3 retos del mantenimiento programado en servicios de campo y su solución

El mantenimiento programado es un término que se refiere a aquellas tareas de mantenimiento que se llevan a cabo siguiendo un planning.

Y es que para las empresas de servicios de campo, trabajar de forma planificada es fundamental. Los mantenimientos programados garantizan la previsibilidad de los costes, aprovechar mejor los recursos y cumplir con las expectativas de los clientes.

Sin embargo, el mantenimiento programado tiene sus propios retos. Y es que planificar el trabajo de forma eficaz cuando las órdenes de servicio no paran de llegar y las urgencias suceden cada día… no es una tarea sencilla.

Por esto hemos preparado este artículo con toda la información que necesita para descubrir qué son los mantenimientos programados, cuáles son sus principales retos y cómo solventarlos con éxito gracias a la tecnología.

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¿Qué es un mantenimiento programado?

Un mantenimiento programado es cualquier trabajo de servicio técnico realizado dentro de un marco de tiempo preestablecido. 

Un mantenimiento programado siempre responde a estas cuatro preguntas: 

• Cuándo se ejecuta una determinada asistencia.
• Quién va a ser el técnico que la efectúe.
• Qué tarea debe realizarse exactamente.
• Dónde debe acudirse para realizarla.

Orden, orden y orden. Por eso, cada mantenimiento programado se integra a su vez en una planificación global que conforma la agenda de trabajo del equipo técnico.

Y es que el objetivo final de un mantenimiento programado es tener todo previsto y bajo control para trabajar de la forma más eficiente posible.

Tipos de mantenimiento programado

Aunque es habitual confundir los mantenimientos programados con los preventivos, la realidad es que pueden cubrir cualquier tipo servicio de campo, tal y como vamos a ver a continuación.

Mantenimiento preventivo programado

Es aquel que sigue la máxima de que más vale prevenir que curar. Los mantenimientos preventivos se anticipan a las posibles averías de los equipos o sistemas para qué la avería nunca llegue a suceder.

El ejemplo más usual consiste en incluir inspecciones periódicas de los equipos como parte de un plan de mantenimiento preventivo. En estas revisiones se limpia el equipo, renuevan consumibles y comprueban piezas. 

Mantenimiento predictivo programado

El mantenimiento predictivo va un paso más allá del preventivo y es que aunque compartir objetivo (anticiparse a las averías) su forma de lograrlo es diferente.

Se basa en vigilar el comportamiento de un equipo mediante herramientas de Big Data para detectar patrones de fallo y realizar un análisis predictivo de cuándo ocurrirá el fallo.

Por ejemplo, un sensor instalado en un equipo puede detectar un cambio de presión y prever que provocará una avería en el plazo estimado de diez horas.

Mantenimiento correctivo programado

Un mantenimiento correctivo puede ser programado siempre y cuando corrija una avería no urgente. Por ejemplo, en el caso de un equipo instalado en una línea de producción de una fábrica, en el que se detecta un desgaste excesivo de una pieza.

Si se determina que este desgaste no provocará un fallo antes de la siguiente parada de producción, el mantenimiento correctivo puede planificarse coincidiendo con esta parada programada para no detener la producción.

Mantenimiento programado, principales retos ¡con solución!

En un sector como los servicios de campo, donde el día a día es definido por muchos como “ir apagando fuegos”, programar los mantenimientos no es una tarea tan sencilla como puede parecer.

Por suerte, las nuevas herramientas de software ayudan a los planificadores de servicios de campo a superar estos retos.

Reto 1: Asignar al técnico más adecuado

Cuando se registra un mantenimiento programado, lo primero es definir la tarea a realizar y asignar el técnico pertinente a la orden de trabajo.

Suena sencillo, pero en realidad determinar el técnico más adecuado para cada trabajo es un auténtico rompecabezas. El planificador necesita tener en cuenta multitud de variables: 

• La disponibilidad del técnico.
• La disponibilidad del cliente.
• El conjunto de habilidades requeridas.
• La proximidad a la ubicación del cliente.

