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Las 10 funcionalidades que todo software de gestión SAT debería tener
Software de gestión SAT hay muchos, y en los últimos años parecen haber surgido como champiñones. Y ahí está el meollo: ¿entre tantas opciones, cómo elegir la adecuada sin abrumarse en el intento?
La presión es grande, ya que es una decisión estratégica que impacta directamente en la eficiencia técnica, la satisfacción de los clientes y, por supuesto, la rentabilidad del negocio.
El problema es que muchos software SAT solo son versiones maquilladas de programas pensados para otros sectores. Opciones innecesarias, carencias en funcionalidades clave o una complejidad que no aporta nada…. ¿suena familiar?
Pero no todo está perdido. Existen herramientas diseñadas específicamente para facilitar la vida tanto de los técnicos de campo como del equipo en la oficina. En este artículo, vamos a desglosar las 10 funcionalidades imprescindibles que todo software de gestión SAT debe tener para marcar un verdadero antes y un después en un servicio técnico.
¿Qué es un software de gestión SAT?
Un software de gestión SAT es una herramienta que digitaliza todo el ciclo de las órdenes de trabajo, de principio a fin. Desde el momento en que se recibe la solicitud del cliente hasta la validación de la intervención, gestiona cada paso: asignar órdenes de trabajo, planificar agendas, completar partes y recoger firmas.
Pero también ofrece una visibilidad total desde la oficina, permitiendo saber en tiempo real dónde está cada técnico, cuándo llegará al cliente o quién está disponible para una urgencia.
El objetivo es utilizar todo el poder de la tecnología para trabajar de forma más inteligente, diciendo adiós a los montones de albaranes, los cuadrantes de trabajo en Excel y las llamadas de teléfono constantes.
Funcionalidades esenciales de un software de gestión SAT
Al elegir un software de gestión SAT, uno de los mayores temores es invertir en funcionalidades que no aportan valor o, peor aún, pasar por alto aquellas que son realmente necesarias. Muchas veces, las empresas no consideran ciertas funcionalidades porque desconocen que existen, conformándose con una simple herramienta de asignación de tareas.
Por eso, hemos identificado las funcionalidades más valoradas por nuestros clientes, aquellas que marcan un punto de inflexión en la gestión del servicio técnico. Estas son las más importantes.
1. Planificación de las agendas con IA
Soluciones como Praxedo permiten asignar cada orden de trabajo (OT) al técnico más adecuado, teniendo en cuenta factores como la ubicación, disponibilidad, prioridades del servicio, áreas de especialización técnica y los mantenimientos preventivos ya programados.
Esta planificación de OTs permite eliminar errores, tiempos muertos y solapamientos en la asignación manual, equilibrando la carga de trabajo entre los técnicos y asegurando el cumplimiento de los niveles de servicio (SLU).
2. Gestión de órdenes de trabajo en tiempo real
Un software de gestión SAT permite al equipo de oficina asignar, actualizar y monitorear las órdenes de trabajo en tiempo real. Con solo mirar la pantalla de su ordenador, los coordinadores técnicos pueden ver el progreso de cada asistencia y realizar ajustes inmediatos si surge una urgencia o cancelación, mejorando la coordinación y reduciendo tiempos de respuesta.
3. Creación de rutas inteligentes
Los software de gestión SAT optimizan las rutas diarias considerando la ubicación de los clientes, las distancias entre asistencias y el tráfico.
Esto permite no malgastar ni un kilómetro en carretera, permitiendo que los técnicos realicen más asistencias al día. Además, esta funcionalidad mejora la puntualidad y el cumplimiento de los plazos con los clientes.
4. App móvil para técnicos
Una de las funcionalidades imprescindibles de un software de gestión SAT es la disponibilidad de una app que permita a los técnicos gestionar todas sus tareas desde el móvil: desde recibir órdenes de trabajo hasta obtener firmas digitales.
