13 kpis para Monitorizar órdenes de trabajo y cómo aplicarlos

¿Se enfrenta a un flujo constante de peticiones de servicio, técnicos siempre ocupados y clientes a borbotones, pero la rentabilidad sigue sin despegar? El truco del almendruco es monitorizar las órdenes de trabajo.

Y es que en el mundo de los servicios en campo, existe una larga tradición de trabajar mucho pero medir poco los resultados. Esto tenía sentido, ya que con las herramientas tradicionales (albaranes en papel, email y Excel), era imposible obtener datos precisos que analizar.

Afortunadamente, los nuevos software FSM están diseñados para monitorizar órdenes de trabajo de forma fiable, automática y en tiempo real. Ahora, la gran pregunta es: ¿Qué debe medirse exactamente? ¿Para qué sirve cada indicador clave? ¿Cómo usar la información obtenida?

Siga leyendo para descubrir los KPIs esenciales en el mundo de los servicios en campo para monitorizar órdenes de trabajo, junto con nuestros mejores consejos prácticos para interpretar los resultados y realizar cambios efectivos en su negocio.

Indicadores Clave para monitorizar órdenes de trabajo

Si bien cada negocio puede tener sus propios indicadores específicos, existen ciertos kpi universales que son esenciales para todas las empresas que ofrecen servicios técnicos sobre el terreno. 

Estos son los 15 KPIs clave para monitorizar órdenes de trabajo con eficacia:

1# Número Total de Órdenes de Trabajo

• Descripción: Refleja el volumen global de órdenes de servicio diarias.
• Importancia: Esencial para visualizar la carga laboral y la evolución de la compañía.

2# Órdenes de Trabajo por Tipo de Asistencia

• Descripción: Clasifica las órdenes según su naturaleza: instalaciones, revisiones, mantenimientos preventivos, correctivos, programados, urgentes, etc. 
• Importancia: Permite identificar áreas de mayor demanda y optimizar la asignación de recursos en consonancia.

3# Tiempo Promedio de Completado

• Descripción: Mide el tiempo medio transcurrido desde la creación de una orden de trabajo hasta su cierre.
• Importancia: Es vital para evaluar la eficiencia operativa y garantizar que los servicios se entreguen en un plazo razonable.

4#Tiempo Promedio de Resolución

• Descripción: Este kpi es parecido al anterior, pero solo calcula el tiempo desde la asignación de una orden de trabajo a un técnico específico hasta su resolución.
• Importancia: Ayuda a identificar posibles cuellos de botella en el proceso y a mejorar la eficiencia de los técnicos.

5# Tasa de Cumplimiento de SLA

• Descripción: Representa el porcentaje de órdenes completadas dentro de los acuerdos de nivel de servicio.
• Importancia: Es crucial para mantener la confianza del cliente y asegurar la calidad del servicio.

6# Tasa de Retrasos

• Descripción: Indica el porcentaje de órdenes que se completan después de la fecha programada.
• Importancia: Un alto porcentaje puede señalar problemas en la planificación o en la ejecución.

7# FTFR (First Time Fix Rate)

• Descripción: Mide el éxito del personal de campo al completar un trabajo en la primera visita.
• Importancia: Un alto FTFR indica eficiencia y reduce costos al evitar visitas repetidas.

8# Índice de Reprogramación

• Descripción: Muestra cuántas veces se reprograma una orden antes de completarse.
• Importancia: Una alta tasa puede indicar problemas en la planificación inicial o en la disponibilidad de recursos.

9# Horas de Trabajo por Tipo de Actividad

• Descripción: Desglosa el tiempo de trabajo de los técnicos según desplazamientos, atención a clientes o inactividad.
• Importancia: Permite visualizar la carga de trabajo por persona y optimizar la asignación de tareas.

10# Coste Promedio de Órdenes de Trabajo

• Descripción: Representa el costo medio asociado con la ejecución de una orden de trabajo teniendo en cuenta personas, piezas y recursos.
• Importancia: Esencial para la gestión financiera y la determinación de tarifas.

11# Rentabilidad de las Órdenes de Trabajo

• Descripción: Compara los beneficios versus los costes asociados con la ejecución de órdenes de trabajo.
• Importancia: Indica la viabilidad económica de los servicios prestados.

