Aplicación partes de trabajo: Cómo crear plantillas personalizadas

En el sector del servicio técnico, solo hay una cosa clara: a medida que la empresa crece, la gestión de los partes de trabajo se complica. Y es que cuando aún se utilizaban partes de trabajo en papel, era común recibir la llamada de un técnico lamentando no tener a mano el parte que necesitaba para completar una tarea importante. Un problemón que era el pan nuestro de cada día.

En ese sentido, la llegada de Apps de partes de trabajo ha sido revolucionaria. Estas aplicaciones han eliminado la preocupación de quedarse sin stock de partes y tener que lidiar con la gestión de documentos en papel. Ahora, los partes de trabajo son digitales e ilimitados. ¡Hip, hip, hurra!

Pero, como en todo avance, surgen nuevos desafíos. En este caso, ¿qué hacer cuando se necesita crear desde cero o personalizar un parte de trabajo digital? En muchas ocasiones, esto ha implicado depender de terceros o programadores, con sus consecuentes retrasos y sobrecostes.

Pero aquí está la buena noticia: hoy en día existen soluciones prácticas y accesibles para afrontar este desafío. Las nuevas aplicaciones de partes de trabajo ahora permiten a las empresas crear y personalizar sus propias plantillas de manera rápida y sencilla, ¡sin necesidad de ser expertos en tecnología!

Siga leyendo para descubrir los beneficios de las nuevas aplicaciones de partes de trabajo y cómo diseñar formularios personalizados que se ajusten perfectamente a las necesidades de su empresa de servicios de campo.

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Beneficios de utilizar una app de partes de trabajo

Las apps de partes de trabajo brindan enormes beneficios tanto para los técnicos de campo como para el equipo de oficina y la empresa en su conjunto. Echemos un vistazo a cómo estas apps facilitan el trabajo de cada área.

Para los técnicos

Con una app de partes de trabajo, los técnicos pueden decir adiós a los engorrosos formularios en papel y completar las órdenes de trabajo directamente en sus smartphones. Esto les evita tener que volver a la oficina para entregar partes físicos, ahorrándoles muchísimo tiempo.

Además, la app les proporciona información completa sobre los clientes, como detalles de contacto, historial de servicios previos y especificaciones técnicas. Ya no tienen que enfrentarse solos a los desafíos, sino que cuentan con todo lo que necesitan al alcance de su mano.

Para el equipo en la oficina

El equipo de backoffice se despide de la aburrida tarea de transcribir partes de trabajo en papel al sistema ERP. Gracias a la sincronización automática de la app, la información del parte se vuelca directamente en la orden generada en el sistema, lo que ahorra un sinfín de horas de trabajo y evita errores. 

Además, los partes de trabajo firmados digitalmente por los clientes se envían automáticamente por correo electrónico al departamento de contabilidad, simplificando el proceso de facturación y manteniendo todo al día.

Beneficios para la empresa

La automatización de procesos y la reducción de tareas manuales contribuyen a la reducción de costes operativos, lo que se traduce en ahorros significativos a largo plazo. 

Además, estas aplicaciones mejoran la gestión del cash-flow al acelerar el proceso de facturación, protegiendo su tesorería. 

El reto de personalizar los partes de trabajo

A pesar de todos los beneficios que ofrecen las apps de partes de trabajo, también surgen algunos desafíos a tener en cuenta.

Uno de ellos es la necesidad creciente de disponer de múltiples modelos de partes de trabajo para adaptarse a diferentes servicios y equipos. Cada vez se requiere mayor flexibilidad, con campos específicos que garanticen la validez legal del documento y se ajusten a las necesidades particulares de cada empresa.

En pocas palabras, crear partes de trabajo personalizados internamente se ha convertido en un dolor de cabeza para muchas empresas de servicios de campo.

Aquí es donde entra en juego una aplicación como Praxedo. Al igual que Excel facilitó los cálculos o Canva permitió que cualquiera se convirtiera en diseñador por un día, Praxedo ofrece una solución sencilla y accesible para que cualquier persona en la empresa pueda generar nuevos modelos de partes de trabajo en cuestión de minutos, sin necesidad de ser experto en software.

Con Praxedo, ya no es necesario depender de programadores externos o especialistas en ofimática para crear plantillas personalizadas. 

