Cómo optimizar la agenda de sus técnicos con un software de gestión de rutas

Tanto si se trata de una instalación, de la reparación de una avería o de una intervención de mantenimiento, la optimización de la carga de trabajo de los técnicos es un objetivo fundamental de todas las empresas de servicio, tanto grandes como pequeñas.   Se debe valorar correctamente el tiempo de trabajo efectivo de cada técnico para controlar el nivel de productividad de los equipos de campo y esto es mucho más sencillo con el uso de un software para la gestión de rutas que permita geolocalizar a los técnicos y entender su productividad en pocos clics.  ¿Cuánto tiempo pasan sus técnicos desplazándose de un lugar a otro?, ¿cuánto tiempo pasan a diario cumplimentando páginas y más páginas de formularios impresos?, ¿cuánto tiempo pasan esperando entre dos órdenes de trabajo porque los horarios se han calculado incorrectamente al realizar la planificación?   Hay que prestar atención a no perder demasiado tiempo sin realizar órdenes de trabajo, ya que una baja productividad pondrá rápidamente en peligro la continuidad de su empresa de servicios.   Lamentablemente, este es aún el caso de muchas empresas, cuya obligación, por lo tanto, es esforzarse por maximizar el tiempo de trabajo efectivo de sus técnicos de campo. Para ello, ofrecemos los siguientes 5 consejos.

Consejo n.º 1: Priorice sus órdenes de trabajo con una mejor gestión de rutas

Preste mucha atención a respetar los contratos de servicio que ha firmado con sus clientes. Si gestiona mal los plazos de vencimiento y las prórrogas, corre el riesgo de enviar técnicos a órdenes de trabajo no facturadas, al margen de dichos contratos. Por consiguiente, debe rentabilizar las órdenes de trabajo de sus técnicos de campo y concentrar sus actividades en aquellos clientes que le reporten beneficios.   Para hacerlo correctamente, debe disponer de una base de datos que contenga todos los datos necesarios. De este modo, podrá comprobar los historiales de órdenes de trabajo, los contratos y las garantías de servicio, en solo unos clics, en el momento en que el cliente le llame. Esto le permitirá crear su agenda de órdenes de trabajo en función de los compromisos contractuales asumidos con cada cliente.   Hacer esta tarea manualmente es prácticamente imposible si su empresa tiene muchas órdenes de trabajo y técnicos que gestionar. Por ello, y para hacerle la vida más fácil, lo mejor es hacerse con una solución de gestión de órdenes de trabajo técnicas adaptada a su negocio.

Consejo n.º 2: Envíe al técnico correcto y al que esté más cerca

Aunque la reducción de los tiempos de desplazamiento es un buen método para mejorar el tiempo de trabajo efectivo de sus técnicos, no es el único. Efectivamente, imagine que ha planificado al milímetro los tiempos de desplazamiento de un técnico que, finalmente, no dispone de los conocimientos necesarios para realizar una intervención en un equipo concreto. Va a tener que enviar a otro en su lugar y todo el tiempo ganado en el primer trayecto se perderá en el segundo. Por lo tanto, una cosa es enviar al operario más cercano, pero es mucho más eficiente enviar al que está en condiciones de resolver de inmediato el problema del cliente.   Obviamente, si su empresa aún realiza la planificación manualmente, en papel o mediante hojas de cálculo de Excel, corre el riesgo de cometer con bastante frecuencia este tipo de errores.   Por este motivo, lo mejor es hacerse con un con un software de gestión de rutas y asignación de órdenes de trabajo adaptado a su negocio. Una solución de gestión de órdenes de trabajo técnicas como Praxedo, por ejemplo, cuenta con un módulo, SmartScheduler, que hace este trabajo en su lugar, teniendo en cuenta todos los condicionantes: tipo de intervención, conocimientos necesarios, geolocalización de los técnicos y cálculo de los tiempos de desplazamiento. En cuestión de segundos, crea para su empresa una agenda de órdenes de trabajo óptima, mientras que a usted le llevaría horas hacerlo manualmente. De este modo, puede enviar el técnico correcto a la intervención adecuada y estar seguro de que estará en el domicilio del cliente en el momento oportuno.