12# Eficiencia del Técnico

• Descripción: Mide la cantidad de órdenes de trabajo completadas por cada técnico en un período determinado.
• Importancia: Permite evaluar la productividad individual y detectar áreas de mejora o formación.

13# Órdenes de Trabajo Finalizadas Pendientes de Facturar

• Descripción: Indica el número de órdenes de trabajo completadas pero aún no facturadas.
• Importancia: Esencial para reducir el tiempo de facturación y mejorar el flujo de caja.

Estos son los KPIs clave para monitorizar órdenes de trabajo, pero lo que realmente importa es cómo aprovechar esta información. A continuación, exploraremos algunos consejos prácticos para sacarles el máximo provecho.

Consejos para aplicar los KPI en la monitorización de órdenes de trabajo 

La monitorización efectiva de las órdenes de trabajo va más allá de simplemente registrar y analizar datos. Es crucial aplicar los KPIs de manera estratégica para obtener insights valiosos. 

Estos son algunos consejos prácticos para aprovechar al máximo su información.

Monitorizar órdenes de trabajo por técnico

Es vital analizar el rendimiento individual de cada técnico. Esto permite identificar áreas de formación necesarias, reconocer a los empleados destacados y garantizar una distribución equitativa de la carga de trabajo.

Monitorizar órdenes de trabajo por estado del flujo de tareas

Observar el progreso de las órdenes de trabajo a través de diferentes etapas puede revelar cuellos de botella o ineficiencias en el proceso. ¿Hace falta dotar a backoffice de mejores herramientas que les ahorren tiempo? ¿El equipo técnico está bien dimensionado? ¿El cuello de botella está en la validación de órdenes ya cerradas?

Monitorizar órdenes de trabajo por tiempo de resolución

Evaluar cuánto tiempo se tarda en resolver las órdenes de trabajo puede indicar la eficiencia del servicio. Un tiempo de resolución prolongado podría señalar problemas en la planificación de tareas, asignación de recursos o en la formación técnica.

Monitorizar órdenes de trabajo por rentabilidad

Es esencial comparar los costes asociados con los ingresos generados por cada asistencia. Medir si algún tipo de servicio es más rentable que otro puede guiar la actividad comercial de la empresa o detectar fugas de presupuesto.

Y es que al monitorizar las órdenes de trabajo, es posible identificar grandes áreas de oportunidad. Por ejemplo, si los técnicos pasan demasiado tiempo en desplazamientos, considerar la reubicación o la contratación en zonas específicas podría aumentar las horas facturables y, por ende, la rentabilidad.

La clave está en no solo recopilar datos, sino en interpretarlos y actuar en consecuencia. 

Software para la monitorización de órdenes de trabajo

Praxedo se erige como una herramienta líder en la gestión y monitorización de órdenes de trabajo. Su módulo “Cockpit” ha sido diseñado meticulosamente para ofrecer a las empresas una visión clara y precisa de su operativa diaria. 

Con una serie de indicadores preconfigurados actualizados instantáneamente, permite monitorizar el avance de las órdenes de trabajo de sus técnicos o equipos en tiempo real.

Y para llevar la monitorización al siguiente nivel, el módulo de Analytics de Praxedo brinda aún más potencia. Al aprovechar el historial de órdenes de trabajo, ofrece la posibilidad de generar informes de actividad, lo que facilita la identificación de áreas de mejora a partir de los KPI clave.

Pero Praxedo no se detiene ahí. Entiende que cada empresa es única y, por ello, ofrece la posibilidad de establecer indicadores profesionales propios a través de su módulo de configuración. Esto asegura que las organizaciones puedan adaptar la herramienta a sus necesidades específicas y obtener una visión precisa sobre el cumplimiento de sus compromisos contractuales.

Praxedo: La herramienta esencial para monitorizar órdenes de trabajo

Para concluir, es esencial entender que no todas las herramientas de monitorización de órdenes de trabajo son creadas de la misma manera. 

Es vital elegir una solución que no solo se adapte a las necesidades específicas de la empresa, sino que también ofrezca integración, versatilidad y un fácil uso.

Praxedo se destaca como esa solución ideal. No solo ofrece un módulo “Cockpit” avanzado y un módulo de Analytics robusto, sino que también permite la creación de indicadores profesionales propios, adaptándose a las particularidades de cada negocio.

No dude en contactarnos para obtener más detalles y beneficiarse de nuestros 20 años de experiencia ayudando a las empresas de servicios de campo.