Partes de trabajo digitalizados para lograr una mayor productividad

Las empresas especializadas en el sector servicios están continuamente estudiando cómo mejorar su productividad. Una excelente manera de mejorar la productividad es equipar a los técnicos con una aplicación móvil especializada en la que puedan directamente generar sus partes de trabajo digitales.  De esta manera, los partes se cumplimentan más rápidamente, son completos y fiables y se pueden procesar de inmediato. En este artículo, veremos cómo el hecho de dejar de utilizar papel y digitalizar los partes de trabajo permite a las empresas de servicios obtener rápidamente una mayor productividad.  

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Liberar a los técnicos de tareas administrativas con partes de trabajo digitalizados

El tiempo de trabajo efectivo de los técnicos es el que realmente invierten en realizar intervenciones sobre el terreno y muy a menudo se ve reducido por tener que realizar tareas administrativas. Durante toda su jornada tienen que dedicar tiempo a documentos densos y cumplimentar partes de trabajo complejos. Ahora bien, muy a menudo, cumplimentar un parte es una tarea tediosa y extensa. Esto provoca que rellenen los datos lo más rápido posible y que se traduzca en una falta de calidad de la información: escritura ilegible, campos no cumplimentados, etc.   Una vez entregado en mano al departamento administrativo y habitualmente tras haber pasado un plazo de algunos días, la persona encargada de volver a teclear los datos va a ver dificultado su trabajo y va a tener que solicitar precisiones al técnico para completar la información. A veces tendrá incluso que esperar que el técnico vuelva a pasar por la oficina.

En resumen: mucho tiempo y energía perdidos. Este proceso se puede optimizar fácilmente si los técnicos cuentan con una aplicación móvil profesional específicamente diseñada para facilitarles el día a día en su trabajo cotidiano. 

Facilitar a los técnicos una aplicación móvil específica

En la actualidad se pueden encontrar en el mercado muchos programas de field services y para todos los presupuestos. Muy a menudo ofrecen, además de un módulo para planificar las intervenciones de los técnicos, una aplicación móvil descargable en cualquier teléfono móvil que permite que el técnico pueda llevar la oficina en el bolsillo, con todos los elementos necesarios para llevar a cabo de manera fácil y con éxito su intervención.   En su aplicación móvil, el técnico en movilidad encontrará todos los pormenores de su horario del día o de la semana, todos los documentos y los datos necesarios para llevar a cabo sus intervenciones y, especialmente, los partes de trabajo preconfigurados en función del tipo de intervención que debe llevar a cabo. Así es, en cualquier caso, como funciona la aplicación móvil Praxedo.  

Partes de trabajo preconfigurados

Una aplicación móvil para técnicos permite digitalizar los partes de trabajo. La tecnología también permite diseñar de antemano modelos de partes de trabajo preconfigurados en función de los tipos de intervenciones que hay que realizar, de los equipos afectados, de los clientes, etc.   Los programas de Field Service ofrecen de este modo múltiples opciones para hacer que cumplimentar los formularios de intervención sea una tarea fácil y rápida. De esta manera, conectando la aplicación móvil con el sistema de información de la empresa, el técnico de mantenimiento visualiza en su pantalla los formularios con campos precumplimentados automáticamente, de forma dinámica en función de la intervención en cuestión.   Asimismo, es posible elegir distintos modos de respuesta para cada campo del formulario: casillas para marcar, menús desplegables, campos de texto en los que escribir, fotos para adjuntar, etc.  

Un diseño pensado para un uso fácil y rápido

El diseño de los partes de trabajo es muy sencillo. El técnico, aun cuando no sea un perfecto usuario de smartphone, podrá desenvolverse bien rápidamente. Un formulario digital le irá guiando para que pueda cumplimentar de manera intuitiva los distintos campos. Además, es posible hacer que algunos campos sean obligatorios o que se cumplimenten con un formato determinado, con el fin de evitar cualquier tipo de omisión o imprecisión.  La ventaja de un formulario de intervención digitalizado es que en comparación con un formulario impreso, pretende reducir al mínimo, o incluso suprimir por completo, los errores derivados de una incorrecta introducción de datos por parte del técnico en movilidad.  

Permitir al técnico disponer de más tiempo de trabajo efectivo

Al contar o con una aplicación móvil y partes de trabajo digitalizados, el técnico puede ahorrar mucho tiempo en su trabajo diario, especialmente para poder hacer lo que más le interesa: llevar a cabo su intervención.   Este tiempo ahorrado también facilita la relación con el cliente en el lugar de la intervención. Ahora el técnico dispone de más tiempo para escuchar a su cliente y comunicarse con él, lo que representa una excelente oportunidad para evaluar la calidad del servicio. Un cliente escuchado y considerado es un cliente más fácilmente satisfecho y, por lo tanto, más fiel.

Partes de trabajo digitalizados para lograr una mayor trazabilidad

Además de la rapidez y de la fiabilidad en la introducción de datos, otra ventaja fundamental de los partes de trabajo digitalizados es que garantizan una trazabilidad a prueba de errores de las intervenciones realizadas.  

Todas las etapas de la intervención quedan registradas

Disponer de una solución de Field Service y de su componente fundamental: la aplicación móvil del técnico, permite mantener un registro de todas las etapas de la intervención, desde el momento en que se recibe la solicitud del cliente hasta el cierre y validación de la intervención realizada sobre el terreno.   La tecnología permite, de este modo, conservar todas las pruebas de la intervención llevada a cabo. Esta trazabilidad puede resultar muy útil en caso de litigio con el cliente (en caso de que, por ejemplo, un técnico haya realizado una intervención sobre el terreno sin que estuviese presente el personal del cliente) o simplemente para garantizar el cumplimiento de los compromisos contractuales frente a un cliente final o un contratista.   En el momento de enviar la factura, se dispone de la toda la información para poder justificarla ante el cliente. Algunas aplicaciones móviles ofrecen incluso un sistema de firma electrónica para validar la intervención sobre el terreno directamente por parte del cliente.  

Mejor transmisión de los datos de la intervención

Gracias a la aplicación móvil y a la digitalización de los partes de trabajo, los datos introducidos por el técnico se pueden transmitir directamente al sistema de información de la empresa de servicios.   Esta transmisión instantánea de los datos acelera y facilita en gran medida el trabajo del departamento administrativo encargado de la facturación. Mediante una conexión con el programa de facturación o el ERP de la empresa, ya no es necesario esperar a que el técnico vuelva a pasar por la oficina para disponer de sus formularios y preparar la facturación. Todo se puede hacer con gran rapidez. Empresas que utilizan el programa para servicio técnico Praxedo y su aplicación móvil han visto cómo sus plazos de facturación se reducían, pasando de varias semanas a unas horas.  

En conclusión, las empresas de servicios tienen mucho que ganar con la digitalización de sus partes de trabajo: disminución o incluso supresión de errores derivados de una incorrecta introducción de datos, trazabilidad a prueba de fallos y transmisión instantánea de datos para una facturación más ágil, y, con ello, beneficios de tesorería.   Así que, ¿cuándo va a entrar en la era digital?    

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