Sabiendo que si se comete un error en una de ellas, puede arruinarse el día de un cliente o un compañero. Y es que un error en la programación de los mantenimientos puede hacer que un trabajo sencillo se convierta en abrumador y provoque una carga de trabajo desequilibrada entre los técnicos.

La solución:

Con Praxedo cada técnico de campo cuenta con una ficha de trabajador donde pueden incluirse sus competencias y experiencia. Cuando llega el momento de programar las asistencias, el planificador solo tiene que confiar en la Inteligencia Artificial para que haga todo el trabajo.

De esta forma, el planificador no necesita romperse la cabeza para crear “la agenda perfecta” sino que el software crea una planificación avanzada teniendo en cuenta habilidades del personal, ubicación de los mantenimientos y cargas de trabajo de cada técnico.

Reto 2: Estimar la duración de la tarea

Uno de los principales retos es determinar con precisión el tiempo que se necesitará para completar una actividad de mantenimiento programada. 

Habitualmente se establece una duración media por tipo de mantenimiento y se aplica para todos los clientes, dando lugar a sobreestimaciones poco rentables o subestimaciones que disminuyen la calidad del trabajo realizado.

La solución:

Herramientas como Praxedo permiten a los técnicos registrar su actividad sobre el terreno a través de la app móvil, incluyendo un registro de la hora de inicio y finalización de cada asistencia. 

Gracias a ello, los planificadores pueden programar los próximos mantenimientos programados, consultando la información real de cada cliente, y estimando con precisión la duración de cada intervención.

Reto 3: Atender urgencias

Un reto diario al que se enfrentan las empresas de servicios de campo es atender averías urgentes que interrumpen la agenda de mantenimientos programados.

El mayor reto es decidir si este trabajo no planificado debe tener prioridad sobre el programado. A menudo, el planificador se deja llevar por el estrés del momento y priorizar la avería, provocando una cascada de retrasos en las planificaciones de toda la semana.

La solución:

Lo primero es no dejarse llevar por las emociones. Hay que adoptar un enfoque racional y evaluar si esa “urgencia es tan urgente” como para descuadrar los calendarios. 

Una buena idea es utilizar el calcular el porcentaje crítico de mantenimiento programado (SMCP):

SMCP = 

(Nº de días de retraso de la tarea + Nº de días del ciclo de mantenimiento programado) 

÷ Nº de días del ciclo de mantenimiento programado 

x 100

Visto con un ejemplo: 

• Tarea 1: Lubricar un motor cada 30 días. Se lleva 3 días de retraso.
• Tarea 2: Cambiar una correa del motor cada 90 días. Se lleva 5 días de retraso.
• SMCP Tarea 1: (3+30) ÷ 30 x 100 = 110%
• SMCP Tarea 2: (5+90) ÷ 90 x 100 = 105%

Se debe priorizar la tarea que obtenga un SMCP más alto. En este caso, será la primera, aunque lleve menos días de retraso

Una vez decidida la prioridad, reprogramar la orden de trabajo es extremadamente fácil con herramientas como Praxedo. Gracias a su funcionalidad “arrastrar y soltar”, se puede cambiar el horario previsto o incluso reasignar la intervención a otro técnico con un solo clic. 

Además, el cambio en la planificación se notificará al técnico correspondiente en el momento mediante el envío de un SMS automático.

Mantenimiento Programado con Praxedo

En el sector de los servicios de campo, no hay un minuto que perder. Por eso la clave está en encontrar los procesos y las herramientas adecuadas para que la gestión de los mantenimientos programados sea un juego de niños.

Los software de mantenimiento o FSM como Praxedo, le permiten asegurarse de estar asignando los técnicos correctos en horarios eficientes, mejorando la gestión del mantenimiento programado.

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