Control Servicio Técnico, el pilar de la eficiencia de los servicios de campo

Gestionar adecuadamente una empresa consiste en tomar una serie de medidas e implementar distintas estrategias para lograr que la empresa sea rentable. Se trata de un proceso complejo que ha de abarcar infinidad de elementos, desde los financieros hasta los logísticos y los humanos. Y uno de los factores que han de incluir indiscutiblemente las empresas dedicadas a los servicios de campo es tener un adecuado control del servicio técnico. 

La gestión empresarial ha de tener como objetivo hacer crecer el negocio al tiempo que se reduce la improvisación, es decir, planificar los procesos y la forma de llevarlos a cabo e, incluso, los pasos a llevar a cabo en caso de emergencias o situaciones fuera de lo común y, después, tener un control sobre ellos. En las empresas dedicadas al servicio técnico se tendrá que abarcar, además, una serie de procesos que son propios de este sector.

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¿Qué aporta el control del servicio técnico?

Todas las empresas de servicios aspiran a ofrecer calidad en su oferta. En el sector de las operaciones de campo, un servicio técnico óptimo, de calidad, será aquel que logre proporcionar la asistencia ofrecida (aportar lo que el cliente ha contratado) y hacerlo en el tiempo pactado para ello, sin demoras y haciendo que el cliente tenga una experiencia general satisfactoria.

Controlar, por tanto, el servicio técnico, garantiza que, por un lado, los técnicos sean eficaces, que acudan al lugar que deben, en el tiempo establecido y con la capacidad de resolver la tarea (sea un mantenimiento preventivo o la resolución de una incidencia) tanto en lo que se refiere a su capacidad técnica como a la de herramientas para conseguirlo. Por ejemplo, con un adecuado control, no sería necesario postergar visitas debido a la no disponibilidad de recambios en el momento. Pero, también, es uno de los pilares que garantiza la rentabilidad económica de la empresa.

Control del servicio técnico utilizando tecnología

Cuando la empresa de servicios de campo tiene un tamaño muy reducido, cuenta con pocos empleados y un número escaso de clientes es posible (aunque no recomendable) realizar la gestión de los proyectos de forma manual. Sin embargo, cuando se cuenta con varios técnicos y se asumen los trabajos encargados por un número más alto de clientes, es imposible dejar este control en manos de la improvisación o de métodos artesanales.

La transformación digital ha llegado al mundo de la empresa para quedarse y puede aportar mucho valor a las empresas dedicadas a servicios de campo y, más en concreto, a realizar un adecuado control del servicio técnico. Adoptar soluciones tecnológicas o software SAT como la aplicación de servicios de campo que ofrece Praxedo, conlleva numerosas ventajas. Algunas de ellas son:

• Automatizar y simplificar procesos: sin un pensamiento estratégico, muchas empresas llevan a cabo procedimientos rutinarios de determinada manera “porque siempre se ha hecho así”. Cuando una empresa pretende evolucionar tiene que transformar su forma de trabajar, hacer que los procesos sean más ágiles y eficientes. Si la información está coordinada, es posible acelerar procesos internos.
• Manejar las órdenes de trabajo: el responsable de gestionar las solicitudes de servicio ha de hacer frente solicitudes periódicas, junto con otras de urgencia y encajarlas en una apretada agenda de los técnicos. Organizar los equipos para dar cobertura a todas las peticiones de trabajo puede ser una tarea caótica que se puede resolver fácilmente si se dispone de la herramientas tecnológica adecuada.
• Gestionar los equipos de técnicos: un software de gestión de servicios de campo ayuda a mejorar la productividad y la eficacia de los técnicos que prestan el servicio, ya que, por un lado, se optimizan sus trayectos, evitando realizar rutas innecesarias y, por otro, sus tareas administrativas son más sencillas y es necesario que le dediquen menos tiempo.
• Planificar las rutas: los responsables de diseñar las rutas pueden, gracias a herramientas como la de Praxedo, basada en algoritmos, analizar las limitaciones operativas así como las distancias entre distintos lugares, para minimizarlas. Se consigue, de forma rápida, la mejor planificación para el equipo disponible. Además, es posible identificar qué técnicos son los más adecuados para un trabajo, en función de sus competencias, el tiempo que tendría que dedicar al trayecto y las limitaciones de disponibilidad del cliente.
• Comunicarse en tiempo real: poder seguir la actividad del equipo técnico en tiempo real ayuda a agilizar el trabajo de los técnicos ya que es posible, por ejemplo, asignar una emergencia a un técnico que se encuentre cerca del punto al que hay que acudir. De esta forma, se agiliza también la comunicación con el cliente, a la hora de darle una respuesta.
• Optimizar la contabilidad: cuando se dispone de herramientas digitales, se evitan los errores en las entradas de datos y se mejora la facturación, acortando los tiempos que conlleva el proceso (y, por tanto, el plazo de cobro).

Control del Servicio Técnico, importante para la imagen de la empresa

Tener éxito como empresa de servicio técnico no se basa tan solo en ser capaz de aportar un servicio de mantenimiento preventivo adecuado o realizar correctamente las reparaciones. Sino que también tiene que poner el foco en la imagen que proyecta la empresa ante un cliente.

Un cliente espera una resolución adecuada de sus problemas, algo que va más allá de recibir una asistencia con una buena ejecución. Entre las labores del técnico está también escuchar al cliente, conocer sus necesidades y aportarle soluciones alternativas a su problemática que pueden pasar, incluso, por ofrecerle servicios adicionales o, incluso ayudarle a provenir futuras anomalías que le ayuden a alargar la vida útil de sus instalaciones. Una adecuada atención al cliente pasa, inevitablemente, porque este tenga una buena experiencia. 

Contar con un buen control del servicio técnico, a través de una app de servicios de campo garantiza que el cliente será informado de la llegada del profesional. Además, validará la ejecución del trabajo junto con el técnico, en el mismo momento de realizarse la intervención. Y, finalmente, podrá abonar el servicio de la forma más segura, olvidándose de tener que realizar complicados trámites para abonar el trabajo que ha contratado. Se trata, sin duda, de una apuesta digital para ayudar a que el cliente tenga una buena percepción de la compañía en la que ha confiado su servicio técnico.