Gestión de albaranes y facturas en servicios de campo: digitalizar es el futuro

La gestión de albaranes y facturas es uno de los mayores quebraderos de cabeza en las empresas con servicios en campo. Y no es extraño, ya que resulta un proceso complicado, largo y en el que es muy fácil meter la pata.

Albaranes en papel, hojas autocopiativas, documentos incompletos, sin firma de cliente, que no aparecen en el archivo o con discordancias… Al final, nadie sabe muy bien dónde está en problema y cómo solucionarlo.

Si este es el día a día de su empresa, siga leyendo. Porque en este artículo vamos a descubrirle cómo la digitalización puede transformar la forma en que las empresas de servicios de campo trabajan, aumentando su eficiencia, mejorando la satisfacción del cliente y reduciendo los costes.

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Le damos la bienvenida al futuro de la gestión de albaranes y facturas.

Gestión de albaranes de trabajos realizados y facturas en servicios de campo

La gestión de albaranes y facturas es una tarea fundamental para las empresas que quieren tener un control total sobre sus operaciones diarias. 

Los albaranes son los documentos que se emiten después de completar un trabajo en el campo. En ellos se registra toda la información necesaria sobre el trabajo realizado, incluyendo los servicios prestados, los materiales utilizados y otros costes asociados.

Cuando el técnico de campo finaliza la tarea en las instalaciones del cliente, completa el correspondiente parte de trabajo y lo hace llegar al departamento de administración para que la transcriba, revise y genere el albarán. 

Este documento se enviará al cliente para que tenga un resguardo del trabajo ejecutado. 

¡Pero cuidado! Es importante mencionar que la gestión de albaranes no es tarea fácil, ya que cualquier error o retraso en la cadena de trabajo puede generar problemas para el siguiente paso del proceso.

Por otro lado, la gestión de facturas es el proceso mediante el cual se emite la facturación a los clientes por los servicios prestados. En la factura se incluyen los datos de los albaranes y se detallan los costes y servicios prestados, además de descuentos, recargos, condiciones de pago y cualquier otra información relevante para el proceso de cobros. 

Este proceso lo realiza el departamento de finanzas basándose en la información proporcionada en los albaranes previamente creados.

¿Por qué son relevantes?

La gestión de albaranes y facturas se efectúa para garantizar que los clientes estén pagando exactamente por los servicios que se han prestado. Ni un euro más, ni un euro menos. 

Además, permite tener un registro detallado de los trabajos realizados y los costes asociados, lo que ayuda a controlar mejor los procesos y márgenes.

En verdad, la gestión adecuada de albaranes y facturas es un escenario en el que todos salen ganando. No solo ayuda a la empresa, sino que también beneficia a sus clientes, ya que les brinda mayor transparencia y seguridad en los procesos de facturación.

Sin embargo, no todo es un camino de rosas. Esta tarea puede resultar bastante engorrosa y propensa a errores. Es común que genere multitud de conflictos entre los diferentes departamentos de la empresa y con los clientes.

Por eso, en el siguiente punto, vamos a adentrarnos en los principales desafíos que surgen en la gestión de albaranes y facturas en una empresa de servicios de campo. 

Los desafíos de la gestión de albaranes de trabajos realizados y facturas en los servicios de campo

La gran mayoría de problemas en la gestión de albaranes y facturas son provocados por seguir trabajando con procedimientos obsoletos. Esto es: trabajar con papel. 

Este método tradicional, que sigue siendo utilizado por muchas compañías de servicios de campo, presenta múltiples desventajas que se traducen en errores, retrasos y, en general, en una gestión poco eficiente.

Desafío #1: Albaranes mal completados por los técnicos

Cuando los técnicos completan los albaranes a mano, es común que se produzcan errores, despistes o que algunos detalles importantes no sean legibles. Esto puede llevar a que se produzcan discrepancias entre lo que se ha registrado en los albaranes y lo que se registre en el sistema.

