Cómo facilitar la adopción de un software de Field Service Management por parte de sus operarios

En general, la adopción de un software de Field Service Management por parte de los equipos de una empresa de servicios exige establecer una auténtica estrategia de gestión del cambio.   Efectivamente, cuando tanto los planificadores como los técnicos están habituados a trabajar de una determinada manera, no siempre es fácil para la dirección de la empresa cambiar estos hábitos. Algunas empresas tienen un sistema de gestión muy anticuado y aún trabajan con papel. Otras han podido desarrollar sus propios programas o han adquirido una solución On Premise que no ha cambiado en años.   Aunque la dirección de la empresa presente un nuevo software de servicios de campo como algo que va a facilitar enormemente la actividad del técnico o del planificador y va a incrementar su productividad y eficacia, cambiar las costumbres de trabajo es una labor complicada que exige un buen método y mucha fuerza de convicción.   Le ofrecemos algunos consejos para ayudar a sus equipos a adoptar un nuevo programa de gestión de intervenciones técnicas.

Demuestre concretamente el valor que aporta a cada uno de los equipos

La gestión del cambio en una empresa comparte muchas características con un proceso clásico de venta. De hecho, la dirección de la empresa debe realmente “vender”, entre sus empleados, su proyecto de impantación de un software de servicios de campo, para conseguir convencer al mayor número de trabajadores.   Para conseguirlo, no basta con decir “a partir de tal fecha tendréis que trabajar con la solución X” o “no os preocupéis, ya veréis que se trata de un buen programa que os va a facilitar la vida”. No, para convencer a sus equipos de técnicos y planificadores, hay que demostrar concretamente el valor que aporta el producto a cada uno de los equipos. Hay que demostrar a los planificadores que van a ahorrar mucho tiempo a la hora de planificar y realizar el seguimiento de las intervenciones técnicas. En el caso de los operarios, hay que mostrarles hasta qué punto es una solución fácil de usar, cómo les puede proteger a la hora de llevar a cabo sus cometidos e, incluso, ¡facilitarles la vida!

Nombre algunos coordinadores en sus equipos

Para convencer a sus equipos, convenza primero a los colaboradores más influyentes entre sus colegas. No tiene por qué ser el jefe del equipo. Determinadas personas tienen una personalidad capaz de influir en los demás, en uno u otro sentido. Empiece por ellos. Si decide crear un equipo de prueba interno, involucre a estos colaboradores.   Hable con ellos sobre sus problemas y sus necesidades. Póngase en su lugar. A continuación, explíqueles, en relación con cada uno de los puntos tratados, cómo va a ayudarles el programa en la realización diaria de su actividad.   Después, ponga a su disposición la nueva solución, fórmelos y deje que la utilicen algunas semanas. Una vez que hayan probado por sí mismos la aplicación móvil o el programa de planificación, sus técnicos y planificadores serán los mejores embajadores, a nivel interno, de su gestión del cambio.   Un técnico, en realidad, no siempre se deja influenciar por la opinión de su jefe sobre un determinado tema. Sin embargo, si un colega que hace cada día el mismo trabajo que él, es el que le explica los beneficios de la nueva solución, el impacto y la capacidad de persuasión aumentarán enormemente.

Implique a sus colaboradores en la implantación del software de Field Service

Desde el inicio del proyecto de adquisición de un nuevo software de servicios de campo, fomente la participación de los miembros de cada equipo en los grupos de trabajo: directores, planificadores y técnicos. Haga lo mismo con la definición de las necesidades, la prueba de las soluciones propuestas, etc.   Cada uno de ellos debe tener voz en el asunto y debe poder opinar sobre su experiencia con los distintos programas analizados y probados. Lo mismo ocurre con la configuración del programa antes de implantarlo en los distintos equipos.   Sus colaboradores no solo tendrán cosas interesantes que decir en función de su experiencia sobre el terreno, sino que el hecho de implicarlos tendrá también un efecto positivo sobre el resto de los equipos. El resto de sus colegas se sentirán tranquilos al saber que sus homólogos de confianza, con su misma experiencia, están comprometidos con el proceso de elección e implantación de la nueva solución de gestión de intervenciones técnicas.

Prepare el terreno con antelación

A nadie le gusta que le impongan una nueva forma de trabajar sin previo aviso. Sus colaboradores desean tener un mínimo de visibilidad sobre el funcionamiento de su empresa y prefieren conocer de antemano los posibles cambios que se están planteando, cambios que les pueden afectar directamente, a corto o medio plazo. En este caso es necesario hacer una buena comunicación interna para que todo vaya sobre ruedas en relación con sus equipos. Anuncie la búsqueda de una nueva solución antes de iniciar cualquier proceso de elección. Explique los motivos de tal decisión y a qué necesidades se supone que va a responder el futuro programa. Hable de ello en sus eventos corporativos, briefings operativos o incluso organice videoconferencias con sus colaboradores a distancia. Por último, asegúrese de que una vez que se haya avanzado en el proceso y se haya tomado una decisión sobre una solución, su proveedor se implique en la comunicación interna y en difundir sus ventajas entre los colaboradores. Todo ello con el fin de que estos puedan plantear directamente sus preguntas y obtener respuestas satisfactorias.

Implante el software de Field Service por fases

Implantar una aplicación para Servicios Técnicos es un auténtico proyecto de fondo para una empresa de servicios. Este programa está destinado a convertirse en la columna vertebral de la actividad de la empresa y en la herramienta que incrementará su productividad e impulsará su crecimiento.   Empiece creando un equipo piloto formado por los colaboradores referente que haya seleccionado previamente. Haga que forme parte del equipo cualquier colaborador motivado que se ofrezca como voluntario para participar en el proyecto.   Garantice una buena comunicación interna en relación con la experiencia positiva vivida por el equipo piloto, de manera formal pero también de manera informal (por ejemplo, junto a la máquina de café). Lo importante es transmitir el mensaje a todos los equipos implicados: “El nuevo programa funciona. ¡Ofrece resultados concretos! “. De esta manera, se difunde por toda la empresa un mensaje positivo sobre el cambio en curso y, automáticamente, se incrementa el potencial de adhesión de sus colaboradores.   Finalmente, recuerde que la implementación de un nuevo software de servicios de campo no es una decisión que se toma de arriba abajo. La solución va a encontrar su lugar en las costumbres y hábitos de los colaboradores, técnicos o planificadores, pero no porque la dirección de la empresa así lo haya decidido. Una buena adopción es, ante todo, una aventura colectiva y el fruto de una correcta comunicación interna en la que todos y cada uno se sienten implicados.