La interfaz intuitiva y fácil de usar de la aplicación permite a los usuarios definir y configurar los campos, añadir funcionalidades avanzadas como captura de fotografías y geolocalización, y diseñar un formato que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

En la siguiente sección, exploraremos en detalle lo sencillo que resulta ajustar los campos, agregar funcionalidades y lograr que los partes de trabajo se adapten por completo a las necesidades específicas de cada empresa.

¿Cómo crear plantillas personalizadas en una aplicación de partes de trabajo?

Personalizar los partes de trabajo, ahora es pan comido. Y aquí lo demostramos en seis simples pasos.

Paso 1: Definir los requisitos y necesidades específicas de la empresa

El primer paso es conocer a fondo las necesidades únicas de su empresa. Identifique los diferentes tipos de servicios que brinda (instalaciones, reparaciones, revisiones…), los modelos de equipo que con los que trabaja y cuáles son los datos clave que debe recopilar en cada parte. 

Esta información le ayudará a determinar el diseño que debe considerar al crear sus plantillas personalizadas.

Paso 2: Diseñar la estructura de la plantilla de parte de trabajo

Aquí es donde comienza la magia. Diseñe la estructura de su plantilla de parte de trabajo, seleccionando de entre todas las opciones, los campos que desea incluir. 

Piense en la información del cliente, detalles del trabajo, materiales utilizados y cualquier otro dato relevante para su proceso operativo. 

Además, Praxedo le permite agregar elementos interactivos como menús desplegables, casillas de verificación y solicitudes de firma digital para un resultado excepcional

Paso 3: Configurar los campos y opciones de personalización

Llegó el momento de personalizar al máximo sus partes de trabajo. Configure los campos y opciones según sus preferencias y necesidades específicas. 

Defina qué campos son obligatorios, establezca listas desplegables con opciones predefinidas, utilice casillas de verificación para selecciones rápidas y habilite campos de texto para información adicional. Las opciones de personalización son (casi) infinitas.

Paso 4: Añadir funcionalidades avanzadas y captura de datos

Dote a sus partes de trabajo de funcionalidades avanzadas. Agregue la captura instantánea de fotografías para documentar visualmente el trabajo realizado y la geolocalización para registrar la ubicación precisa en la que se ha realizado cada trabajo. 

Estas funciones amplían la información de sus partes de trabajo, proporcionando una visión profunda y transparente de cada tarea ejecutada.

Paso 5: Asegurar la calidad de los datos

En esta fase, es fundamental asegurarse de introducir campos obligatorios que impidan avanzar si no se completan correctamente. Praxedo ofrece la posibilidad de establecer reglas de script para detectar incoherencias en el formato de los datos. Si se identifica algún error, la aplicación alertará al técnico en pantalla y no permitirá continuar con la cumplimentación del parte de trabajo.

Por ejemplo, si el número de serie de un modelo de máquina debe incluir números y una letra de control, y se omite la letra, el campo se mostrará como incorrecto y no se podrá cerrar el parte. 

Esto permite al técnico corregir cualquier descuido de inmediato y evitar futuros problemas para todos.

Paso 6: Compartir los partes de trabajo con el equipo

Llego la hora de poner el parte en acción. Adjunte el modelo específico en cada orden de trabajo para asegurar que los técnicos tengan acceso a la plantilla correcta. 

Además, aproveche el almacenamiento en la nube para que los técnicos puedan acceder a cualquier modelo de parte desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

¡Y ya está! Siguiendo estos 6 pasos podrá diseñar partes de trabajo personalizados y conseguir que la tecnología se ajuste como anillo al dedo a sus procesos internos.

Praxedo, la solución de Field Service con la aplicación de partes de trabajo más avanzada

En este artículo hemos visto cómo las nuevas apps de partes de trabajo son una solución eficiente y práctica para mejorar la gestión de tareas en empresas de servicios de campo.

Praxedo se presenta como una herramienta líder en el mercado que además de sus avanzadas funcionalidades de planificación y gestión de las operaciones en campo ofrece la posibilidad de personalizar y crear plantillas de partes de trabajo de forma rápida y sencilla, sin depender de programadores externos o conocimientos técnicos especializados.

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