Aplicación móvil: cómo mejorar la productividad de los técnicos

Cada día, a lo largo de su jornada, los técnicos tienen que enfrentarse a diversas dificultades. Para una eficacia y una capacidad de respuesta óptimas, equipe a sus operarios sobre el terreno con una aplicación móvil para que puedan obtener de inmediato las respuestas que necesitan. Mejorar la productividad de los técnicos con un programa para Servicios de Asistencia Técnica SAT es sencillo, con toda la información al alcance de su mano serán más eficientes. 

Una aplicación móvil para empezar bien la ruta

Al inicio de la jornada, sus técnicos necesitan visualizar su ruta, los diversos lugares a los que tienen que acudir, el carácter de las órdenes de trabajo en cuestión, etc. Pueden surgir muchos imprevistos: cancelación de una cita, ausencia del cliente, no disponibilidad de una pieza de repuesto, etc. ¿Está usted seguro de que sus operarios sobre el terreno disponen de una herramienta suficientemente eficaz para poder afrontar todas estas dificultades?  

Planificación de rutas: ¿cómo mejorar la capacidad de respuesta?

Optar por un programa SaaS (Software as a Service) de Field Service Management le permitirá contar con una aplicación móvil desde la que sus técnicos puedan gestionar su día a día. Por un lado, el equipo en backoffice gestiona la planificación de las órdenes de trabajo para permitir a los técnicos visualizar la agenda desde su móvil. Esta plataforma digital, además, les permitirá visualizar al instante toda su ruta.   En caso de imprevisto (cancelación, orden de trabajo urgente, etc.), una aplicación de este tipo permite a los responsables de organizar la actividad actualizar en tiempo real la agenda de los técnicos. Por ejemplo, en la aplicación Praxedo cuenta con un módulo denominado SmartScheduler que puede incluso optimizar de manera automática las rutas de sus técnicos de campo en función de sus condicionantes específicos.  

Optimice los tiempos de desplazamiento de sus técnicos de campo

Gracias a este tipo de tecnología que permite optimizar las rutas, se reducen al máximo los tiempos de desplazamiento. Sus técnicos sufren menos atascos y la aplicación móvil les guía para llegar más rápido a su destino.   Algunas empresas de software ofrecen, además, conectores nativos con herramientas de geolocalización o gestión de flotas que registran la ubicación por GPS de las furgos de cada técnico en movilidad.   Por otro lado, sus colaboradores ahorran combustible y optimizan su tiempo de trabajo, lo que supone dos ventajas considerables.

Facilite a sus técnicos todos los datos necesarios

Por lo que respecta a cada orden de trabajo, sus técnicos pueden consultar la aplicación móvil para saber:

• el lugar
• el horario que deben cumplir
• los equipos sobre los que deben realizarla
• el tipo de problema
• el material y las piezas de repuesto que necesitan
• el historial de órdenes de trabajo sobre un equipo similar
• planos o manuales técnicos
• consejos y recomendaciones de otros expertos

Capacidad de respuesta: garantice el acceso a los datos clave tanto online como offline

Estos datos deben estar disponibles, independientemente de las condiciones de trabajo de sus colaboradores de campo, incluso cuando el servicio se está realizando en un sótano o en un lugar sin red de telecomunicaciones.   Por ejemplo, algunas soluciones como Praxedo resultan accesibles tanto online como offline, para facilitar la sincronización de datos relativos a cada orden de trabajo. De este modo, sus técnicos tienen la posibilidad de consultar la aplicación e introducir datos, aunque su dispositivo móvil no tenga cobertura, dado que a continuación estos se sincronizan. Pero atención: no ocurre lo mismo con todas las soluciones existentes en el mercado.  

Para una mayor eficacia, optimice la gestión de las piezas de repuesto

La gestión de las piezas de repuesto puede resultar complicada para sus técnicos: poca visibilidad sobre el nivel de stock, falta de una pieza al realizar una orden de trabajo o pedido de una pieza errónea, etc. Existen múltiples obstáculos que pueden hacer perder tiempo a sus colaboradores.   Por este motivo su programa para Servicios de Asistencia Técnica SAT debe permitir a sus trabajadores consultar el nivel de stock de los diversos componentes que pueden necesitar. También debe ser posible a través de la aplicación realizar una reserva o solicitar piezas, localizar los lugares de almacenamiento más próximos a la ubicación donde se encuentren y declarar las piezas consumidas durante la ejecución de la orden de trabajo. 

Ayude a sus técnicos a incrementar su rendimiento

Cuando su técnico dispone de toda la información necesaria, está en condiciones de proceder a realizar la orden de trabajo. Gracias a la aplicación, se puede concentrar exclusivamente en el problema que tiene que resolver – sin tener que pensar en la logística, el trayecto o la gestión de las piezas de repuesto.  

