:
  • Tipo de trabajo: instalaciones, revisiones, mantenimientos, averías.
  • Tipo de cliente: particulares, comunidades, empresas.
  • Tipo de equipo: conductos, aerotermia, suelo radiante, splits, VRV, etc.
  • Requisitos regulatorios: para adaptarse, por ejemplo, a los formularios exigidos por la nueva normativa sobre manipulación de gases fluorados.
• El técnico completa el parte de trabajo desde su móvil, añadiendo fotos, artículos consumidos y firma digital del cliente.
• La OT digital se envía automáticamente a la oficina, desencadenando al instante el ciclo de facturación.

De esta manera, desde que se crea la petición de servicio hasta que se factura al cliente, cada tarea se digitaliza, simplifica e integra en un flujo automatizado de trabajo.

¿Qué más ofrecen los nuevos software de mantenimientos de aire acondicionado? 

Además de digitalizar los partes de trabajo, los software FSM como Praxedo permiten gestionar y automatizar el ciclo completo de mantenimiento de aires acondicionados, multiplicando la eficiencia y minimizando los errores. 

Estas son algunas de las funcionalidades clave para empresas de climatización:

• Creación rápida de órdenes de trabajo: El software permite crear órdenes de trabajo en menos de un minuto, y gracias a su algoritmo entrenado con IA, las asigna de inmediato al técnico más adecuado según la disponibilidad, expertise y cercanía.
• Planificación automática de contratos de mantenimiento: Permite programar las visitas de los planes de mantenimiento preventivo según los contratos de servicio, asegurando que las revisiones periódicas nunca se olviden y que se cumplan los compromisos con los clientes.
• Rutas inteligentes: Optimiza las rutas diarias teniendo en cuenta la ubicación de los clientes y el tráfico de la zona. De este modo, los técnicos pasan menos tiempo en carretera y pueden maximizar el número de mantenimientos que realizan en un solo día. 
• Geolocalización de técnicos en tiempo real: Gracias al GPS de la App Móvil, permite conocer la ubicación de cada técnico en todo momento, permitiendo a la oficina gestionar emergencias o cambios de planificación de manera inmediata.
• Control de garantías: Registra y gestiona las garantías de los equipos, evitando solapamientos o despistes y asegurando que cada mantenimiento esté respaldado por la documentación adecuada.
• Doble interfaz: Praxedo ofrece una plataforma completa tanto para la oficina como para los técnicos. El personal administrativo trabaja desde un software de escritorio, mientras que los técnicos utilizan una app intuitiva y fácil de usar en el móvil.
• Portal para subcontratistas: Facilita la colaboración con técnicos subcontratados, gestionando todas las OTs desde un único sistema, y permitiendo que las empresas mantengan un control absoluto sobre la calidad y la ejecución de su servicio.
• Integración con programas de autocita: Los clientes finales pueden gestionar sus propias citas, facilitando la coordinación de mantenimientos y mejorando la satisfacción del cliente.

¡Y mucho, mucho más! Integración con herramientas CRM y ERP, gestión de inventario de piezas, información encriptada en la nube, pago in situ de clientes, video asistencia online… 

Todo lo necesario para gestionar los mantenimientos de aire acondicionado de manera más fácil, rápida y rentable.

¿Qué resultados logran las empresas que digitalizan la gestión de los mantenimientos de aires acondicionados? 

Los resultados de digitalizar pueden ser tanto subjetivos como concretos. Al implantar Praxedo, inmediatamente las empresas recuperan la sensación de control sobre su trabajo diario, mejoran la relación entre técnicos y oficina, y reciben elogios de los clientes por un servicio más profesional.

Pero los beneficios tangibles de un software para empresas de climatización, son aún más claros. 

• Al implantar Praxedo, la empresa Axe redujo un 50% en el coste de emisión de facturas y acortó el ciclo de facturación en 10 días.
• MAKO aumentó un 20% su productividad administrativa al automatizar la gestión de informes de mantenimiento con fotografías incluidas..
• Elco, ahorra 20.000 euros al año en papel, impresoras y mantenimiento.
• Climaestrat mejoró su visibilidad en tiempo real, eliminando el papel y los procesos manuales, lo que disparó su productividad y redujo llamadas innecesarias.

¿Quiere que su empresa sea el próximo caso de éxito? Praxedo es la herramienta que le permitirá digitalizar la gestión de mantenimientos de aire acondicionado, con planificación automática de revisiones, digitalización de los partes de trabajo y seguimiento en tiempo real de los técnicos con un software completo y fácil de usar

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