Esta funcionalidad es la favorita de los equipos técnicos, porque les permite ahorrar muchísimo tiempo, realizando todas las tareas administrativas en pocos clics y en una única herramienta.
5. Notificaciones automáticas
Tanto los técnicos como el equipo de oficina reciben notificaciones al instante cuando se asignan nuevas órdenes, cambian tareas o surge una urgencia.
Esta funcionalidad permite que todos trabajen con información actualizada en tiempo real, sin depender de correos o llamadas. ¿Lo mejor? Los clientes también reciben avisos automáticos, como un SMS cuando el técnico está en camino, lo que mejora la comunicación y la experiencia del cliente.
6. Geolocalización de los técnicos en tiempo real
La geolocalización permite saber la ubicación exacta de cada técnico en todo momento. A través del GPS integrado en la app móvil, el equipo de oficina puede ver en un mapa dónde se encuentran los técnicos, lo que facilita la gestión de urgencias y la reasignación de tareas.
Además, si surge una asistencia cercana, es posible enviar al técnico más próximo, reduciendo tiempos de desplazamiento.
7. Videoasistencia integrada
Gracias a esta funcionalidad, el software de gestión SAT permite a los técnicos solicitar ayuda en tiempo real cuando una asistencia se complica, conectándose con un compañero o experto desde la app.
La videoasistencia también optimiza el tiempo y los recursos, ya que permite que los técnicos realicen diagnósticos preliminares o resolver pequeñas incidencias a distancia, ahorrando desplazamientos innecesarios.
8. Partes de trabajo digitales
Esta funcionalidad permite diseñar plantillas de partes de trabajo adaptadas a cada tipo de asistencia, máquina o sector. Desde un modelo para instalaciones, hasta una checklist para mantenimientos preventivos.
Los partes de trabajo digitales aseguran que toda la información relevante se recopile de forma precisa y completa. Además, los datos se envían automáticamente a la oficina, eliminando la necesidad de transcribir manualmente los partes de trabajo, lo que ahorra mucho tiempo y trabajo.
9. Firma digital y documentación electrónica
Una vez finalizada la asistencia, el cliente puede validar el trabajo firmando directamente en la pantalla de la app del técnico. Esta funcionalidad activa automáticamente el ciclo de facturación, permitiendo acelerar el ciclo de facturación a menos de 24 horas.
Además, toda la documentación generada se almacena en la nube, lo que no solo garantiza una mayor seguridad y trazabilidad, sino que también elimina el riesgo de pérdida de documentos físicos.
10. Generación de informes y KPIs
La mejor manera de mejorar la rentabilidad de un negocio es analizando sus datos. Por ello, un software de gestión SAT debe ofrecer informes y cuadros de mando que evalúen KPIs clave como el tiempo medio de resolución, la productividad de los técnicos o el cumplimiento de los SLAs.
Esta funcionalidad permite identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias, asegurando una optimización continua del servicio y mejores resultados globales.
11. Integración con ERP y CRM
Esta funcionalidad permite que los datos generados durante las asistencias se sincronicen automáticamente con otras áreas clave de la empresa, como la gestión de clientes y la contabilidad.
Soluciones como Praxedo ofrecen conectores con los principales ERP y CRM del mercado, como Salesforce, Sage o Dynamics. De esta manera, se garantiza que toda la empresa trabaje con información consolidada y actualizada en tiempo real, evitando duplicidades y mejorando la toma de decisiones.
Praxedo, el software de gestión SAT líder
Esperamos que esta guía le haya sido útil para identificar las funcionalidades clave que todo software de gestión SAT debe tener. Si ha llegado hasta aquí, le queremos dar un último consejo: contacte con nosotros.
En Praxedo, somos líderes en software de gestión SAT desde hace más de dos décadas, ofreciendo no solo todas las funcionalidades que su negocio necesita, sino también algo esencial: una solución diseñada exclusivamente para la gestión de servicios SAT.
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