Claves para el cumplimiento del programa de mantenimiento en servicio técnico

Mantener en correctas condiciones infraestructuras, instalaciones industriales, edificios, equipamiento o sistemas de suministro es fundamental para el negocio de las empresas de diferentes sectores. Interrupciones en el servicio de agua o de suministro eléctrico o en una cadena de fabricación pueden causar pérdidas económicas muy importantes, además de fallos en el servicio y descontento de los clientes. Además, en muchos casos, los fallos técnicos pueden conllevar una falta de seguridad en los trabajadores o clientes. Por ello, es imprescindible contar con un equipo de servicio técnico y una planificación que garantice el cumplimiento del programa de mantenimiento.

La realidad es que la mayoría de los servicios de mantenimiento de equipos es de tipo reactivo (un 80 %), en lugar de preventivo. Sin embargo, lo ideal es que la mayor parte de la asistencia  realizada por las distintas empresas fuera de tipo preventivo, debido a distintos motivos. Prever y anticiparse a posibles averías es clave para evitar o reducir tiempos de inactividad en las instalaciones (evitando pérdidas económicas o falta de servicio a los clientes), para aumentar la vida útil de los equipos y reducir los costes de mantenimiento de estos (dado que es menos costoso que repararlos).

Gestión de un plan de mantenimiento: la planificación

Contar con un adecuado mantenimiento de las instalaciones parte del diseño de un buen plan. En primer lugar, ha de realizarse una evaluación de los activos disponibles (instalaciones, equipos, dispositivos), definiendo detalles como ubicación, vida útil o periodo de actividad, entre otros. Esto ayuda a tener una visión general de aquellos elementos que necesitan contar con la ejecución de un servicio técnico.

A continuación, hay que estudiar qué necesita cada uno de estos activos para estar en las mejores condiciones (tipo de medidas para mantenerlo en perfecto estado, cada cuánto tiempo necesita una revisión o recambio de piezas, etc.) y qué tipo de atención técnica personal requiere, es decir, qué equipo humano se encargará de garantizar el cumplimiento del programa de mantenimiento.

Finalmente, tras la ejecución de las tareas, es importante realizar una auditoría, para ver aquellos procesos que funcionan mejor o aquellos puntos en los que es necesario introducir cambios para una mayor eficiencia.

KPIs de mantenimiento: la medición para la toma de decisiones

Tras la planificación, para garantizar el cumplimiento del programa de mantenimiento, la empresa de servicio técnico tiene que realizar su ejecución y, para comprobar que esta se realiza correctamente, es vital poder medir los resultados. Para ello, se utilizan KPIs (Key Performance Indicators) de mantenimiento, que ayudan a realizar una evaluación de los procesos en función de los objetivos planteados.

Para ello, en primer lugar, hay que definir objetivos, que serán concretos, medibles, alcanzables, relevantes y dentro de un marco temporal determinado. La evaluación del resultado del cumplimiento de los objetivos permite obtener información de valor para la toma de decisiones estratégicas. Aunque puede haber muchos indicadores, hay distintos KPIs que son comunes en el sector del servicio técnico:

• Main Time Between Failure (MTBF): tiempo de funcionamiento adecuado que transcurre entre dos fallos.
• Main Time To Repair (MTTR): media de tiempo que transcurre entre una avería y su reparación.
• Downtime o tiempo de inactividad: de un equipo o sistema debido a un incidente que requiere de una orden de trabajo para reparación.
• Backlog de mantenimiento: tareas de mantenimiento que han de realizarse pero aún no se han ejecutado, por lo que existen posibles retrasos en el mantenimiento de un equipo.
• Overall Equipment Effectiveness (OEE): se enfoca en la productividad o eficacia general de un equipo o sistema.
• Porcentaje de Mantenimiento Planificado (PMP): tiempo que se dedica a las órdenes de trabajo planificadas (mantenimiento preventivo o correctivo).
• Tasa de Cumplimiento del Mantenimiento Preventivo: evalúa la efectividad en la ejecución de las tareas programada.

Medir el rendimiento y comportamiento del plan de mantenimiento preventivo en relación con estos factores ayuda a tomar decisiones para la optimización del plan.

Software de gestión de servicios de campo: el aliado tecnológico para el cumplimiento del programa de mantenimiento

La tecnología es ya uno de los pilares indispensables en toda gestión empresarial. En el sector de los servicios de campo es especialmente importante para dar un adecuado servicio al cliente. Y, cuando se habla de desarrollar planes de mantenimiento, marca una diferencia absoluta.

Un software de servicios de campo, como el que ofrece Praxedo, permite una gestión y control total de los planes de mantenimiento de los clientes. Por ejemplo, es posible definir la periodicidad de las tareas de mantenimiento de forma precisa y asociarlas a los centros y a los equipamientos en los que es preciso realizarlas. De este modo, teniendo datos como un contrato, se identifican de forma fiable y rápida los planes de mantenimiento y se pueden planificar todos aquellos servicios de mantenimiento recurrente de un mismo cliente o instalación.

Este tipo de aplicaciones, permite trabajar con las bases de datos de forma cruzada, de tal forma que existen listas conectadas con todos los clientes y los centros, edificios o equipamientos con los que cuentan. De esta manera, es más sencillo crear órdenes de trabajo, realizar un seguimiento y mejorar la actuación sobre el terreno.

Al contar con una categorización de las órdenes de trabajo, los equipos gestores pueden organizar los proyectos para garantizar el cumplimiento del programa de mantenimiento y, por supuesto, dar asistencia en caso de tener que realizar trabajos de tipo correctivo. 

Además, un software de gestión de servicios de campo permite mejorar la eficiencia de los equipos de campo. Por ejemplo, en las tareas de mantenimiento recurrente, aunque las rutas estén diseñadas con tiempo, pueden sufrirse contratiempos como problemas en el tráfico o tener que acudir a una urgencia de forma imprevista. Gracias a la aplicación y, en concreto a sus funcionalidades de geolocalización y visualización cartográfica, es posible modificar las agendas de los profesionales en el momento o modificar la ruta inicialmente prevista.

Por otro lado, en sus vistas para realizar tareas de mantenimiento preventivo, los técnicos pueden generar informes y partes de trabajo muy completos, sin errores y que facilitan enormemente el trabajo administrativo (y, en consecuencia, la facturación).

Todas estas funcionalidades ayudan a las empresas de prestación de servicio técnico a garantizar una ejecución perfecta de las tareas recurrentes de mantenimiento preventivo, de tal forma que los clientes puedan tener la seguridad de que sus equipos e infraestructuras están siempre en las mejores condiciones posibles.