Facilite el contacto entre sus operarios sobre el terreno y el cliente

Mediante la aplicación móvil, el técnico en movilidad puede consultar los datos de contacto completos del cliente. De este modo, le puede advertir de su llegada, de un posible retraso y del desarrollo de las operaciones. La comunicación resulta mucho más fluida y se eliminan las potenciales áreas de incertidumbre desde el punto de vista del cliente. La aplicación móvil, además, permite al técnico disponer de los datos de acceso al emplazamiento (código de apertura de la puerta, nombre de la persona de contacto, etc.) para poder trabajar con total eficiencia desde su llegada al lugar del cliente.  

Acompañe a sus técnicos de campo a lo largo de todo el servicio

Si el técnico encuentra algún problema en el momento de llevar a cabo la orden de trabajo, debe poder contactar de inmediato con su centro de servicio a través de un servicio de mensajería instantánea que le permita obtener una respuesta a su problema. El responsable de organizar las actividades tiene más capacidad de respuesta y puede enviar rápidamente la dirección (en caso de que no figure), el tiempo máximo que hay que cumplir o la disponibilidad de un material concreto.   Si se trata de una dificultad técnica, el colaborador debe tener la posibilidad de contactar con un experto a distancia y enviarle una foto del equipo. Este tipo de funcionalidad está disponible en algunas aplicaciones, como Praxedo. De este modo, el técnico y el experto pueden interactuar a distancia, basándose en lo que ven en el equipo, para encontrar la solución y finalizar la orden de trabajo.

Optimice los partes de trabajo de sus técnicos en la aplicación móvil

Una vez han cerrado la orden de trabajo, sus colaboradores deben poder informar con precisión acerca de su trabajo, tanto de cara al cliente como al centro de servicio.  

Facilite formularios previamente parametrizados a sus operarios sobre el terreno

Gracias a la aplicación móvil con la que está equipado su técnico en movilidad, este podrá acceder al parte de trabajo especifico previamente parametrizados en función de las exigencias de su actividad. Gracias al control automático de los datos introducidos, se eliminan casi por completo los errores producidos por una incorrecta introducción de datos.   Las descripciones de la orden de trabajo son más precisas, completas y fiables que en los formularios impresos. Además, la digitalización de sus documentos elimina los riesgos de pérdida de datos y la posibilidad de que existan datos ilegibles o de dudosa interpretación. Una aplicación móvil para Servicios Técnicos resulta, por lo tanto, fundamental para mejorar la productividad de sus técnicos de campo.  

Garantice la trazabilidad de las órdenes de trabajo

Sus colaboradores sobre el terreno tienen la posibilidad de enriquecer estos formularios, añadiendo elementos, como fotografías acompañadas de anotaciones y con información de fecha y hora. Esto garantiza la trazabilidad de las órdenes de trabajo y del trabajo realizado por el técnico, lo que puede resultar útil en caso de posible litigio con el cliente.   De este modo, se aporta la prueba de que la prestación se ha llevado a cabo, en la fecha y a la hora determinadas, como se había acordado en el momento de programar la orden de trabajo. Se trata de un elemento de prueba útil para demostrar a su cliente o a su contratista que su empresa cumple sus compromisos contractuales.

Evaluación de la ruta: incremente con facilidad la productividad de sus técnicos

Un software de Field Service Management le permite recopilar datos valiosos sobre la productividad de sus colaboradores de campo: ¿se han optimizado los tiempos de desplazamiento?, ¿se ha mejorado la duración media de las órdenes de trabajo?, ¿cuántas órdenes de trabajo diarias o semanales realizan sus técnicos?, ¿se ha reducido el plazo de facturación? Todas ellas son métricas fundamentales para seguir mejorando su rendimiento.  

Una aplicación SAT al servicio de la efectividad de sus rutas

Una buena aplicación para Servicios Técnicos debe ofrecerle un panel de control que le permita observar la evolución de métricas propias de su actividad:

• grado de satisfacción de los clientes
• número de OTs realizadas
• mejora del First Time Fix Rate (tasa de resolución en la primera visita)
• tiempo medio dedicado a cada cliente
• cumplimiento de sus compromisos contractuales (puntualidad, plazo de restablecimiento, etc.)

De esta manera, puede controlar mejor el rendimiento de sus técnicos, identificando los problemas recurrentes y limitando los desplazamientos de ida y vuelta al centro de servicio. Por otro lado, estos deben tener la posibilidad de añadir por sí mismos órdenes de trabajo a su agenda si disponen de tiempo y se encuentran cerca de un determinado lugar. Con una aplicación de este tipo, sus colaboradores de campo son más autónomos y la actividad de su empresa es más productiva.  

Una aplicación de servicios técnicos para mejorar la satisfacción del cliente

No es ningún secreto: cuando sus técnicos son más eficientes y disponen de una herramienta eficaz que facilita su comunicación, la satisfacción de sus clientes se incrementa. Un cliente satisfecho valorará a sus colaboradores, mientras que los clientes descontentos pueden hacerles trabajar bajo presión.   Sus operarios pueden, por lo tanto, concentrarse con tranquilidad en sus conocimientos y en la manera de satisfacer de la mejor manera posible las necesidades de sus clientes.