Cómo digitalizar las Órdenes de Trabajo con un software FSM

Las OTS (órdenes de trabajo) son fundamentales para cualquier empresa que realice operaciones de campo. Y aunque tradicionalmente el uso de OTS en papel ha sido la norma, seguir trabajando así sería un gran error para cualquier compañía. 

Imagínese decir adiós al papel y dar la bienvenida a un software inteligente que se encargue de la organización, asignación y seguimiento de sus órdenes de trabajo diarias. Suena genial, ¿verdad? 

Pero entendemos que los cambios pueden generar cierto temor. ¿Por dónde empezar? ¿Qué pasos tomar? ¿Cuáles son los beneficios reales para su empresa?

En este artículo, le proporcionaremos consejos prácticos y orientación profesional para digitalizar sus órdenes de trabajo de manera efectiva. Mencionaremos a Praxedo como ejemplo de software que ha ganado popularidad en este campo. Y es que con 100.000 OTS diarias y 18 años de experiencia, sabemos todo lo que hay que saber sobre la gestión de órdenes de trabajo mediante software. 

Prepárese para este emocionante viaje hacia la digitalización de OTS y disfrute de un flujo de trabajo que va como la seda.

Guía Definitiva para deshacerse de las órdenes de trabajo en papel en 5 pasos

Descargar Guía Ahora

¿Qué es son las órdenes de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que detalla las especificaciones de un servicio técnico a realizar, ya sea una instalación, mantenimiento, reparación u otra tarea relacionada. Es la piedra angular que guía y organiza las tareas diarias de una empresa especializada en operaciones en campo.

Cada OTS contiene elementos clave que son esenciales para el proceso operativo. Estos elementos incluyen información como la descripción del servicio a efectuar, los datos del cliente, la ubicación donde se llevará a cabo el trabajo y la fecha asignada para ello. 

Además, las OTS también proporcionan instrucciones detalladas sobre la asistencia, las piezas y herramientas necesarias, y permiten documentar el trabajo realizado, incluyendo las tareas ejecutadas, el tiempo invertido, las piezas utilizadas, observaciones e incidencias, e incluso la firma del cliente validando el servicio.

La importancia de las OTS radica en su capacidad para organizar, asignar, priorizar y documentar las tareas clave en los servicios de campo. Permiten una mejor planificación de los recursos, asegurando que los técnicos estén asignados a las tareas adecuadas y que cuenten con la información necesaria para completar su trabajo en el menor tiempo posible.

Además, al proporcionar un registro detallado de los trabajos realizados, las OTS facilitan la generación de informes y el análisis de datos para la toma de decisiones.

En resumen, las OTS son herramientas fundamentales en la gestión de servicios de campo, proporcionando la estructura necesaria para llevar a cabo las tareas de manera efectiva y garantizando un nivel de servicio excelente para los clientes.

¿Qué beneficios tiene digitalizar las órdenes de trabajo?

Adoptar un enfoque digital para las Órdenes de Trabajo (OTS) conlleva muchos beneficios para las empresas que realizan operaciones de campo. A continuación, exploraremos algunas de las ventajas clave de digitalizar este proceso:

1. Eficiencia mejorada: Al eliminar el papel y automatizar el flujo de trabajo, las OTS digitales agilizan todo el proceso de gestión. Desde crear y asignar tareas hasta el seguimiento y documentación, cada etapa se vuelve más rápida y eficiente.
2. Reducción de errores: Con las OTS en formato digital, se minimizan los errores de transcripción y los datos incorrectos. Los formularios digitales permiten una entrada de información más precisa y la posibilidad de validar los campos requeridos, lo que contribuye a una mayor precisión en los registros.
3. Acceso instantáneo a la información: Con un software de gestión de OTS, toda la información está disponible al instante y de forma centralizada. Los técnicos de campo pueden acceder a los detalles de las órdenes, instrucciones, documentación y cualquier otra información relevante desde su smartphone, lo que les permite completar las tareas de manera más eficiente.
4. Mejora en la comunicación: Digitalizar las OTS facilita una comunicación más fluida entre los diferentes profesionales involucrados. Los técnicos de campo pueden recibir actualizaciones en tiempo real, y el personal de oficina puede coordinar las asignaciones y responder a las consultas en tiempo real.
5. Ahorro de recursos: Al eliminar la necesidad de papel y almacenamiento físico de las OTS, se reducen los costes asociados. Además, al automatizar los procesos, se minimiza el tiempo y los recursos dedicados a la gestión manual de las tareas.

Las ventajas son evidentes y prometedoras. Ahora, la pregunta que surge es: ¿cómo llevar a cabo esta transición de manera efectiva? En la próxima sección, nos adentraremos en el apasionante camino de cómo dar el salto hacia la digitalización de OTS.

¿Cómo digitalizar las OTS en una empresa de servicios de campo?

Caminante no hay camino, se hace camino al andar. Y parafraseando a Machado, la mejor forma de evolucionar de las OTS en papel a la digitalización del proceso de trabajo es: paso a paso.