Desafío #2: Volcar el contenido en el ERP de la empresa

El proceso de volcar los datos de los albaranes al sistema ERP de la empresa es engorroso, propenso a errores y sobre todo, una forma de perder horas de trabajo en una tarea manual, repetitiva y de bajo valor.  

Desafío #3: Retrasos en el proceso de facturación

El hecho de que la gestión dependa del papel hace que el proceso sea más lento y que la empresa no pueda facturar hasta que el técnico entregue el parte en papel y la administración lo transcriba. Esto genera retrasos en la facturación y, como consecuencia, problemas en el flujo de caja. 

Desafío #4: Descontento de los clientes por retrasos y malentendidos

Todo este proceso analógico y manual hace que desde que un cliente recibe al técnico en sus instalaciones hasta que reciba la factura correspondiente a ese trabajo puedan pasar semanas. Por lo tanto, es más sencillo que se produzcan malentendidos y discrepancias.

¿Seguro que me cambió esta pieza? 

¡No tardó tanto tiempo, estáis facturando horas de más!

Son frases habituales y difíciles de defender cuando los procesos se dilatan tanto. Esto puede llevar a que la empresa pierda clientes o a que estos tengan una percepción negativa de la empresa.

¿Cómo puede ayudar la digitalización en la gestión de albaranes de trabajos realizados y facturas en servicios de campo?

Afortunadamente, existen soluciones para superar estos desafíos. Una de las más eficaces es implantar un software de albaranes y facturas como Praxedo, que permita digitalizar todo el ciclo de trabajo con sus múltiples funcionalidades.

Funcionalidad #1: Albaranes digitales

Con la opción de albaranes digitales, los técnicos completan los partes directamente en su dispositivo móvil o tablet, evitando así errores, despistes y falta de legibilidad. Además, podrán incluir fotografías, firmas y cualquier otro detalle que resulte relevante para el trabajo en cuestión.

Funcionalidad #2: Integridad y seguridad de los datos

Con un software de gestión como Praxedo, toda la información queda almacenada en una base de datos segura y confiable, evitando así la pérdida de información importante. Además, la integridad de los datos es clave en la gestión de albaranes y facturas, ya que asegura que los datos reflejen exactamente lo que se ha realizado en el trabajo. La sincronización de los datos a través de conectores o API’s permite construir entornos eficientes e integrados. 

Funcionalidad #3: Automatización de procesos

Con Praxedo, el proceso de volcar los datos de los albaranes al sistema ERP de la empresa se automatiza, reduciendo así los errores y ahorrando tiempo en una tarea de bajo valor añadido. Esto significa que los procesos son más eficientes y que la empresa puede facturar con mayor rapidez.

Funcionalidad #4: Facturación instantánea

Con la digitalización, la empresa puede facturar de forma muy ágil, eliminando así los retrasos en el proceso de facturación y mejorando el flujo de caja. Además, esto permite a la empresa ser más transparente y ofrecer a sus clientes una mayor visibilidad sobre los costes y trabajos realizados.

Funcionalidad #5: Mejora de la satisfacción del cliente

Al reducir los tiempos de espera entre el trabajo realizado y la facturación, se eleva la satisfacción del cliente. Además, la digitalización también ayuda a reducir los malentendidos, mejorar las comunicaciones y supervisar en tiempo real las órdenes de trabajo, lo que se traduce en una mayor confianza por parte del cliente en la empresa.

Conclusión: Optimice la gestión de albaranes de trabajos realizados y facturas con Praxedo

En resumen, la digitalización mejora la eficiencia de la gestión de albaranes y facturas en servicios de campo, reduciendo errores, retrasos y mejorando la satisfacción del cliente. 

Si está buscando una solución para digitalizar la gestión de albaranes de trabajos realizados y facturas en su empresa de servicios de campo, no dude en contactar con uno de nuestros especialistas. 

En Praxedo contamos con una amplia experiencia y estaremos encantados de ayudarle a mejorar la administración de su negocio. 

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