Consejo n.º 3: Equipe a sus técnicos con dispositivos inteligentes

Muy a menudo, en materia de gestión de órdenes de trabajo técnicas, existen problemas por la falta de comunicación fluida entre los técnicos de campo, los responsables de organizar las actividades, los expertos en soporte técnico e incluso los clientes.   Sin las herramientas correctas, enseguida resulta complicado hacer que todo el mundo hable, a la vez, el mismo idioma. Lo primero que su empresa debe hacer es equipar a sus técnicos con un dispositivo móvil, ya sea un smartphone o una tablet. Existen múltiples modelos en el mercado, elija el que mejor se adapte a sus necesidades. A continuación, debe dotar de “inteligencia” a esos dispositivos con la aplicación móvil adecuada.   Elija un programa que les permita visualizar sus agendas de intervención, seleccionar la mejor ruta para llegar a un determinado lugar y cerciorarse de que disponen de las piezas necesarias para llevar a cabo su cometido. Piense también en funcionalidades fundamentales, como el historial de órdenes de trabajo realizadas en un equipo determinado, el seguimiento de las piezas de repuesto utilizadas y la posibilidad de registrar la firma electrónica del cliente para validar la intervención. De este modo, su empresa mejorará su tasa de resolución en la primera intervención y esto le permitirá cumplir sus compromisos contractuales con sus clientes, como la garantía de tiempo de intervención o la garantía de tiempo de restablecimiento.

Consejo n.º 4: Opte por programas colaborativos

No hay nada peor para un cliente que esperar impacientemente la llegada de un técnico para, a continuación, darse cuenta de que este no es capaz de resolver el problema de inmediato. El cliente quiere un servicio inmediato y eficaz, y para ello no se debe dejar solo al técnico. Debe darle acceso a los conocimientos que pueda necesitar para realizar cada una de sus órdenes de trabajo.   Mediante su aplicación móvil, debe tener la posibilidad, cuando se enfrente a una situación desconocida o inesperada, de comunicarse en tiempo real con otros técnicos y con los expertos de su centro de servicio, y solicitar ayuda en remoto. Debe poder acceder a bases de datos, tutoriales y guías para llevar a cabo correctamente su intervención, pase lo que pase.   Recurriendo a este tipo de herramientas colaborativas, no solo su cliente estará feliz de ver cómo ha quedado resuelto su problema rápidamente, sino que su técnico podrá acudir sin demora a su próxima intervención, sin alterar su agenda por culpa de un retraso imprevisto. Además, su empresa no habrá tenido que desplazar a un experto para hacerse cargo de la intervención. En resumen, gana en todos los sentidos.

Consejo n.º 5: Agilice la gestión de los servicios de campo y la facturación

Un técnico no debe perder tiempo haciendo trabajo administrativo. No debe, por ejemplo, al finalizar una intervención, pasar media hora en su vehículo cumplimentando un parte de trabajo en papel, que luego deberá llevar, al final de la jornada o de la semana, a su centro de servicio, y que otra persona deberá teclear de nuevo para poder generar una factura. No es así.   Un técnico debe hacer su trabajo y resolver el problema del cliente, e incluso, si procede, ofrecer la venta de un servicio adicional, si se presenta la oportunidad. Para ello, debe disponer de una aplicación móvil que le permita cumplimentar, en solo unos clics, partes de trabajo informatizados y precumplimentados, introducir las piezas de repuesto utilizadas y enviar, en un solo clic, todos los datos necesarios al centro de servicio para generar la factura correspondiente en el plazo de una hora.   Como conclusión, en un contexto cada vez más competitivo, debe maximizar el tiempo de trabajo efectivo de sus técnicos; en caso contrario, corre el riesgo de poner en peligro la continuidad de su empresa. Aplicando estos consejos, debería mejorar rápidamente la eficacia de su gestión de órdenes de trabajo técnicas.