5 ventajas de una App para digitalizar informes en servicios de campo

En el mundo de los servicios de campo, realizar informes precisos es la mejor forma de demostrar a los clientes que se ha hecho un buen trabajo y llevar un seguimiento interno de los servicios realizados.

Pero, ¡qué difícil es hacerlo en papel! Y es que los informes de trabajo han sido un dolor de cabeza durante mucho tiempo: lentos, propensos a errores y con demasiados procesos manuales.

Hasta ahora, porque las nuevas app para hacer informes han transformado la forma en que las empresas de servicios de campo trabajan. Hoy todo es mucho más rápido, fácil y cómodo gracias a la tecnología.

En este artículo, hablaremos de las ventajas de digitalizar los informes en servicios de campo a través de una aplicación. Además, explicaremos cómo ahorrar tiempo y dinero reduciendo los procesos manuales, y cómo tomar decisiones más inteligentes gracias a conocer los datos precisos. Todo esto mientras se mejora la experiencia del cliente.

¿Se puede pedir más?

Así que, si quiere saber cómo las app para hacer informes precisos puede cambiar por completo su día a día, ¡siga leyendo! Porque en este artículo descubrirá las 5 formas en que la tecnología está haciendo que crear informes sea coser y cantar.

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Qué es una App para hacer informes de servicios de campo

Un informe de servicios de campo, también conocido como parte de trabajo, es un documento detallado que el técnico entrega al finalizar una asistencia y que el cliente debe revisar y firmar, validando su trabajo. 

Este documento incluye información como el cliente, la fecha, una descripción detallada del servicio, el tiempo empleado, las piezas utilizadas y el técnico asignado, así como la propia firma del cliente. Además, puede contener imágenes y lecturas del equipo.

Tradicionalmente, estos informes se hacían en papel con la típica hoja de albarán autocopiativo, lo que en verdad era muy incómodo y lento de gestionar. Pero gracias a la digitalización, las aplicaciones para hacer informes de servicios de campo permiten a los técnicos completar y enviar sus informes directamente desde la pantalla de su smartphone o tablet.

5 ventajas de las apps para hacer informes

¿Un día a día sin papeleo, con trabajadores y clientes más felices y más rentable para el negocio? Con una app para hacer informes, todo esto es posible. Veamos las 5 ventajas más importantes de digitalizar su gestión.

Ventaja 1: aumento de la productividad sobre el terreno

La primera gran ventaja de digitalizar los informes a través de una aplicación es el aumento de la productividad en terreno. Y es que antes, los técnicos pasaban mucho tiempo en completando formularios con papel y boli.

Buscar el modelo de formulario correcto, completarlo con buena letra, no olvidar ningún campo, enviar el informe a oficinas, resolver dudas de sus compañeros durante la transcripción… Un dolor de cabeza para un tipo de profesional que adora tener herramientas entre manos, no papeles.

Al tener un app para hacer informes, el técnico puede completar los informes desde su smartphone, solo deslizando pantallas, marcando casillas de verificación y con secciones a completar dinámicas, que varían según los campos ya rellenos.

Además, las aplicaciones para informes también permiten la personalización de plantillas, lo que significa que los técnicos pueden completar solo la información necesaria y relevante para el trabajo en cuestión. La eliminación de campos innecesarios también reduce el tiempo dedicado a completar cada informe.

Con funciones de autocompletar y campos desplegables, el informe está listo a la velocidad de la luz. Y se envía a sus compañeros de oficina de forma automática con un par de clics.

El resultado: técnicos dedicando más tiempo a labores técnicas y menos a labores administrativas.

Ventaja 2: ahorra trabajo de oficina

Otra gran ventaja es la capacidad de conectar la aplicación de informes con otros sistemas empresariales, lo que supone que ya no hace falta introducir manualmente la información en diferentes sistemas. 

Se acabaron las montañas de papel sobre las mesas, con informes pendientes de transcribir, gestionar y archivar. Los datos se pueden sincronizar automáticamente con los sistemas CRM y ERP con lo que elimina cientos de horas de trabajo administrativo. 

Los informes se encriptan y se almacenan de forma segura en la nube, por lo que siempre están disponibles, desde cualquier lugar y dispositivo. Se acabaron los archivadores llenos de informes en los que nunca aparece el documento exacto que se necesita.

Ventaja 3: elimina los errores

Desde dejar un campo sin completar, hasta apuntar numeraciones incorrectas, datos inconexos o tan simple cómo no recordar lo que se anotó. Los errores en los informes manuales se cuentan por toneladas.

Pero gracias a Apps para hacer informes como Praxedo, los errores resultan prácticamente imposibles. 

La tecnología de Praxedo aporta seguridad a los formularios al comprobar mediante inteligencia artificial la calidad de los datos introducidos por el técnico mediante la realización de controles de entrada o scripts de cálculo. 

Estos controles aplican reglas de lógica simples para validar automáticamente la coherencia de los datos introducidos. Si detecta algún error, la app alerta automáticamente al técnico y bloquea la validación del informe.

De esta forma se asegura la calidad de los informes y se evitan errores que puedan desembocar en litigios con clientes, descuadres de facturación o inspecciones que deban repetirse.

Ventaja 4: mejora la satisfacción del cliente

Sin clientes felices no hay futuro para un negocio de servicios de campo. Y la digitalización de informes ayuda a mejorar la experiencia de los clientes de varias maneras. 

La primera tiene que ver con la transparencia del servicio ofrecido. Y es que herramientas como Praxedo permiten personalizar los informes ad hoc según las necesidades de cada cliente y añadir fotos para mostrar visualmente lo que se ha realizado. 

Al recibir un informe detallado con tareas, plazos, comentarios y piezas utilizadas, el cliente ve superadas sus expectativas, mejorando su imagen de la marca frente a la competencia.

Además, el cliente firma el informe en el mismo momento en que el técnico finaliza su labor y lo recibe al instante el informe en su bandeja de entrada de emails.

De esta forma se minimizan los litigios. Y es que no hay duda que valga cuando se cuenta con una firma en un documento digitalizado, del que se tiene copia desde el primer momento.

Ventaja 5: mejora la toma de decisiones

Un app para informes no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también proporciona información muy valiosa para tomar decisiones empresariales. 

Y es que gracias a la digitalización, los responsables de área pueden acceder a métricas clave de rendimiento en tiempo real, como el número de tareas asignadas, resueltas y pendientes, los tiempos de desplazamiento y el tiempo de resolución promedio, entre otros.

Herramientas como Praxedo permiten configurar cuadros de mando a medida, con filtros avanzados para identificar muy fácilmente el desempeño de las órdenes de trabajo categorizadas por clientes, sector de actividad o categoría (por ejemplo, mantenimientos preventivos o correctivos).

De esta forma es fácil detectar patrones de rendimiento de los técnicos, qué servicios y clientes son más rentables o áreas de mejora para futuras planificaciones.

Estos datos se pueden configurar, extraer y visualizar en Praxedo de forma automática, sin necesidad de exportar datos o manipularlos en otras herramientas. 

Conclusión: Optimice la gestión de informes con Praxedo

En resumen, digitalizar es clave para mejorar la gestión de las órdenes de trabajo y la creación de partes e informes, reduciendo errores, aumentando la rentabilidad del negocio y mejorando la satisfacción de los clientes. 

Por eso, si está buscando una app para informes de servicios de campo, no dude en contactar con uno de nuestros especialistas. 

En Praxedo contamos con una amplia experiencia y estaremos encantados de ayudarle a mejorar la administración de su negocio. Contáctenos ahora para saber más.