7 KPIs de productividad que todo gerente de Field Services debe conocer

Para las empresas de Field Services, establecer los kPIs de productividad correctos marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Y es que en los servicios de campo es común sentir la presión constante de hacer más en menos tiempo. Las jornadas son largas y parece que nunca hay tiempo suficiente para completar todo lo que se necesita. 

Pero, ¿estamos trabajando en las tareas adecuadas? ¿Existen trabajadores que están rindiendo más que otros? ¿Cuáles son las tareas que están consumiendo más tiempo? ¿Podríamos estar facturando más si nos organizáramos de otra forma?

Responder a estas preguntas es crucial para la rentabilidad del negocio, y para lograrlo hay que establecer indicadores clave de rendimiento que proporcionen datos precisos sobre la productividad diaria. 

Recopilar información, estructurarla y analizarla. Y aunque parezca un proceso complicado, la tecnología disponible hoy en día hace que establecer KPI sea más fácil que nunca para las empresas de servicios de campo. 

Siga leyendo para descubrir todo lo que un responsable de Field Services necesita saber sobre KPIs de productividad para maximizar el rendimiento de su equipo y aumentar el negocio

Qué son los KPIs de productividad

Un KPI o indicador clave de rendimiento, es una medida cuantitativa que se utiliza para evaluar el desempeño de una empresa en relación con sus objetivos. Es decir, son métricas que nos ayudan a entender cómo estamos progresando en el cumplimiento de nuestras metas.

De forma más concreta, un KPI de productividad es una métrica que nos indica cómo estamos aprovechando el tiempo y los recursos con relación a las tareas ejecutadas. Dicho de forma muy coloquial, mide si el tiempo que dedicamos al trabajo nos está “cundiendo” o dedicamos mucho esfuerzo para pocos resultados.

Por ejemplo, un KPI de productividad para una empresa de instalación de aire acondicionado podría ser la cantidad de instalaciones que se finalizan en un día. Si la empresa establece un objetivo de instalar cinco aires acondicionados al día, este KPI nos permite medir si se está cumpliendo el objetivo y, si no es así, determinar qué cambios deben hacerse para mejorar el desempeño.

Aumentar la productividad en los servicios de campo es importante porque permite a las empresas realizar más trabajo en menos tiempo, lo que se traduce en mejorar la eficiencia y, por lo tanto, en mayores beneficios. 

Además, una mayor productividad también mejora la satisfacción del cliente al garantizar que los trabajos se completen en los plazos establecidos y con la calidad esperada.

KPIs de productividad más importantes en Field Services

Una vez se tiene clara la importancia de trabajar con datos, la siguiente pregunta que surge es: “Ok, pero… ¿Qué datos son realmente importantes?

Porque no todos los KPI tienen la misma relevancia, y generar una sobrecarga de datos puede abrumar al personal encargado de analizarlos. Por lo tanto, es fundamental seleccionar los KPI que realmente sean útiles para la toma de decisiones.

Basándonos en nuestra amplia experiencia con empresas de servicios de campo, hemos seleccionado los siete KPI de productividad más relevantes que permiten medir el rendimiento de manera efectiva.

1# Órdenes de trabajo globales

Este KPI mide la cantidad total de órdenes de trabajo recibidas por la empresa y suele medirse mensualmente. Proporciona una visión general del volumen de trabajo y la capacidad para manejarlo a lo largo del tiempo. 

Además, permite responder preguntas como: ¿Es el trabajo estacional? ¿Cuál es nuestro mes más productivo? ¿Hay una relación directa entre el número de órdenes de trabajo y la facturación global?

2# Órdenes de trabajo por técnico

Este KPI mide la cantidad de órdenes de trabajo asignadas a cada técnico y ayuda a la empresa a identificar a los técnicos que tienen una carga de trabajo desequilibrada y necesitan más apoyo.

También permite descubrir a los técnicos más ineficientes o si algún tipo de tarea se les da especialmente bien o se les “atasca”.

3# Tiempo dedicado en ruta

Este KPI mide el tiempo que los técnicos dedican a desplazarse entre trabajos y ayuda a la empresa a identificar ineficiencias en las rutas para planificar mejor las asignaciones de trabajo.

Reducir el tiempo en carretera no solo permite ahorrar tiempo, sino también miles de euros en carburante.