1. Evaluación de las necesidades de la empresa y selección de un software especializado

Es momento de poner las cartas sobre la mesa y evaluar qué es exactamente lo que su empresa necesita en términos de gestión de OTS. 

Además de las características más demandadas, como personalización de plantillas, integración con el ERP, validez legal de los documentos, seguridad de los datos y notificaciones automáticas, es importante considerar funcionalidades extra como la posibilidad de integrar fotografías para un registro visual completo.

2. Diseño de formularios digitales personalizados

Una vez seleccionado el software adecuado, es hora de diseñar formularios digitales que se ajusten como un traje a medida a los procesos de la empresa. 

Con un software de OTS como Praxedo puede crear formularios desde cero sin conocimientos informáticos, personalizando los campos según las necesidades de cada tipo de asistencia e incluyendo reglas de control automático de datos introducidos.

3. Integración con sistemas existentes

La clave para un flujo de trabajo sin interrupciones es la integración. Su software de gestión de OTS debe ser capaz de comunicarse sin problemas con otros sistemas que ya estén en funcionamiento en la empresa para evitar los dolores de cabeza con la duplicación de datos.

A través de su amplia gama de conectores, Praxedo es integrable con cualquier sistema CRM o ERP del mercado.

4. Motivación del personal

Es hora de que el equipo abrace la nueva era digital. Brinde a sus empleados la formación necesaria para dominar el nuevo software y demuéstreles el ahorro de trabajo que la digitalización traerá a su día a día. Fomente un ambiente de cambio positivo y colaboración para que todos disfruten de esta evolución hacia lo digital. 

¿Un consejo? Informe, consulte y escuche opiniones de sus empleados desde el primer momento. Involúcreles desde el comienzo en el proceso de digitalización de la compañía para que se sientan parte del cambio.

5. Seguimiento del proceso de digitalización

Roma no se construyó en un día, y tampoco se digitalizarán todas sus OTS de la noche a la mañana. Opte por una implementación gradual, comenzando con un grupo piloto y ajustando el rumbo según sea necesario. 

Establezca indicadores clave de desempeño y realice un seguimiento diario para asegurarse de que el proceso de digitalización va por el buen camino.

Siguiendo estos pasos y los consejos de profesionales en la digitalización de OTS como Praxedo, el camino al éxito está asegurado.

Casos de éxito y ejemplos reales de digitalización de OTS en servicios de campo

¿Para qué sirve digitalizar las OTS? ¿Qué impacto real va a tener en la empresa? Son preguntas típicas antes de dar el salto hacia un nuevo software. Pero lo mejor para comprender el gigantesco impacto positivo de la digitalización, es verlo con ejemplos reales. 

A continuación, presentamos tres casos de éxito de empresas que han implementado Praxedo como solución para digitalizar sus órdenes de trabajo. 

Axe es una pequeña empresa especializada en la instalación, mantenimiento y reparación de puertas automáticas, principalmente para parkings. Con un equipo de 14 personas y 1000 clientes, decidieron dejar atrás las OTS en papel con el objetivo principal de mejorar el cashflow de la empresa.

Al implantar Praxedo, lograron una ganancia inmediata del 50% en el coste de emisión de facturas y obtuvieron una reducción de 10 días en el ciclo de facturación.

MAKO es una pyme dedicada a la asistencia técnica de fontanería y calefacción que destaca el ahorro administrativo al digitalizar sus OTS:

 “Antes de Praxedo, recogíamos las fotos por correo electrónico de los técnicos, luego teníamos que integrarlas en archivos de Word antes de formatear todo para enviar los informes a los clientes. Ahora todo es instantáneo y hemos ganado un 20% en productividad administrativa”

Por último, Elco, con más de 50 técnicos de movilidad y 46.000 órdenes de trabajo anuales, necesitaba un sistema que les permitiera decir adiós al papel. Con Praxedo, ahorran 20.000 euros al año en costes de papel, impresoras, mantenimiento y cartuchos de tinta. Además, han reducido a la mitad el tiempo de procesamiento de cada factura, de 33 minutos a 14 minutos.

Praxedo, la solución que hace que digitalizar las OTS sea pan comido

Como hemos visto en este artículo, la digitalización de las OTS trae consigo un aluvión de beneficios: ahorro de costes, agilidad administrativa y reducción de los tiempos de facturación. 

Y es que cuando abandonan el papel, las empresas de servicios de campo son más rentables, sus empleados están más felices y los clientes reciben un mejor servicio. Un triunfo en toda regla.

No lo dude ni un segundo, la transformación digital es la clave para sobrevivir en este mundo empresarial en constante cambio. Y para ello, es indispensable contar con soluciones especializadas como Praxedo, una plataforma intuitiva y completa diseñada para la digitalización de las OTS.

Descubra cómo Praxedo puede hacer que la gestión de sus OTS sea pan comido. ¡Solicite una demostración gratuita hoy mismo!