4# Tasa de resolución en primera visita (First-Time-Fix-Rate)

Este KPI mide la cantidad de órdenes de trabajo que se resuelven en la primera visita del técnico. Ayuda a la empresa a identificar qué tipo de problemas necesitan varias visitas para resolverse y, por lo tanto, deben tarificarse por un importe mayor. 

Detectar las asistencias más fáciles y las más complicadas es clave para establecer SLA realistas y tarifas rentables.

5# Horas facturables y no facturables

Este KPI mide el tiempo que los empleados se dedican a trabajos que se pueden facturar a clientes (horas facturables) y el tiempo que dedican a tareas administrativas, de capacitación o gestión interna que no se pueden facturar (horas no facturables). 

Este indicador ayuda a la empresa a identificar áreas de mejora para maximizar las horas facturables y ser más rentable.

6# Tiempo de respuesta

Este KPI mide el tiempo que la empresa tarda en responder a una solicitud de servicio del cliente. Desde que se recibe una llamada o email con una petición urgente, hasta que esta se asigna a un técnico, calendariza e informa al cliente, ¿cuánto tiempo pasa? ¿Se realiza en la misma llamada? ¿Se necesitan minutos? ¿O incluso horas?

Este indicador ayuda a la empresa a mejorar la satisfacción del cliente al garantizar tiempos de respuesta más rápidos y eficientes.

7# Tiempo dedicado a tareas administrativas

Este KPI mide la cantidad de tiempo que los empleados de oficina dedican a tareas como transcribir partes de trabajo, archivar, grabar datos, enviar emails o hablar por teléfono con los técnicos desplazados sobre el terreno.

Es uno de los KPI de productividad donde las empresas de servicios de campo presentan más margen de mejora, ya que cambiar los procesos y automatizar algunas de estas tareas puede reducir el tiempo dedicado a estas funciones hasta un 70%. 

Esto liberará tiempo y recursos valiosos para que los empleados de oficina se enfoquen en tareas de mayor valor, como la atención al cliente, la identificación de oportunidades de mejora y la gestión de más solicitudes de servicio en la misma jornada laboral.

Cómo medir los KPI de productividad en Field Services

Ahora que ya sabemos por qué es importante establecer kpi de productividad y cuáles son los datos qué debemos medir, la siguiente cuestión es cómo medirlos.

Para ello, es crucial contar con herramientas tecnológicas que recopilen y analicen datos en tiempo real de forma eficiente. 

Un software especializado en Field Services, como el de Praxedo, es una herramienta muy útil para ello.  Este tipo de software recopila datos en tiempo real sobre las operaciones de los técnicos en el campo y los analiza de forma inteligente, lo que permite medir los indicadores fácilmente y compartir los resultados con el resto del equipo.

Además, herramientas como Praxedo permiten configurar cuadros de mando totalmente personalizados, lo que facilita a la empresa comprender de un vistazo los indicadores que son fundamentales para ella. 

Datos como el número de órdenes de trabajo, su duración real media y el rendimiento de sus oficinas y técnicos, permiten establecer una visión general de la actividad e identificar fácilmente tendencias y ejes de mejora. Tener datos sobre el trabajo en campo le ayudará a gestionar las órdenes de trabajo de forma más eficiente. 

También pueden medirse indicadores ultraprecisos, para controlar la coherencia entre las paradas e intervenciones de los técnicos en el terreno, identificar el tiempo de inactividad de los técnicos y controlar los kilómetros adicionales para optimizar las rutas.

Por ejemplo, gracias a la implantación de Praxedo, la empresa malagueña Fugacua, logró reducir un 20% los desplazamientos de sus técnicos.

Mida sus KPIs de productividad sin esfuerzo con Praxedo

En conclusión, medir los KPIs de productividad es fundamental para las empresas de servicios de campo para evaluar el rendimiento de los trabajadores, así como identificar oportunidades para optimizar los procesos. 

La tecnología es clave para recopilar y analizar estos datos, y es por eso que herramientas como Praxedo se vuelven indispensables en el sector de Field Services. 

Praxedo no solo permite medir los KPIs de productividad en tiempo real, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones, mediante la configuración de cuadros de mando personalizados y el análisis del historial de intervenciones.

Si su empresa desea mejorar su productividad, no dude en contactar con uno de nuestros especialistas para obtener más información sobre nuestras soluciones. 

Estaremos encantados de ayudarle a alcanzar sus objetivos.